Приказ о приведении в соответствие документов

10.10.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Приказ МПР РФ от 4 октября 2007 г. № 258 “Об утверждении Порядка приведения договоров аренды участков лесного фонда и договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации”

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 4 декабря 2006 г. N 201-ФЗ “О введении в действие Лесного кодекса Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 50, ст. 5279; 2007, N 31, ст. 4014) приказываю:

Утвердить прилагаемый Порядок приведения договоров аренды участков лесного фонда и договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 ноября 2007 г.

Регистрационный N 10432

Порядок приведения договоров аренды участков лесного фонда и договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации
(утв. приказом МПР РФ от 4 октября 2007 г. N 258)

1. Настоящий Порядок приведения договоров аренды участков лесного фонда и договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации разработан в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 4 декабря 2006 г. N 201-ФЗ “О введении в действие Лесного кодекса Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 50, ст. 5279; 2007, N 31, ст. 4014).

2. Для приведения договоров аренды участков лесного фонда, договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 50, ст. 5278) (далее — Лесной кодекс Российской Федерации) лицами, использующими соответствующие участки лесного фонда, осуществляется подача заявления о переоформлении таких договоров на договор аренды участка лесного фонда или договор безвозмездного срочного пользования лесным участком (заявление о переоформлении).

3. Заявление о переоформлении подается в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченный на предоставление в пределах земель лесного фонда лесных участков в аренду, безвозмездное срочное пользование, а в Московской области — в соответствующий территориальный орган Федерального агентства лесного хозяйства (далее — уполномоченный орган).

4. В заявлении о переоформлении указываются следующие сведения:

а) полное и сокращенное наименование и организационно-правовая форма, юридический адрес и местонахождение, банковские реквизиты — для юридического лица;

фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес, данные документа, удостоверяющего личность, банковские реквизиты — для гражданина, в том числе для гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем;

б) местоположение и площадь участка лесного фонда, которым осуществляется пользование;

в) данные о договоре аренды участка лесного фонда или договоре безвозмездного пользования участком лесного фонда, на основании которого осуществляется пользование участком лесного фонда.

5. К заявлению о переоформлении прилагаются следующие документы:

выписка из Единого государственного реестра юридических лиц — для юридического лица или удостоверенная в установленном порядке копия выписки;

выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей — для гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, или удостоверенная в соответствующем порядке копия выписки;

копии документов, удостоверяющих личность, — для гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, удостоверенные в соответствующем порядке.

6. Срок рассмотрения заявления о переоформлении и прилагаемых к нему документов не должен превышать 30 дней с даты их получения.

7. По результатам рассмотрения заявления о переоформлении уполномоченным органом выносится решение о переоформлении договора аренды участка лесного фонда или договора безвозмездного пользования участком лесного фонда на договор аренды лесного участка или договор безвозмездного срочного пользования лесным участком (далее — решение).

8. Решение должно содержать:

сведения о заявителе (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество гражданина, в том числе гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем);

местоположение и площадь лесного участка;

вид использования лесов;

срок договора аренды лесного участка, срок действия договора безвозмездного срочного пользования лесным участком.

Вид использования лесов указывается в решении в целях приведения условий договора в соответствие со статьями 25, 29 — 47 Лесного кодекса Российской Федерации, а срок договора аренды лесного участка — с учетом минимального и максимального сроков договоров аренды лесных участков, установленных частью 3 статьи 72 Лесного кодекса Российской Федерации.

9. Решение является основанием для заключения договора аренды лесного участка по форме примерного договора аренды лесного участка, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2007 г. N 324 “О договоре аренды лесного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 23, ст. 2793), или договора безвозмездного срочного пользования лесным участком.

10. При приведении договоров аренды участков лесного фонда, договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации не допускается изменение в одностороннем порядке ранее установленных объемов лесопользования, а также размера арендной платы.

11. При переоформлении договоров аренды участков лесного фонда на договоры аренды лесных участков размер арендной платы определяется в соответствии со статьей 73 Лесного кодекса Российской Федерации, Ставками платы за единицу объема лесных ресурсов и ставками платы за единицу площади лесного участка, находящегося в федеральной собственности, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 22 мая 2007 г. N 310.

12. Споры, возникающие при приведении договора аренды участка лесного фонда, договора безвозмездного пользования участком лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации (заключении договора аренды лесного участка, договора безвозмездного срочного пользования), рассматриваются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приказ МПР РФ от 4 октября 2007 г. N 258 “Об утверждении Порядка приведения договоров аренды участков лесного фонда и договоров безвозмездного пользования участками лесного фонда в соответствие с Лесным кодексом Российской Федерации”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 ноября 2007 г.

Регистрационный N 10432

Текст приказа официально опубликован не был

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Какими документами необходимо оформить приведение в соответствие приказы, трудовой договор, записи в личной карточке и трудовой книжке штатному расписанию?

Вопрос: Как и какими документами необходимо оформить приведение в соответствие приказы, трудовой договор, записи в личной карточке и трудовой книжке штатному расписанию? В марте 2003 года в организацию был принят сотрудник на должность грузчика. Такой должности в штатном расписании предприятия на тот момент не было. Приказ о приеме, трудовой договор, запись в личной карточке и трудовой книжке внесена на должность «грузчика». Всё последующие приказы по личному составу тоже сделаны на должность «грузчика». Данное несоответствие было обнаружено лишь в сентябре 2004 года вновь принятым кадровиком. За этот период сменился директор предприятия и главный бухгалтер, т.е. переделать документы «задним числом» (кроме, естественно, трудовой книжки) сейчас возможности нет. Подскажите, как возможно сейчас исправить данную ситуацию.

По нашему мнению, при решении вопроса следует исходить из того, что работник в ошибке администрации не виноват. Он заключил договор о выполнении работы по определенной профессии и фактически выполнял ее. В его трудовой книжке имеется соответствующая запись о выполняемой работе и изменять эту запись оснований нет.
Полагаем, что допущенную ошибку можно исправить путем внесения дополнения в ранее изданный приказ об утверждении штатного расписания о внесения должности грузчика.

Образец приказа о приведении учредительных документов федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Минсельхозпрода России, в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации

Приложение N 1 к Положению об организации работы с федеральными государственными унитарными предприятиями, федеральными государственными учреждениями, находящимися в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации, и акциями

акционерных обществ, закрепленными
в федеральной собственности

(герб Российской Федерации)

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минсельхозпрод России)

Первый заместитель Министра
А.А.МИХАЛЕВ

Приказ от 31.10.2014 № 01-269/осн «О приведении в соответствие нормативам численность контингента студентов РГГУ в языковой группе»

Приказ № 01-269/осн.PDF

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования
«Российский государственный гуманитарный университет»
(РГГУ)

ПРИКАЗ

от 31.10.2014 № 01-269/осн

В целях оптимизации учебного процесса и приведения численности контингента студентов языковых групп в соответствие установленным нормативам, п р и к а з ы в а ю:

  1. Согласно Части 1 Раздела 4 Положения «О порядке планирования индивидуальной нагрузки профессорско-преподавательсокго состава РГГУ» от 16.09.2013 г. перевести студентов малых языковых групп (с наполняемостью от 1-го до 4-х человек) на индивидуальную программу обучения по дисциплине «Иностранный язык».
  2. Заведующим кафедрами иностранных языков обеспечить внесение индивидуальной программы обучения для студентов малых языковых групп в рабочую программу дисциплины «Иностранный язык» в соответствии с учебными планами образовательных программ, предусмотрев больший объем учебной нагрузки на использование интерактивных форм самостоятельной работы студентов и контентного материала для дистанционной формы обучения.
  3. Преподавателям кафедр иностранных языков с 01.11.2014 г. организовать допуск студентов малых языковых групп для освоения дисциплины «Иностранных язык» на аудиторные занятия по расписанию занятий в языковых группах с наполняемостью, соответствующей установленному нормативу.
  4. Учебному управлению (Л.Н. Солянкиной) провести корректировку индивидуальной учебной нагрузки профессорско-преподавательсткого состава кафедр иностранных языков в соответствии с п.1 и п.2 данного приказа.
  5. Контроль за выполнением приказа возложить на проректора по учебной работе, профессора Н.И.Архипову и проректора по учебной работе, профессора А.Б.Безбородова
Другие публикации:  Сколько процентов налог за продажу квартиры 2018 году

Приказ о приведении в соответствие документов

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

от 14 декабря 2003 года N 110
г.Ростов-на-Дону

О приведении в соответствии с действующим законодательством нормативных документов министерства

1. Признать утратившим силу следующие приказы:

— Приказ от 25.02.92 N 05 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «Утвердить и ввести в действие в 1992 году на территории Ростовской области тарифы и расценки на услуги, оказываемые инспекцией Гостехнадзора колхозам, совхозам и другим предприятиям и организациям . «

— Приказ от 26.02.92 N 06 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О состоянии по развитию шелководства».

— Приказ от 2.03.92 N 09 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О статусе государственно-кооперативных объединений и недопустимости участия должностных лиц органов государственного управления в самостоятельной предпринимательской деятельности».

— Приказ от 19.05.92 N 47 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О формировании штаба ГО службы защиты животных и растений и технической службы области».

— Приказ от 17.08.92 N 92 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О порядке назначения, утверждения и освобождения руководящих работников и специалистов департамента и районных управлений сельского хозяйства»

— Приказ от 13.11.92 N 125 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 1992 года на территории Ростовской области тарифы и расценки на услуги, оказываемые инспекцией Гостехнадзор совхозам, колхозам и другим предприятиям и организациям . «

— Приказ от 14.07.1994 N 53 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О мерах по усилению борьбы с амброзией».

— Приказ от 02.02.95 N 10 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О создании внебюджетного фонда для поощрения руководящих и педагогических кадров средних специалистов учебных заведений области»

— Приказ от 28.07.95 N 68/163/153 Департамента сельского хозяйства и продовольствия «О порядке контроля безопасности и сертификации растениеводческой продукции».

— Приказ от 15.05.97 N 38 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «Об усилении пограничного ветеринарного и фитосанитарного контроля».

— Приказ от 03.07.97 N 58 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «О порядке реализации мяса и мясопродуктов».

— Приказ от 14.10.97 N 87 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «О порядке ввоза на территорию Ростовской области вывоза с территории Ростовской области семян сортов растений и племенного материала пород животных».

— Приказ от 04.11.97 N 103 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «Об организации работ по сертификации услуг по техническому обслуживанию и ремонту сельскохозяйственной техники».

— Приказ от 04.11.97 N 104 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «О комиссии по лицензированию деятельности по организации спортивного и любительского лова ценных видов рыб, водных животных и растений в Ростовской области».

— Приказ от 22.06.98 N 56 Министерства сельского хозяйства, продовольствия и торговли «О форменной одежде государственных инженеров-инспекторов гостехнадзора».

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях

  • Дубовицкая Мария | начальник службы делопроизводства

Контрольные функции службы ДОУ

З начение грамотной и хорошо организованной работы с документами в любой организации уже давно не оспаривается, являясь общепризнанным фактом. Во многих компаниях служба ДОУ стала полноценным самостоятельным структурным подразделением, которое выполняет свою основную задачу – обеспечение единого порядка документирования и организации делопроизводства в компании. В рамках этой задачи функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ) можно условно разделить на 4 группы: организационные, ­технологические, ­методические и контрольные.

Контрольная функция состоит:

  • из контроля:
    • за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
    • сроками исполнения документов;
    • правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
    • работой с документами в структурных подразделениях;
  • а также обобщения сведений о ходе и результатах исполнения документов;
  • обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации 1 .

В статье пойдет речь об одной из контрольных функций руководителя службы ДОУ, а именно об организации контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях компании. Причем наши рекомендации будут носить современный характер и заимствовать опыт системы менеджмента качества.

Проверка ведения делопроизводства на местах позволяет более объективно взглянуть на систему ДОУ в компании: зачастую делопроизводственные операции в структурных подразделениях остаются как бы «за кадром» внимания руководителя службы ДОУ, который все свое внимание сосредотачивает на координации и контроле деятельности в своем подразделении. Однако такой подход представляется несколько неполноценным, поскольку без информации о проблемах и затруднениях в структурных подразделениях сложно проводить анализ и систематизацию общего состояния делопроизводства и ДОУ в компании, и как ­следствие, делать соответствующие выводы.

Регламентация в локальном нормативном акте

Обычно контрольные функции службы ДОУ и ее руководителя фиксируются в Положении о службе и должностной инструкции соответственно. Поскольку эти локальные нормативные акты (ЛНА) не предназначены для общего ознакомления, рекомендуем выделить в Инструкции по делопроизводству (ином регламентирующем ведение ­делопроизводства ­документе) отдельный пункт о таком контроле:

Как отразить контрольную функцию за ведением делопроизводства в подразделениях в «общедоступном» ЛНА

Настоящая Инструкция принята с целью установления единых правил ведения делопроизводства и требований к нему в ООО «Галактика» (далее – Организация) и направлена на рационализацию документооборота. Требования настоящей Инструкции распространяются на все структурные подразделения Организации и филиалы.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Организации единой системы делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство работой с документами и инструктаж работников основам ­делопроизводства возлагается на службу ДОУ.

Наличие в компании системы менеджмента качества (СМК) существенно облегчает задачу руководителю службы ДОУ: в подразделении менеджмента качества в обязательном порядке присутствует разработанная документированная процедура «Внутренние аудиты», которая предназначена для организации процесса внутренних аудитов СМК в компании. Данный акт целесообразно взять за основу при разработке собственной программы аудитов.

Итак, руководитель службы ДОУ должен разработать свои требования к проведению аудита ведения делопроизводства, в т.ч. провести такой ­аудит и в подразделении менеджмента качества.

Механизм аудита делопроизводства на местах

Весь процесс аудита можно разделить на 4 основных этапа:

  • планирование (определение цели аудита, разработка плана и/или графика аудитов, издание распоряжения или приказа о проведении ­аудита, подготовка необходимых рабочих документов);
  • проведение (беседы с руководителями (ответственными лицами) структурных подразделений, анализ документов);
  • подготовка отчета (составление заключений, рассылка их структурным подразделениям, отслеживание устранения выявленных замечаний);
  • реализация замечаний, выявленных в ходе аудита (это приведение практики работы в соответствие принятым правилам либо корректировка самих правил, т.е. возможно «узаконивание» новой практики).

Итак, руководитель службы ДОУ принимает решение о проведении аудита системы ведения делопроизводства в структурных подразделениях компании. Если необходимость аудита вызвана конкретной причиной и его проведение будет носить разовый или внеплановый характер, то достаточно выпустить соответствующее распоряжение (см. Пример 3). В случае решения придать таким проверкам характер периодичности можно говорить о графике аудитов и как следствие о выпуске ­соответствующего приказа (показан в Примере 4).

График аудита ведения делопроизводства обычно составляется на год и включает в себя проверку всех составных элементов ДОУ. При планировании таких аудитов учитываются такие факторы, как общее состояние делопроизводства, уровень разработанности локальной нормативной базы, результаты предыдущих проверок. Годовой график определяет область и масштаб проверок (см. приложение к приказу в Примере 4). Этот документ утверждается руководителем организации, с ним подлежат ознакомлению руководители всех подразделений, участвующих в аудите.

На основе общего графика руководитель службы ДОУ разрабатывает конкретный план аудита каждого структурного подразделения (показан в Примере 5). В таком плане необходимо индивидуально подходить к каждому структурному подразделению и уже продумывать, на что обратить внимание там. Планы аудита регистрируются, мы используем у себя следующую логику их кодификации:

  • первая цифра – порядковый номер подразделения в графике аудитов,
  • вторая цифра – номер цикла аудитов в году у данного подразделения,
  • третья цифра – год проведения аудита.

Взгляните на график аудитов подразделений в приложении к приказу из Примера 4. Из него следует, что юридический отдел (№ 1 в графике) будет проверяться в 2016 году дважды: в мае и октябре. Его первая проверка в этом году будет иметь № 01/01/2016 (номер подразделения в графике / номер проверки этого подразделения внутри года / год проверки), а вторая – № 01/02/2016.

Распоряжение о разовом проведении аудита

Приказ об утверждении графика аудита делопроизводства в подразделениях

План аудита делопроизводства в конкретном подразделении

Еще раз обратим ваше внимание, что планы аудита следует рассылать в структурные подразделения не менее чем за 7 дней до его начала. Если аудит внеплановый, то проверяемые подразделения уведомляются посредством ознакомления с уже упомянутым распоряжением (показано в Примере 3).

Наконец, заключительной стадией подготовки проверки будет сбор необходимых рабочих документов для аудитора (руководителя службы ДОУ или комиссии). К таким документам относятся шаблоны и бланки, номенклатуры дел проверяемых подразделений, перечень имеющихся в компании локальных нормативных актов (ЛНА) и т.п.

Если необходимо проверить правильность оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), а эти вопросы пока не урегулированы в ЛНА организации, то проверять стоит на соответствие рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении ОРД. Думаем, что в результате проверки вы выявите такое разнообразие, что оно убедит вас наконец разработать соответствующий раздел Инструкции по делопроизводству с шаблонами используемых форм документов, соответствующими методическими материалами. Именно выявленные ошибки и чрезмерное разнообразие, а также оправданная наработанная отделами специфика помогут вам сделать эту работу качественно. Да и подразделения будут вам благодарны, если вы не только придете к ним искать ошибки, но и «узаконите» наработанный ими ценный опыт во внутренних нормативных документах, состыковав его со смежными бизнес-процессами.

Другие публикации:  Паньков александр адвокат

Сотрудники проверяемых подразделений должны оказывать полное содействие в проведении аудита – это в идеале. А на практике руководителю службы ДОУ следует применять психологические приемы, позволяющие избежать негативного отношения проверяемых к аудитору. При этом учтите, что «сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от 2 до 7 и более дней» 2 .

Итак, 7 дней с момента «предупреждения» истекло, руководители подразделений или назначенные ими ответственные лица ознакомились с планом аудита (возможно, кое-что уже успели исправить, но от этого вам будет только легче), и руководитель службы ДОУ (члены комиссии) ­приступает к непосредственной проверке.

В процессе аудита применяются 2 метода: интервью (беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, или его ­руководителем) и анализ документации.

Основные документы-помощники при проведении нашего аудита: номенклатура дел подразделения (демонстрирует планируемый перечень дел, которые должны формироваться в подразделении) и положение о нем.

Как использовать номенклатуру дел подразделения

Допустим, согласно номенклатуре дел юридического отдела дело № 05-11 «Перечень контрагентов предприятия» ведется в электронном виде. Руководитель службы ДОУ должен проверить, присутствует ли такой файл на сервере, защищен ли он от случайного удаления, осуществляется ли его резервное копирование.

Как использовать положение о подразделении

По Положению задачей административно-хозяйственной службы является поддержание всех офисных помещений в рабочем состоянии, содержание зданий, помещений организации, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, сантехники, систем отопления, вентиляции и пр.). Следовательно, аудитор будет тщательно проверять соблюдение правил оформления и хранения служебных и докладных записок по хозяйственным вопросам, формирования отчетов и актов, наличие ознакомления сотрудников службы с распоряжениями ­руководства, ­касающимися административно-хозяйственной деятельности и т.п.

Для проведения аудита можно использовать специальные формы, куда будут вноситься все полученные сведения – это облегчит их систематизацию и последующий анализ. Самый простой способ – вносить результаты интервью и анализа документации в план аудита, дополнив его еще одним столбцом (мы скопировали таблицу из Примера 5, а добавленный столбец выделили оранжевой заливкой):

Выявленные в ходе аудита нарушения (можно вписывать в план конкретного аудита подразделения – см. оранжевую колонку)

При выявлении отклонений от правил делопроизводства компании аудитор может заполнять и специальную форму – наблюдение (Пример 9).

Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)

Если в Примере 8 показан краткий вариант отображения всех выявленных обстоятельств, то в Примере 9 демонстрируется более полный способ описания каждого конкретного факта. Такие бланки для фиксации наблюдений всегда должны быть под рукой у каждого проверяющего, в них можно быстро отобразить конкретный факт в деталях, а потом, уже имея стопку заполненных наблюдений, единственный аудитор либо председатель комиссии может заняться отображением на компьютере всего перечня выявленных фактов в отчете из Примера 10.

Вообще, наблюдение заполняется и при отсутствии каких-либо нарушений. Целесообразно использовать 3 варианта оценки:

  • несоответствие,
  • потенциальное несоответствие и
  • хорошая практика.

Несоответствие рекомендуется применять в крайнем случае, если нарушение грубое и влияет на результаты работы подразделения в целом. Если нарушение незначительное, применимо понятие потенциального несоответствия. В этом случае подразделению-нарушителю следует выдать рекомендации к его устранению и таким образом не пугать исполнителя страшной карой. Третий вариант – хорошая практика – применяется, если подразделение успешно внедряет какой-либо прогрессивный элемент ДОУ (электронный документооборот, сокращение объема документов и пр.).

Наблюдение оформляется в 2 экземплярах: один остается в проверяемом подразделении, другой – в комплекте документации по аудиту. На основании наблюдения подразделение будет предпринимать ­необходимые действия по выявленным нарушениям для их устранения.

Вы сами можете выбрать, какими документами фиксировать результаты проверки. Можно использовать и привычный акт (в нем есть весь список выявленных нарушений / отклонений, и кроме того, он содержит подписи проверяемой и проверяющей сторон).

Но мы рекомендуем такую пару:

  • список нарушений, результаты проверки, заключение с рекомендациями отражать в отчете (Пример 10) за подписью проверяющей стороны,
  • отдельные наблюдения с выявленными деталями по каждому факту за подписью обеих сторон (Пример 9).

Эта пара хороша следующим: когда вы выявили недостаток и сразу попросили разъяснений, вот в ваших руках доказательства, все явно, вы вместе это описываете, свидетельствуете своей подписью и проверяемого – ему сложно это оспорить, тем более он пока не знает, сколько еще вы найдете и насколько плачевно может выглядеть результат проверки. Чем более грустная будет вырисовываться картина, тем больше проверяемый станет биться за смягчающие формулировки. Если же вы сразу огорошите его списком нарушений в акте, то он может начать препираться и вам придется опять «лезть за доказательствами».

Наконец, на основании выявленных нарушений и положительных моментов руководитель службы ДОУ оформляет итоговый отчет о выполнении планового аудита ведения делопроизводства в структурных ­подразделениях (Пример 10).

Отчет о выполнении аудита делопроизводства подразделения

В отчете руководитель службы ДОУ (т.е. главный или единственный аудитор) собирает данные по всем несоответствиям, в том числе потенциальным, и оформляет итоговое заключение. В этом документе делается вывод о работе подразделения в целом, о его методах ведения делопроизводства; при наличии несоответствий даются рекомендации к их устранению; при хорошей практике – данное подразделение ставится в пример другим.

Заключение руководителя службы ДОУ в этом отчете является источником информирования руководства организации о характере и принципах делопроизводства на местах. Часто результаты аудита делопроизводства влияют на работу компании в целом, особенно если они оформлены наглядно и с конкретными выводами, понятными высшему руководству компании.

Аудит ведения делопроизводства бухгалтерии показал, что отдел буквально завален делами: с момента создания компании так повелось, что дела, законченные делопроизводством, и даже с истекшими сроками хранения, в архив не передавались, а накапливались на полках в бухгалтерии. Членам комиссии не удалось изучить некоторые дела, так как их просто не смогли найти.

По результатам аудита делопроизводства бухгалтерии было написано заключение с убедительным требованием организовать передачу дел бухгалтерии, законченных делопроизводством, в архив компании. Что и было сделано. В итоге в ­бухгалтерии появилось свободное место, где сразу был организован прием ­посетителей.

Таблица выявленных в ходе проверок делопроизводства в подразделениях фактов

Выправление ситуации

Главная цель аудита – не наказать виновных, а выправить ситуацию, наладив и оптимизировав делопроизводство в подразделениях. Для этого, во-первых, нужно составить перечень выявленных проверкой фактов, и во-вторых, отслеживать работу по ним. Это удобнее делать в электронном виде в таблице, где каждому зафиксированному проверкой факту отведена отдельная строка, и по мере развития ситуации будут заполняться последующие колонки. Это наглядно и информативно. См. Пример 12.

В такую базу данных стоит заносить все выявленные в ходе проверок факты, в т.ч. и хорошую практику, по всем проверкам всех подразделений. Благодаря функции поиска и сортировки, вы сможете сделать много полезных выводов для различных целей, анализируя ее содержимое.

С 1 по 9, а также 14 столбцы заполняются руководителем службы ДОУ (главным аудитором), с 10 по 13 – ответственным лицом проверяемого структурного подразделения (эти данные вносятся после анализа причин нарушений). Максимальный срок разработки корректирующего действия – 1 месяц, при необходимости он может быть продлен.

Важно предусмотреть возможность совместного редактирования такой таблицы. Силами технических специалистов целесообразно так настроить работу в данном файле, чтобы руководители и ответственные лица подразделений имели постоянный доступ к нему и обладали правами редактирования в рамках своей компетенции. Тогда, во-первых, вы будете видеть ход развития ситуации, а во-вторых, вам не нужно будет самостоятельно отслеживать ее, достаточно будет провести ­заключительный контроль, иногда поторапливая отдельных «ленивцев».

Исследуем ситуацию в подразделении

Прояснив организационную сторону аудита, перейдем к практическим рекомендациям относительно того, как «вести раскопки на местах»: как опрашивать людей и исследовать документы подразделения.

Обычно все происходит в кабинете проверяемого подразделения. Аудитор в этом случае может сразу визуально оценить состояние дел: как и по какому принципу хранятся дела, какой у них внешний вид, как оборудованы рабочие места, есть ли наглядные материалы (например, у нас в кабинетах висела табличка с такой надписью: «Взял у секретаря ­исходящий номер? Не забудь передать в дело оригинал письма!»).

Если в вашей компании разработаны какие-либо корпоративные «напоминалки», памятки оформления документов, не лишним будет проверить, на месте ли они или внести какие-то изменения прямо в ходе проверки. Беседуя с представителем проверяемого подразделения, можно спросить, помогают ли такие визуальные элементы, а если нет, то почему.

Мы рекомендуем проверяющим размещаться со всеми своими документами непосредственно в кабинете, где хранятся и ведутся дела подразделения. Просить проверяемые подразделения собрать свои ­документы и принести их к вам – признак формального подхода к проверке.

В согласованное с руководителем отдела время аудитор (для упрощения будем так его далее именовать независимо от того, пришла ли целая комиссия либо единственный проверяющий в лице руководителя службы ДОУ) приходит на проверку. Нужно взять с собой копии приказа, ­графика проверок и плана конкретной проверки.

Любая проверка начинается с удостоверения того факта, что проверяемый в курсе того, что проводится аудит. Для начала нужно убедиться в наличии визы ознакомления на соответствующем приказе руководителя отдела либо ответственного за делопроизводство. Виза может быть оформлена как на самом приказе, так и на листе ознакомления с ним.

Другие публикации:  Трудовой кодекс пособие по сокращению

Далее аудитор начинает задавать вопросы общего характера:
– Назначен ли в отделе ответственный за делопроизводство?
– Знаете ли вы требования Инструкции по делопроизводству?
– Пользуетесь ли номенклатурой дел отдела? Как часто?
– Насколько тесно юридический отдел взаимодействует со службой ДОУ (секретариатом) в части регистрации документов, оформления приказов, распоряжений и их рассылки? Закреплено ли нормативно такое взаимодействие?

Осмыслив ответы на эти общие вопросы, аудитор получит возможность направить дальнейшую беседу в нужном ему направлении, уяснив для себя «слабые» места отдела.

Наличие ответственного за делопроизводство существенно облегчит задачу аудитора: все вопросы можно задавать именно ему. Отсутствие такого лица затруднит диалог: если основная беседа будет проходить между руководителем отдела и аудитором, то частные вопросы могут быть адресованы другим сотрудникам, которые не всегда компетентны в вопросах делопроизводства.

Например, типичен такой диалог:
– Почему это письмо оформлено именно так?
– Этот бланк нам дал секретарь.
– Как вы регистрируете служебные письма?
– Ой, этим занимается Нина Петровна.

И тому подобные вопросы и ответы. Итог – распыление информации о состоянии делопроизводства в подразделении (если, конечно, все сотрудники отдела не знают его в совершенстве, что случается редко).

Таким образом, отсутствие ответственного за делопроизводство – первый «звонок» аудитору, что к проверке следует подойти более тщательно, не рассчитывая на полноценную помощь руководителя.

Вопрос о знании Инструкции по делопроизводству содержит подвох: заявляя о владении Инструкцией, представитель проверяемого отдела «подписывается» на полномасштабную проверку своего ­делопроизводства, ­говоря об обратном – признается в ­некомпетентности.

Предположим, что наш ответственный знаком с Инструкцией по делопроизводству в пределах своей компетенции. В этом случае целесообразно пройтись по структуре Инструкции и задать ему несколько уточняющих вопросов:
– Какие виды документов вы используете в своей работе?
– Какими бланками пользуетесь?
– Как вы знакомите сотрудников отдела с организационно-распоря-дительными документами?
– Кто разрабатывает локальные нормативные акты в отделе?
– Как оформляется исходящая корреспонденция?
– Кто отслеживает исполнение документов?
– Как часто вносятся изменения в номенклатуру дел отдела?
– Как обеспечивается сохранность дел?
– Проводите ли вы экспертизу ценности документов и дел перед сдачей их в архив компании?

Ответы на эти вопросы помогут проверяющему понять, на какие разделы Инструкции следует обратить больше внимания, а какие просто затронуть. В Примере 14 показана траектория общения по каждому из названных направлений (какие возможны ответы, что должно насторожить и что дополнительно стоит проверить аудитору).

После таких подробных вопросов и ответов общая картина делопроизводства в отделе прояснится и аудитор поймет, «куда лезть» дальше, обычно находя там подтверждения своим опасениям в виде недочетов / ошибок в оформлении / нарушении технологии работы и т.п.

Если имеет место некорректное проведение экспертизы ценности документов перед сдачей в архив из-за недостаточного внимания руководителя отдела к этому процессу, то в архив могут попадать документы с истекшим сроком хранения или даже копии.

Проверив знание Инструкции по делопроизводству компании, аудитор может переходить к номенклатуре дел. Обычно проверяемая сторона знает, что такое номенклатура дел и зачем она нужна. Хотя нужно быть готовым ко всему. К счастью, в последнее время наиболее критическим незнанием подразделениями в части номенклатуры является стойкое непонимание графы «Срок хранения и № статьи по перечню». К этому ­факту служба ДОУ обычно относится довольно благосклонно.

Работа с номенклатурой достаточно проста: аудитор перечисляет указанные в ней дела и просит ответственного предъявить для просмотра соответствующие единицы хранения. А что можно обнаружить, заглянув внутрь папок, описано в Примере 15.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – изменение должности

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на предприятиях с государственной долей или тарифной системой оплаты проводится в четком соответствии с Квалификационным справочником.

Частные компании, без особых условий труда, вольны самостоятельно придумывать названия, учитывая только, что от этого зависит специальный стаж. Так, выполняя некоторую юридическую работу компании, а находясь на должности только менеджера по персоналу, лицо лишается возможности подтверждения соответствующего юридического опыта работы. Законодатель сделал необязательным применение именно унифицированной формы штатного, как документа первичного учета, утвержденного Госкомстатом, а это послабление относится и к рассматриваемому вопросу.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Выделяется ряд этапов внесения правок в первичный кадровый документ, утверждающий структуру и численность работников.

1. Формирование инициативы. Должностные инструкции специалистов разного уровня в разделе «Права» должны содержать информацию о возможности инициирования такого кадрового вопроса. Кроме того, начальник отдела кадров и главный бухгалтер обязаны контролировать действующее законодательство в своей сфере и выступать с соответствующей инициативой. Служебная записка о необходимости кадровых корректировок готовится на имя руководителя или его зама по направлению, который, в свою очередь, с помощью резолюции направляет документ в работу нужного отдела.

2. Уведомление сотрудников о грядущих переменах за два месяца. Примечательно, что анализ судебной практики показывает, что письменное согласие сотрудника с новым наименованием должности и подписание им ТД могут сократить этот срок. При этом отзыв согласия, при уже подписанном дополнительном соглашении, не допускается.
Если специалист отказался от предложенного переименования, уволить его можно только по истечении двухмесячного срока.

3. Подготовка кадровой службой текста приказа.

4. Согласование. Включает в себя визирование документа начальниками структурных подразделений, которых непосредственно касается вопрос, бухгалтерией и юридическим отделом.

5. Подписание руководителем.

6. Регистрация и ознакомление с заинтересованными лицами.

7. Внесение записи в трудовую книжку, карточку учета, должностную инструкцию, перезаключение ТД.

Целесообразность корректировки старого расписания или утверждения нового зависит исключительно от масштабов перемен. Если они носят единичный характер то можно обойтись без утверждения нового расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – образец 2018

Шаблон распоряжения законодательно не установлен, а при его подготовке следует руководствоваться правилами делопроизводства и юридической техники. Размытые формулировки, допускающие двоякое толкование, недопустимы.

Структура приказа:

  • Название, номер, дата;
  • Основания и причины, к которым могут относиться внесение поправок в закон, совершенствование условий труда, оптимизация системы и т.д;
  • Ссылка на изменяемы документ с обязательным указанием его реквизитов и названия;
  • Содержание правок;
  • Распорядительные мероприятия, связанные с изданием документа, как правило, отделу кадров и бухгалтерии поручается комплекс мероприятий;
  • Если есть необходимость, ссылка на отменяемые пункты основного штатного;
  • Дата вступления в силу, которая может не совпадать с моментом издания.

Важно: существует правовая позиция, в соответствии с которой мероприятие невозможно если сотрудник отказался от простого переименования его должности, без особых на то оснований.

Данный локальный акт относится к документам, регистрируемым в журнале по основной деятельности, в связи с чем он подлежит постоянному хранению на предприятии. Общий срок хранения таких документов 75 лет.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – изменение должности

Необходимо строго отличать переименование должности от перевода сотрудника на иную работу. В первом случае условия труда специалиста, зафиксированные в договоре с ним, не меняются.

Основаниями для переименования могут стать:

  • Смена названия структурного подразделения;
  • Приведение названия должности в соответствие с ЕТКС если имеет место работа на вредных условиях, дающих право на льготную пенсию;
  • Корректировка названия профессии в профстандартах;
  • Приведение названия в соответствие с общероссийским классификатором профессий;
  • Переименование на более престижное название в целях повышения мотивации.

Так, имеет место только переименование если должность инженера по охране труда меняется на специалиста по охране труда. Однако когда идет перемещение в новый отдел, то можно говорить только о переводе.

Во втором случае, сотруднику на постоянной или временной основе, могут поручаться иные обязанности. Данный процесс может не сопровождаться исправлением расписания.

Судебная практика знает случаи, когда желая исключить из коллектива сотрудника, организация затевает реорганизацию, в ходе которой происходит простое переименование должностей, без изменения функций. Анализ новой и старой должностных инструкций может убедить правосудие в неправомерности действий предприятия и как следствие восстановить лицо на работе.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание переименование должности может помочь в правильном оформлении документа.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением оклада

Должностной оклад является существенным условием трудового договора и может быть варьирован в сторону уменьшения только в связи с развитием техники производства, структурных улучшений, иных существенных преобразований, которые привели к уменьшению трудовых затрат.

За два месяца работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящих реформах, одновременно с этим допустимо сообщение об альтернативных вакансиях, в случае отказа лица от заключения договора на новых условиях. Увольнение сотрудника по причине несогласия с уменьшением оклада проводится по п.7 ч.1 статьи 77 ТК РФ.

Особенностью процесса увеличения оплаты является то, что процедуру обязательного уведомления за два месяца можно опустить и сразу после издания приказа о корректировке штатного расписания, заключить дополнительное соглашение об увеличении оклада. Между кадровой службой и бухгалтерией иногда возникает противоречие, связанное с необходимостью дополнительного издания индивидуального приказа об установлении нового оклада для каждого сотрудника. Поскольку первичными документами для расчета заработной платы являются штатное и табель учета рабочего времени, поименное издание приказа на каждого и сотрудника не требуется.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание изменение оклада работника утверждаться руководителем предприятия только при наличии согласования бухгалтера.