Жалоба на качество обслуживания

19.06.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Жалоба на Ростелеком за качество обслуживания

Добрый день. Подскажите пожалуйста куда можно написать жалобу на сотрудника Ростелеком. Решила заключить с ними договор как ИП,чтобы провели интернет. Все время нашего общения сотрудник постоянно мне грубил и разговаривал со мной «с гонором». Очень неприятно.

Ответы юристов (1)

Если не велась запись, напишите жалобу руководству. с этим сейчас строго РТ

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как пожаловаться на Сбербанк?

Клиенты банка имеют полное право отстаивать свои гражданские права и писать жалобы в том случае, если с подобными нарушениями столкнутся.

Сбербанк по праву считается одним из наиболее проверенных, стабильных и надёжных банков Российской Федерации. Естественно, общее количество нарушений нормативных актов, а уж тем более, законодательных, здесь – большая редкость. Даже в сравнении с банками, имеющими коммерческую основу. Тем не менее, клиенты банка имеют полное право отстаивать свои гражданские права и писать жалобы в том случае, если с подобными нарушениями столкнутся.

В первую очередь, пожаловаться вы всегда можете непосредственному руководству конкретного банковского отделения или банка в целом. Для этого достаточно в просто форме максимально ясно изложить суть ваших претензий. Направить их можно в письменном виде в головной офис Сбербанка города, в котором вы проживаете. Копию своей жалобы на всякий случай оставьте и себе. Иногда подобная «обратная связь» помогает добиться ожидаемых изменений.

Куда пожаловаться на обслуживание в Сбербанке?

Если вас не устраивают какие-то аспекты обслуживания в Сбербанке России, жалобы на это также можно направлять в Центробанк, выступающий в роли надзорного органа, в обязанности которого как раз входит осуществление строгого контроля за тем, чтобы все банки, работающие на территории Российской Федерации, действовали в рамках закона. Примите во внимание, что Центральный банк РФ будет рассматривать только такие заявления, которые касаются реальных нарушений законодательных норм и актов. Если вы не имеете достаточных юридических знаний относительно банковской деятельности, перед подачей жалобы обязательно проконсультируйтесь с юристами по данному вопросу.

Как пожаловаться на сотрудника Сбербанка?

Сбербанк – огромная структура, которая естественно не в состоянии неусыпно следить за действиями каждого своего сотрудника в конкретной ситуации. Тем не менее, некоторые сотрудники банка действительно могут вести себя крайне некорректно по отношению к клиентам. И с этим необходимо бороться. Для того чтобы пожаловаться на сотрудника, в первую очередь, обратитесь к руководителю отдела или отделения Сбербанка. Постарайтесь как можно корректнее изъяснить, в чём заключается суть ваших претензий. Руководитель обязательно примет вашу жалобу к сведению. И если руководство конкретного отделения достаточно профессионально, хам наверняка понесёт наказание. Важно, чтобы ваши жалобы были обоснованы, понятны и адекватны.

Как написать жалобное письмо в Сбербанк?

Подать жалобу на действия сотрудника Сбербанка или банка в целом можно также в письменном виде посредством «жалобной книги», которая находится на официальном сайте Сбербанка России. Найти её вы сможете на главной странице сайта в правом верхнем углу. Вся поступающие через сайт жалобы обрабатываются на уровне головного офиса банка. Здесь вы сможете обратить внимание не только на поведение сотрудников конкретного отделения, но и на качество обслуживания в целом. Всегда указывайте в своём письме о каком отделении какого города идёт речь, информацию излагайте фактами и постарайтесь избегать излишних эмоций. Иначе ваша жалоба просто не будет рассматриваться.

Жалоба на качество обслуживания

Хочу поделиться своими впечатлениями о работе клиентской службы Сбербанка.

6 октября у меня украли сумку со всеми документами, картами и т.д. Со всех карт были сняты деньги до того, как я успела их заблокировать. Но проблема не в этом. На деньги я сразу забила, так как все пин-коды хранила в телефоне, который был также украден. Хотелось только восстановить карты. А именно дебетовую и кредитную. Дальше началась история восстановления, которая тянется до сих пор!

Сложность (огромная по меркам Сбербанка ) в том, что карты я открывала в Барнауле, Алтайский край, а украли их у меня и хочу их восстановить в городе Санкт-Петербург. Огромное кол-во писем и звонков было совершено мной за все время. Ни одна моя жалоба не была удовлетворена, ни разу при моем звонке в колл-центр операторы не сказали на один и тот же вопрос одинаковой информации. Приведу в пример пару писем из моей переписки с клиентской службой. Больше всего нравится ответ, в котором передо мной просят извЕнения . Я была поражена, насколько непрофессионально работает Сбербанк. До сих пор я не восстановила карты, и каждый месяц внести платеж на кредитку огромная проблема. Так как номер счета, который мне дают для оплаты в колл-центре, ни в одном отделении не принимают, потому что поменялись какие-то ключи. Каждый раз приходится умолять, чтобы оператор на свой страх и риск подбирал ключи к счету для оплаты.

22 января в Отделении Сбербанка по адресу пр. Науки 41, г. Санкт-Петербург у меня кое-как приняли заявления на восстановления карт. Прошел месяц ни у кого моих документов нет, крайних не найти, информации получить негде. Приведу в пример Альфа-банк, так как я также являюсь их клиентом. Те, карты мне восстановили за неделю, и можно было забрать в любом удобном для меня месте. Восстановила по звонку в колл-центр и проблемы с тем, что я также их открывала в Барнауле, проблемы не возникло . Ко многим письмам я также прилагала скриншоты, что не могу перевести деньги переводом и т.д. Очень надеюсь, что мое письмо хоть как-то повлияет на рейтинг данного «банка».

Добрый день!
В ответ на Ваш запрос, поступивший в Службу помощи держателям карт Сбербанка России, сообщаем, что Ваше обращение передано для рассмотрения в Управление поддержки клиентов Сбербанка России. Ответ на обращение будет Вам направлен установленным порядком.
Приносим Вам извенения за доставленные неудобства! Спасибо Вам за обращение в Службу помощи Сбербанка России! Пожалуйста, при ответе сохраняйте всю переписку, это позволит оперативно решить сложившуюся ситуацию.
С уважением, Служба помощи держателям карт Сбербанка России Оператор 22411

То, что вы написали, не имеет никакого отношения к моей проблеме. У меня нет номера карты и т.д. Ваш ответ совершенно ничем не помог, он бесполезен для меня. Т.О. вы готовы к тому, что я обращусь в суд, так как указанными вами способами оплату произвести невозможно. Что мной зафиксировано.

Уважаемый Клиент!
В ответ на ваше обращение сообщаем следующее: Пополнение счета банковской карты без использования карты можно произвести одним из следующих способов:
• наличными денежными средствами через отделения Сбербанка России с указанием номера карты;
• банковским переводом (с указанием реквизитов отделения Банка по месту ведения счета и номера счета карты);
• переводом с карты на карту с использованием банкоматов и терминалов Сбербанка России;
• переводом с карты на карту с использованием услуги Сбербанк Онл@йн (подробнее на сайте по адресу http://www.sbrf.ru/moscow/ru/person/dist_services/electronic_savings_bank/);
• с использованием услуги Мобильный банк (подробнее на сайте по адресу http://www.sbrf.ru/moscow/ru/person/dist_services/mobile_bank/).
Т.о. Вам необходимо либо обратиться в отделение по месту выдачи карты для оплаты, либо совершить внесение в любом удобном для вас отделении с учетом банковских реквизитов отделения выдавшего карту, данные реквизиты необходимо уточнять в данном отделении.
Спасибо за обращение! Пожалуйста, отвечайте на письмо с сохранением истории переписки.
С уважением, Служба помощи держателям карт Сбербанка России оператор 22411.

От: Алена Жукова [[email protected]]
Отправлено: 6 ноября 2012 г. 10:18
Кому: Служба помощи Сбербанка России
Тема: *22411* 14476099 невозможность оплатить кредитную карту, если она заблокирована

У меня есть некоторые вопросы относительно того, КАК можно положить деньги на карту, чтобы избежать задолженности. Так как у меня украли документы, кошелек и карты в том числе, я заблокировала карты Сбербанка. Для того чтобы оплатить ежемесячный платеж на карту, я обратилась в Call-center, где мне дали номер счета и сказали, что я могу оплатить в любом отделении Сбербанка. На практике это оказалось не так, ни один банк, ни одним способом (переводом с карты на карту, через кассу, через кассу в городе, где я открывала карту) положить деньги не удалось. Поднимите, пожалуйста, мои звонки за прошлую неделю, я звонила ни один раз, оставила заявление и т.д. Считаю, что Вам нужно разобраться в ситуации!

Жалоба на качество обслуживания

Но недостаточно просто прислушаться к жалобе потребителя. Компания должна конструктивно подходить к ним. [c.57]

Концепция маркетинга исходит из того, что наиболее логично считать отправной точкой в поиске новых идей нужды и желания потребителей. Больше всего идей новых промышленных товаров исходило от потребителей. Компании, выпускающие промышленное оборудование, могут очень многому научиться у своих ведущих пользователей — т. е. потребителей, которые наиболее профессионально используют продукцию компании и замечают необходимость ее усовершенствования раньше других покупателей. За нуждами и потребностями клиентов можно следить с помощью опросов, проективных тестов, групповых обсуждений и рассмотрения поступающих предложений и жалоб потребителей. Многие лучшие идеи родились после того, как потребителей попросили описать проблемы, возникающие при пользовании товаром. [c.387]

Различные исследования показали, что образцовая компания сферы услуг характеризуется наличием системы стратегического планирования, стремлением руководства к повышению качества услуг, высокими стандартами обслуживания, системой контроля за предоставлением услуг, системой удовлетворения жалоб потребителей. Особое внимание уделяется в ней персоналу и удовлетворенности потребителей. [c.550]

Это тем более важно, потому что потребители, жалобы которых были удовлетворены, становятся более лояльными к компании, чем те покупатели, которые никогда не проявляли неудовольствия. Около 34 % опрошенных потребителей сообщили, что они сделают повторную покупку, если их претензии будут удовлетворены, а количество потребителей с незначительными жалобами составляет 52 %. Если жалобы удовлетворяются немедленно, то от 52 % (серьезные претензии) до 95 % (незначительные жалобы) потребителей снова сделают покупку в этой же фирме. [c.552]

Компания должна разработать стратегию послепродажного обслуживания продукции (например, техническое обслуживание, ремонт, обучение персонала). Большинство фирм создает отделы по обслуживанию потребителей, но задачи, которые перед ними ставятся, могут значительно различаться. С одной стороны, такие отделы могут просто распределять звонки покупателей конкретным работникам или отделам, не контролируя выполнение требований клиентов. С другой стороны, они могут принимать заказы, предложения и даже жалобы потребителей и следить за их исполнением. [c.555]

Предприятия обслуживания сталкиваются с необходимостью решения трех маркетинговых задач. (1) Они должны дифференцировать свое предложение, предоставление услуг и (или) имидж. (2) Они должны предоставлять такое качество обслуживания, которое удовлетворяет или превышает ожидания потребителей. Компании, ориентированные на потребителей, используют стратегическое планирование, систему контроля за предоставлением услуг, систему удовлетворения жалоб потребителей, придерживаются высоких стандартов обслуживания, уделяя особое внимание удовлетворенности своего персонала. (3) Они должны повышать производительность труда, увеличивать количество услуг, не снижая их качества, стандартизировать услуги, разрабатывать методики эффективного обслуживания, поощрять потребителей к самообслуживанию, использовать современные технологии. [c.557]

Руководство компании получает информацию о деятельности своих торговых работников несколькими способами. Главный источник — это торговые отчеты. Дополнительная информация поступает из личных наблюдений, писем и жалоб потребителей, обзоров покупателей и бесед с другими торговыми представителями. [c.762]

Рассмотрим пример использования гистограммы в управлении качеством телефонная компания изучает жалобы потребителей на тихий звук при переговорах на дальних расстояниях. Было высказано предположение, что причиной этого является чрезмерное затухание сигнала. Для предотвращения затухания сигнала на линии установлены специальные усилители. Годными считаются усилители с коэффициентом усиления от 7,75 до 12,2 Дб. Однако связисты считают, что каждый усилитель должен быть настроен на номинальное усиление в 10 Дб. Компания исследовала характеристики 120 усилителей, установленных между двумя географическими пунктами, из которых наиболее часто поступали жалобы на плохое качество связи. Результаты исследования представлены в таблице [c.147]

В эффективно работающих компаниях руководители маркетинговых служб осуществляют постоянный мониторинг возможных причин возникновения проблем. В качестве главных индикаторов возможных проблем обычно рассматривается динамика показателей объема реализации, рыночной доли, прибыли, а также количество заказов, поступающих от дилеров компании, уровень жалоб потребителей, состояние конкурентной борьбы. [c.113]

При осуществлении функции контроля необходимо использовать некие нормативы, стандарты, в которых отражен ожидаемый уровень оцениваемых характеристик. Например, снижение числа жалоб потребителей за год на 20%, увеличение за тот же период числа новых клиентов на 10%, непревышение в затратах на маркетинг цифр бюджета маркетинга. [c.573]

Не оставляйте без внимания жалобы потребителей. Раздраженный клиент может серьезно подпортить вам репутацию. Ее завоевать трудно, потерять же можно в одночасье. IBM всегда рада появлению подобных жалоб. Жалующийся клиент — ваш первый союзник. Жалоба привлекает внимание компании к проблемам, которые, останься они неразрешенными, могут привести к потере клиентов. [c.132]

Что касается обслуживания потребителей, этому традиционно уделяется куда меньшее внимание, чем продажам. Торговые агенты могут игнорировать жалобы потребителей на низкий уровень обслуживания, однако в долговременной перспективе это может негативно сказаться на результатах их деятельности. [c.172]

Корректирующие действия S рассмотрение жалоб потребителей [c.200]

Одновременно с этим введите механизмы отчетности, которые дадут вам возможность достаточно точно анализировать расходы и выгоды за первый год проведения обучения. Учитывайте такие факторы, как измеряемые улучшения в деятельности, лучшее достижение целей, снижение брака и переделок, улучшение качества продукции и обслуживания, уменьшение жалоб потребителей, рост доходов по причине улучшения обслуживания потребителей, снижение потоков наличности и [c.463]

Сокращение числа жалоб потребителей, увеличение количества своевременных поставок, снижение процента брака, то есть улучшение контроля качества продукции и услуг [c.97]

Критерий эффективности работы на передовой — удовлетворение нужд потребителей. Субъективное впечатление складывается на основании рассмотрения жалоб потребителей, из разговоров с ними, а также с розничными и оптовыми торговцами. Более обоснованную и объективную оценку получают из специальных опросов потребителей, направленных на изучение мнений покупателей о качестве товаров и обслуживания, а также об их отношениях с фирмой и ее сотрудниками. [c.74]

Другие публикации:  Пошлина на свидетельство о смерти

Рассмотрим эволюцию рынка бумажных полотенец. Обычно домохозяйки пользуются на кухнях хлопчатобумажными и льняными скатертями и полотенцами. Компания, производящая товары из бумаги, в поисках выхода на новые рынки разработала бумажные полотенца, что привело к кристаллизации латентного рынка. Вскоре на новом рынке появились и другие производители. Количество марок продукта неуклонно возрастало, что привело к фрагментации рынка. Переизбыток производственных мощностей вынудил поставщиков направить усилия на поиск и разработку новых ценностных аспектов продукта. Скажем, один из производителей, узнав о жалобах потребителей на низкие абсорбционные свойства продукта, приступил к выпуску полотенец, хорошо впитывающих воду, что тут же привело к увеличению его рыночной доли. Но стадия рыночной консолидации была недолгой, поскольку конкуренты выбросили на рынок свои версии [c.339]

Какие усовершенствования послепродажного обслуживания позволят ускорить реакцию на жалобы потребителей [c.461]

ОЙЛ пытается сконцентрировать внимание на различных сегментах рынка. Высококачественные масла рассчитаны на любой тип двигателя и сезон, на разный возраст двигателя, на платежеспособность клиентуры. За последние несколько лет не зарегистрировано ни одного случая жалоб потребителей на качество американских масел, реализуемых ОЙЛ . Уровнем обслуживания в офисе компании потребители довольны. [c.596]

Если некачественные товары все же вышли за пределы фир. мы, то ее ждут финансовые потери, но это не так опасно, как потеря авторитета у потребителей (особенно у своих постоянных покупателей), что неизбежно за этим последует. В этой связи жалобы потребителей рассматриваются как отражение эффективности программ и методов контроля качества на фирме. [c.69]

Заблуждение 6. Средством от жалоб потребителей является ужесточение «контроля. [c.60]

Когда человека переводят с производственной деятельности на работу в ОТК, он может проникнуться чувством большой ответственности. С него спрашивают за каждую жалобу потребителя на неудовлетворительное качество продукции. В то же время им в одинаковой мере недовольны администрация и производственники. Он редко получает помощь и поддержку в определении уровня приемлемого качества и вынужден устанавливать свои собственные критерии, которые могут быть любы ми, от слишком жестких до слишком мягких. [c.153]

Беспокойство по поводу радиальных шин Файрстон-500 возникло еще в 1976 г., когда в группу Ральфа Нэйдера стали поступать первые жалобы потребителей. Национальное управление безопасности движения на автострадах приступило к расследованию только тогда, когда было получено уже более 500 заявлений. Всего же от потребителей поступило свыше 14 тыс. жалоб. Но и после этого фирма Файрстон пыталась добиться судебного запрета на обнародование доклада, подготовленного Национальным управлением. В результате фирма дождалась того, что по требованию государственных органов вынуждена была отозвать тринадцать миллионов своих радиальных шин. [c.664]

ЦЕЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ. В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целые финансового подразделения может быть уме ньоление кредитных потерь до 1 % от суммы прода . Подразделение марке-тинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителе » на 20% в следующем году. [c.89]

Она упрощает процесс оформления заказов и доставки продукции. Так, компания Anheuser-Bus h получает конкретный заказ на сто ящиков пива Mi helob в бутылках 0,33 л, а не заявку на что-нибудь из вашего лучшего пива . Более того, продавец легко исправит свою ошибку, если он неправильно выполнил заказ, или разберется с обоснованностью жалоб потребителей на низкое качество продукции. [c.523]

Исследовать потребность в данном изделии в свете всех имеющихся данных. Проанализировать протоколы испытания головных образцов, жалобы потребителей на аналогичные изделия и на этой основе определить необходи-димый уровень качества. [c.159]

Уважаемый клиент!

OOO «Русфинанс Банк» стремится сделать ваше обслуживание удобным и быстрым. ваше мнение поможет нам улучшить качество нашего сервиса и наиболее полно удовлетворять ваши потребности. Мы будем благодарны за отзывы о работе нашего Банка.

Для того, чтобы направить нам свои сообщения, пожелания и вопросы вы можете воспользоваться формой обратной связи.

Также вы можете оставить свой отзыв в «Книге жалоб и предложений» в любом офисе ООО «Русфинанс Банк» или позвонить по телефонам Центра обслуживания клиентов в вашем городе.

Специалисты OOO «Русфинанс Банк» рассмотрят ваши сообщения и обязательно направят ответы в любой удобной для вас форме.

Решаем задачу: реагируем на жалобы клиентов

Главная проблема, с которой могут или уже столкнулись в условиях кризиса торговые, производственные предприятия и компании, оказывающие услуги, — отток клиентов и спад спроса. Это явление требует от компании изменения тактики работы, в том числе и внимательного, более технологичного отношения к жалобам клиентов. В этой статье Алексей Кудинов и Михаил Сорокин подробно останавливаются на одном из аспектов, определяющим способность компании оперативно решить проблемы клиента. Приводимые примеры из российской практики описаны в недавно вышедшей книге «CRM:Российская практика эффективного бизнеса»*.

Содержание статьи:

Суть проблемы: требуется инструмент для работы с жалобами клиентов

Давайте вспомним задачку из школьного учебника математики про бассейн в который по одной трубе втекает вода, а по другой трубе вытекает. Если необходимо наполнить бассейн водой или поддерживать в нем определенный уровень воды, то нужно сделать так чтобы втекало в бассейн воды больше или столько же, сколько вытекало. Аналогичные процессы имеют место и в отношении клиентской базы компании — приходят новые клиенты и уходят недовольные «старые» клиенты.

Про инструменты привлечения новых клиентов («приток») мы рассказали в предыдущей статье «Решаем задачу: получить отдачу с каждого рубля, вложенного в рекламу». В этой же статье основное внимание уделено контролю за «оттоком» клиентов.

Одной, если не главной, причиной оттока клиентов является не достаточное внимание, которое компания проявляет к недовольству клиентов предоставляемым уровнем обслуживания. Вспомним как это обычно бывает — ведь каждый из нас, даже руководитель крупной компании, часто сам выступает в роли клиента.

Клиенту не понравилось обслуживание — сотрудник выполнил работу неаккуратно, или не вовремя, просто офис-менеджер недостаточно вежливо разговаривал с клиентом по телефону. Клиент высказал недовольство или претензию. А дальше ничего видимого не происходит, сотрудники стараются скрыть недовольство клиента от начальства, чтобы их не ругали.

Обычно компания, привыкшая активно развиваться в период бурного роста рынка, не управляет жалобами клиентов. В сегодняшней ситуации, когда каждый постоянный клиент «на вес золота», руководитель компании обязан понимать в любой момент времени, чем недовольны клиенты компании и что было предпринято для устранения причин недовольства клиентов. В большинстве проанализированных авторами случаев клиенты уходят не по причине самого факта недовольства (жалобы), а по причине неспособности компании оперативно решить проблему клиента. Разрешить конфликтную ситуацию с клиентом и сохранить его для компании возможно в подавляющем большинстве случаев. Главное — сделать это максимально оперативно. В качестве иллюстрации быстрой реакции на недостаточный уровень сервиса приведем довольно распространенный прием из области общественного питания. Если в кафе посетителю пришлось ждать заказ гораздо дольше обычного и он высказывает недовольство длительным ожиданием, то чашка кофе «за счет заведения» (мгновенная реакция на жалобу!) повышает его настроение, и он вряд ли откажется от повторного визита в это кафе в будущем.

Жалобы клиентов — это ценный источник информации о процессах компании, требующих улучшения. Как ни странно это звучит, но самые лояльные «старые» клиенты компании, скорее всего в прошлом жаловались на сбои в ее работе, и, увидев способность компании оперативно решить их проблему, убедились в правильности своего выбора. Такие клиенты остаются с компанией по сей день.

Конечно, среди клиентов существуют и так называемые «профессиональные жалобщики», преследующие своей целью получение скидок, дохода от судебных исков или просто выплескивающие на окружающих свою «отрицательную энергию». В этом случае, анализ истории взаимоотношения с подобными клиентами и разбор их жалоб поможет компании избежать значительных рисков. Возможно, после анализа истории отношений с подобными клиентами компания примет решение отказаться от сотрудничества с ними.

Что же делать и как руководителю оценить, насколько компания качественно и оперативно работает с жалобами клиентов? Как не потерять пожаловавшегося клиента, а сделать его лояльным и постоянным? Как защититься от «профессиональных жалобщиков», выявить наиболее «беспокойных» клиентов и отказаться от них? Для ответа на этот вопрос, рассмотрим один конкретный пример из российской практики.

Российский пример: как оставить бассейн полным

Анна руководит недавно образованной Службой качества иркутской компании, занимающейся продажей отделочных материалов. Задача ее подразделения — повышение качества обслуживания клиентов компании. В том числе сотрудники ее отдела ответственны за регистрацию и контроль рассмотрения жалоб, поступающих от клиентов.

К счастью, прошли времена дефицита, когда покупатель вынужден был терпеть хамство продавцов и выстаивать длинные очереди, чтобы купить необходимый ему товар. Теперь покупатель не только обращает внимание на цену товара или услуги, но и ожидает приятного обслуживания, консультаций и помощи в покупке. В противном случае он обращается в другую, более внимательную компанию. Такая ситуация на рынке накладывает большую ответственность на службы по работе с клиентами и отдел качества компании Анны.

Приступая к созданию в компании Службы качества, Анна посетила специальные курсы внутренних аудиторов системы менеджмента качества. На первом занятии преподаватель привел поразившие ее данные статистики в области качества работы компаний и его влияния на отток клиентов:

  • Только 5 % недовольных клиентов жалуются, остальные снижают уровень закупок или просто уходят к конкурентам;
  • Большая часть компаний из списка «Fortune 500» теряет 50 % своих клиентов каждые 5 лет;
  • Затраты на привлечение нового клиента в 5-10 раз больше, чем на удержание существующего;
  • Большая часть клиентов окупается лишь через год работы с ними (соответственно, если клиент «ушел» до этого срока, то он принес убыток компании);
  • Увеличение «удержания» клиентов на 5 % увеличивает прибыль компании на 25-55 %.

Все эти факты, приведенные на курсах убеждали, что управление жалобами клиентов — это не просто управленческая «мода», а реальный инструмент повышения уровня продаж компании.

После обучения Анна твердо решила минимизировать потери клиентов в компании, улучшив процессы управления жалобами клиентов. В период, когда мы брали интервью у Анны, ей удалось наладить в компании только регистрацию жалоб клиентов, а задачи гарантированной передачи жалобы ответственному сотруднику, порядка разбора жалобы и анализа поступающих жалоб еще оставались нерешенными и Анна описала типичную ситуацию так:

«В прошлом месяце один из клиентов-строителей обратился к нам с жалобой на качество приобретенного им гипсокартона. Жалоба была зарегистрирована и передана для разбора ответственному сотруднику в отдел закупок. Однако у ответственного возникли сомнения по поводу обоснованности жалобы — правильно ли клиент работал с данным типом стройматериалов? Ответственный сотрудник направил жалобу для анализа в сервисный отдел с просьбой на месте (на объекте клиента) провести экспертизу технологии работы с гипсокартонном. Ответа на запрос не последовало! А ответственный сотрудник, не имея инструмента напоминания и отслеживания хода разбора жалобы, просто про нее забыл… Клиент месяц ждал ответ на свою жалобу, а потом просто вернул товар и потребовал назад свои деньги. Учитывая срыв сроков решения вопроса по нашей вине, пришлось принять товар назад и выплатить деньги, хотя у компании были веские основания считать, что жалоба необоснованна, поскольку клиент нарушал технологию работы со стройматериалами».

Конечно, существуют и обоснованные жалобы клиентов, которые нужно оперативно обрабатывать. К сожалению, сейчас в компании Анны это невозможно делать в установленные регламентом сроки (48 часов), т. к. для разрешения почти каждой жалобы клиента необходимо участие специалистов различных отделов компании, а информационный обмен внутри компании и его скорость оставляют желать лучшего.

Анне срочно требуется инструмент для организации работы с жалобами в рамках всей компании. Необходим единый порядок разбора жалобы клиента — так называемый бизнес-процесс. Нужны возможности для гарантированного быстрого обмена информацией по жалобам между сотрудниками и подразделениями компании.

Также Анне как руководителю Службы качества важно регулярно получать расширенную статистику по количеству и типам жалоб. Важна информация по жалобам в разрезе подразделений, менеджеров и проданной продукции. Необходимо сравнение количества жалоб с прошлыми периодами для получения динамики поступления жалоб и ее зависимости от проводимых в компании мероприятий по повышению уровня обслуживания клиентов.

«Сбор и обработка всех этих данных о жалобах в электронных таблицах будет очень трудоемким занятием, если это вообще возможно… И вряд ли руководство согласится сейчас на то, чтобы взять дополнительно менеджера, который бы обрабатывал все это вручную в электронной таблице. Нужен специальный инструмент автоматизации работы с жалобами в масштабах всей компании!», — подумала Анна.

Решение: используем аналитические CRM-инструменты

Предлагаем ответственным руководителям компаний задуматься — какова цена каждого потерянного клиента? Как оперативно зафиксировать и устранить причину жалобы клиента? Как внедрить в компании единый регламент разбора жалобы?

Предлагаем читателям «узнать» некоторые свои проблемы среди описанных ниже пар «проблема-решение»:

    Проблема: Требуется исключить потерю жалобы клиента.
    Решение: При поступлении жалобы по качеству товара или услуги в CRM-системе фиксируется дата ее поступления, суть жалобы и ответственный за ее обработку. При необходимости участия в разборе жалобы сотрудников различных подразделений компании ответственный может передать жалобу им на рассмотрение с помощью CRM-системы.

Рис. 1. Документ «Событие: Жалоба» позволяет быстро зафиксировать жалобу клиента, назначить ответственного за ее разбор.

Рис. 2. Документ «Событие: Жалоба» позволяет оперативно обмениваться информацией между сотрудниками компании, участвующими в разборе жалобы клиента.

Проблема: Необходим единый порядок разбора жалоб клиентов.
Решение: Для автоматизации разбора жалобы клиента запускается типовой бизнес-процесс разбора жалобы, регламентирующий порядок, ответственных и сроки работ по жалобе.

Рис. 3. Бизнес-процесс «Разбор жалобы» позволяет организовать работу всех сотрудников компании с жалобами клиентов по единому стандарту.

Проблема: Требуется контроль количества жалоб, состояния жалоб и сроков их разбора.
Решение: Руководитель в любой момент времени может построить отчет и увидеть, на каком этапе разбора находится любая жалоба клиента или сколько жалоб поступило за определенный временной интервал и их причины.

Рис. 4. Отчет «Анализ событий: Жалобы» позволяет быстро проанализировать текущее состояние оформленных жалоб клиентов.

В следующей статье из цикла «CRM — инструмент антикризисного управления» мы рассмотрим, на примере реальной практики российских компаний, использование CRM-инструментов для управления знаниями компании («База знаний»).

Работа с претензиями клиентов: 2 главных правила

В какой бы отрасли ни работала компания, рано или поздно она сталкивается с таким явлением, как претензии клиентов. Не стоит думать, что наличие негативных отзывов свидетельствует о глобальных проблемах в работе вашего предприятия. Напротив, следует воспринимать их как показатель неравнодушия потребителей товаров или услуг и стремиться использовать работу с претензиями для улучшения показателей своей деятельности.

Поводы для жалоб со стороны клиентов могут быть разными. В основном недовольство вызывает нарушение обязательств, которые берет на себя компания. Это и низкое качество товаров, работ и услуг, и несоблюдение установленных сроков, и некорректное поведение персонала. Если имело место полное невыполнение работ, претензия со стороны обманутого потребителя обеспечена. В большинстве случаев нарекания клиентов обоснованы. Работа с претензиями должна быть направлена на устранение имеющихся недостатков и стремление избежать их появления в дальнейшем. Главная цель – не потерять постоянных клиентов, а также тех, которые придут по их рекомендации.

Другие публикации:  Кто может получить кадастровый паспорт на квартиру в новостройке

Если потребитель ваших товаров или услуг обратился с жалобой, первое, что следует сделать, – приложить все усилия, чтобы удовлетворить его требования. Приоритетом в работе с претензиями должно стать погашение конфликта и сохранение потребителя. Ошибкой будет настаивать, что повод для нареканий незначителен или вовсе отсутствует. Не получив адекватной реакции на свое недовольство, клиент просто уйдет, вдобавок обратившись в контролирующие инстанции или в суд. В результате ваша компания потеряет гораздо больше, чем если бы выполнила обоснованные требования потребителя. Помните, что довольные клиенты формируют такой важный показатель, как репутация вашей фирмы. В результате грамотной работы с претензиями число покупателей будет постоянно расти.

Полное отсутствие нареканий со стороны клиентов – очень опасный симптом. Чем бы ни занималась ваша компания, всегда найдутся поводы для недовольства. Если к вам не поступают жалобы, это не значит, что их нет в принципе. Работа с претензиями должна включать и такой важный момент, как выяснение причин отсутствия негативных отзывов либо их небольшого количества. Поступление жалоб стоит рассматривать как элемент маркетингового исследования, цель которого – полная информированность о работе компании.

Существует несколько причин, по которым вы не имеете сведений о негативном мнении клиентов:

  • контакты, по которым может быть направлена претензия на некачественные работы или товары, отсутствуют в свободном доступе. Если речь идет об оказании услуг широкому кругу потребителей, это является прямым нарушением законодательства, поскольку информация должна находиться на видном месте. Если речь идет об оказании специализированных работ и число клиентов невелико, каждая уважающая себя компания также не скрывает контактную информацию;
  • неверие потребителей в действенность жалоб, особенно если размер причиненного убытка невелик;
  • нежелание в дальнейшем иметь дело с данной компанией и именно по этой причине отсутствие мотивации предъявлять претензии на некачественно выполненные работы. Клиент просто голосует рублем, переходя к другому поставщику товаров или услуг;
  • сокрытие информации внутри компании. Если наличие жалоб служит препятствием для премирования, они могут попросту не доходить до руководства;
  • наконец, поводов для жалоб просто нет, качество услуг или товаров находится на высоком уровне. Такая идиллия тоже возможна, но тормозит рост продаж. Придется искать новые поводы для обращения к клиентам.

Наибольшие шансы не потерять недовольных клиентов имеют компании, для которых работа с претензиями – не только способ устранить недостатки в обслуживании, но и инструмент, позволяющий лучше понимать тенденции развития рынка. Получая отклики от потребителей, продавцы владеют наиболее полной картиной, своевременно реагируют на постоянно меняющийся спрос, способствуют росту репутации компании. Воспринимая работу с претензиями как метод сохранения постоянных клиентов и приобретения новых, такие фирмы делают гораздо более значимые успехи, чем их конкуренты, игнорирующие жалобы.

Работа с претензиями клиентов: виды претензий и рекламаций

Причин, по которым потребитель может остаться недоволен общением с вашей компанией, довольно много. Среди лидирующих можно назвать ненадлежащее качество товаров, работ или услуг, нарушение сроков поставок или обслуживания, невежливость персонала. Только выяснив повод, который побудил клиента к обращению с жалобой, следует приступать к работе с претензиями с целью недопущения дальнейшего развития конфликта.

Существуют следующие виды рекламаций.

  1. Нарекания на качество обслуживания. Объектом этих жалоб является персонал компании. Клиенты могут выражать недовольство некомпетентностью менеджеров по продажам, которые не способны дать исчерпывающие ответы на вопросы о характеристиках товара. Также вероятны негативные отзывы в адрес технических работников, которые, например, произвели установку бытовой техники с нарушениями.
  2. Претензии к компании в целом. Имеются в виду жалобы на плохую организацию работы внутри фирмы, отсутствие связей между ее отдельными подразделениями, неоперативное решение вопросов, неудобный график работы филиалов, сложность заполнения различной документации. Адресатом таких нареканий являются не отдельные сотрудники, а руководство компании.
  3. Жалобы на качество реализуемых товаров или предоставляемых услуг. Этот вид претензий является наиболее часто встречающимся. Обнаружив недостатки в купленном товаре, клиент справедливо пытается отстоять свои права. Закон в данном случае целиком на стороне покупателя. Если товар или услуга не соответствуют заявленным параметрам, недостаток должен быть исправлен без возражений.

Какова бы ни была причина, побудившая клиента предъявлять рекламацию, компании следует правильно выстроить работу с претензиями, не оставив без внимания ни одну жалобу.

Обоснованные претензии

Это жалобы, справедливость которых не вызывает никаких сомнений: товар имеет явный дефект или услуга предоставлена некачественно. Работа с претензиями в данном случае должна иметь своим результатом безоговорочное удовлетворение требований клиента и дальнейшее выяснение обстоятельств нарушения.

В этом может быть вина как самой компании, так и ее контрагентов. В первом случае работа с претензиями подразумевает срочное урегулирование создавшейся ситуации путем замены товара или исправления иных недостатков. Также по желанию клиента ему могут быть возвращены потраченные средства и расторгнут договор. Если же недовольство потребителя стало результатом действий ваших поставщиков или подрядчиков, следует принять меры для скорейшего разрешения проблемы, предварительно принеся извинения клиенту. Партнер, послуживший причиной получения претензии о нарушении сроков выполнения работ, должен сделать все возможное, если заинтересован в дальнейшем сотрудничестве с вашей компанией.

Претензии необоснованные

Имеются в виду жалобы, причина которых – собственное мнение клиента о несоответствии товара или услуги определенным требованиям. Речь идет о случаях, когда объективно продукция или обслуживание не имеют нареканий, но с точки зрения потребителя недостаточно хороши для удовлетворения его нужд. Работа с претензиями подобного рода – достаточно трудная задача. С одной стороны, вы должны сделать все, чтобы клиент остался доволен. Ведь в пору кризиса нельзя позволить себе роскошь потерять хотя бы одного из потребителей, иначе он понесет свои деньги конкуренту. С другой стороны, нельзя, чтобы работа с претензиями ставила под удар прибыль компании. Если идти на поводу у всех капризных клиентов, можно потерпеть значительные убытки. Поэтому действия менеджера по работе с претензиями или руководства должны быть достаточно дипломатичными, чтобы найти золотую середину: удовлетворить ожидания покупателя и не допустить, чтобы были нарушены интересы компании.

Необоснованная претензия по срокам выполнения работ не влечет за собой никаких правовых последствий. Если вы уверены в надлежащем качестве товара и готовы на проведение экспертизы, любой суд подтвердит вашу правоту. Но стоит ли доводить дело до малоприятных юридических процедур? Постарайтесь построить работу с претензиями так, чтобы найти подход к любому покупателю: предложить скидки на следующие покупки, внести незначительные изменения в сделанную работу и так далее. Специалист по работе с претензиями должен владеть основами психологии и уметь вежливо убедить человека, что работа выполнена качественно, вместе с ним разобрать его жалобу по пунктам, привести обоснованные доводы. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы потребитель остался недоволен. Впоследствии это может негативно отразиться на репутации вашей компании. Чтобы общение с такой категорией клиентов было максимально эффективным, можно разработать и внедрить в работу с претензиями специальные скрипты. Они помогут персоналу чувствовать себя увереннее, ведь такие сценарии беседы опираются на законы психологии.

Документ, позволяющий снизить претензии клиентов в 3 раза

Журнал «Генеральный Директор» делится с подписчиками документом, который позволит выявить основные проблемы, препятствующие повышению удовлетворенности клиентов, и улучшит сервис обслуживания в вашей компании.

Работа с жалобами и претензиями: какие способы решения проблемы используют клиенты

Если первое обращение покупателя осталось без внимания, он предпринимает новые попытки выразить свое недовольство. Когда многочисленные звонки и визиты в офис компании не приносят результата, он обижен невниманием к своей проблеме и ищет другие пути разрешения возникшей ситуации. При отсутствии налаженной работы с претензиями и достаточной настойчивости клиента конфликт может получить дальнейшее развитие.

Решение проблемы в правовом поле

Первым шагом, вероятнее всего, будет попытка клиента защитить свои права, используя законодательно утвержденные возможности. Напомним, что закон защищает права как потребителей, так и продавцов. Поэтому обращение клиента с иском в суд не означает, что его правота будет признана безоговорочно. Но для того, чтобы уметь доказать обратное, руководителю компании и специалисту по работе с претензиями следует хорошо ориентироваться в законодательных актах, регламентирующих данную сферу.

Правовые акты, которые регулируют отношения между покупателем и продавцом или заказчиком и исполнителем.

1. Гражданский кодекс РФ. Основным правовым актом в этой области является именно ГК РФ. В нем прописаны права и обязанности покупателей и продавцов. В частности, статья 503 закрепляет перечень требований, которые может предъявить покупатель, если ему продан товар ненадлежащего качества. Сюда входит:

  • замена недоброкачественного товара на такой же, но без дефектов;
  • уменьшение цены в связи с недостаточным качеством;
  • незамедлительное безвозмездное устранение недостатков товара;
  • возмещение расходов покупателя на приведение товара в надлежащий вид.

Статья 722 ГК РФ устанавливает, что в течение всего гарантийного срока результат работы или услуг должен соответствовать условиям заключенного договора.

2. Закон РФ «О защите прав потребителей». Закон регулирует отношения, возникающие между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже товаров, а также выполнении работ и оказании услуг, устанавливает права потребителей на приобретение товаров (работ, услуг) надлежащего качества и безопасных для жизни, здоровья, имущества потребителей и окружающей среды, а также право потребителя на получение информации о товарах (работах, услугах) и об их изготовителях (исполнителях, продавцах), и определяет механизм реализации этих прав.

3. Правила продажи отдельных видов товаров (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 г. N 55, ред. от 23.12.2016).

Правила регулируют отношения между покупателями и продавцами при реализации различных видов продовольственных и непродовольственных товаров.

Дополнительно к этим основным правовым актам в каждой отдельной сфере рынка действуют ГОСТы и нормативы, регламентирующие качество товаров и услуг.

Алгоритм действий клиентов по защите своих прав следующий. Сначала направляется письменная претензия на имя руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Получив рекламацию, продавец обязан составить ответное письмо, в котором должен четко обосновать свою позицию по спорному вопросу и предложить пути решения. При этом следует понимать, что это последний шанс для компании урегулировать ситуацию, не доводя ее до судебного разбирательства. Если оставить претензию без ответа, клиент обратится с иском, и компании будет, помимо прочих санкций, назначен штраф за игнорирование обращения покупателя.

Само по себе судебное разбирательство тоже малоприятно. Во-первых, оно потребует временных и материальных затрат. Придется ходить на заседания, оплачивать помощь юристов, а также проведение экспертизы. При этом всегда остается риск, что суд признает правоту клиента и придется нести значительные финансовые потери, включая компенсацию морального ущерба. К тому же репутация компании, которая не умеет вести работу с претензиями своих клиентов, будет не на пользу при налаживании отношений с новыми партнерами и потребителями.

Поэтому стоит предпринять разумные шаги и не доводить дело до вмешательства судебных органов. Целью работы с претензиями должно стать разрешение конфликта на стадии зарождения. Быстрое устранение недостатков, замену товара, выполнение услуг, указанных в рекламации, следует закрепить документально путем составления соответствующего акта. Так вы сможете подтвердить выполнение своих обязательств, если делу все-таки будет дан дальнейший ход.

Решение проблем с помощью эмоций

Клиентов каждой компании можно условно разделить на две группы – те, которые более лояльны к ней, и те, кто настроен скептически. Основным принципом такой градации может быть возраст, социальная прослойка, уровень дохода. Представители этих групп по-разному ведут себя при возникновении конфликтной ситуации. Потребители, симпатизирующие компании, стремятся решить проблему доброжелательно, считая сам факт ее появления случайным промахом. Со своей стороны, продавец также делает все, чтобы максимально быстро удовлетворить потребности покупателя и исправить недочеты в работе. С претензиями такие клиенты обращаются крайне редко, все спорные вопросы решаются по обоюдному согласию.

Потребители, которые не входят в лояльную группу, при появлении повода для недовольства демонстрируют совершенно иную модель поведения. Недостатки в обслуживании или брак товара они воспринимают как личное оскорбление и начинают активные действия по восстановлению справедливости. Обычно они чрезмерно эмоциональны, не слушают спокойных доводов персонала. Зачастую им недостаточно просто получить качественный товар взамен бракованного. Их цель – наказать продавца, доставить неприятности, привлечь внимание к своей персоне. Такое поведение характерно для определенного психологического типа людей.

Работа с претензиями таких клиентов требует от персонала большой выдержки и точного следования принятым в компании нормам общения. Специально для подобных случаев также необходимо подготовить скрипты.

Решение проблемы с привлечением СМИ

В современном мире информация, как положительная, так и негативная, распространяется со скоростью света. Интернет доступен каждому, в том числе и потребителю, которому вы не оказали должного внимания из-за плохой организации работы с претензиями. Поэтому не стоит удивляться, если он выскажет на своей странице в соцсети и на форумах нелицеприятное мнение о ваших товарах или услугах, а также о равнодушии к клиентам.

Перед тем как что-то приобрести или воспользоваться услугами, потенциальные покупатели первым делом изучают отзывы тех, кто уже имеет опыт общения с данными компаниями. И если количество негативных мнений будет достаточно велико, ваши шансы получить новых потребителей близки к нулю. Именно поэтому работа с претензиями должна быть поставлена на должный уровень.

Старшее поколение привыкло доверять печатному слову и телевидению. Их путь – написать гневное письмо в газету, где за него обязательно возьмется журналист, специализирующийся на защите прав потребителей. Телеканалы тоже любят создавать программы, разоблачающие производителей некачественных товаров. Учитывая охват аудитории, легко представить, какой удар будет нанесен по репутации фирмы. Впоследствии вы даже можете выиграть суд, но сам факт того, что ваша компания упоминалась в СМИ в негативном ключе, надолго лишит вас притока клиентов.

Не допускайте, чтобы у ваших потребителей появился повод начать против вас информационную войну. Организуйте работу с претензиями так, чтобы ни один клиент не имел отрицательного опыта общения с вашей фирмой и, соответственно, не испытывал желания делиться им с широкой аудиторией. Напротив, искренние положительные отзывы помогут вам выйти в лидеры своего сегмента рынка. Проблемы с качеством товаров или обслуживания неизбежны, с этим стоит смириться. Но обязательно уделите пристальное внимание работе с претензиями, чтобы мелкие неприятности не привели вашу компанию к краху.

2 правила, которых стоит придерживаться, чтобы работа с претензиями клиентов была эффективной

Правило 1. Принимайте жалобы с благодарностью

Со стороны многое видится иначе, поэтому замечания клиентов о плохой работе вашей компании следует использовать в качестве бесплатных подсказок по оптимизации деятельности. В результате вы сможете:

  • увидеть, в чем ваши слабые места, и исправить их;
  • получить преимущество перед конкурентами, которые не ведут работу с претензиями покупателей.
Другие публикации:  Предварительный договор уступки прав требования образец

Чтобы научиться принимать критику с благодарностью, поставьте себя на место ваших клиентов. Скорее всего, вы тоже найдете недостатки в работе компании. Чаще представляйте, что клиент – ваш близкий друг или родственник. Стали бы вы игнорировать его замечания в адрес своей продукции или постарались бы улучшить ее? Стройте работу с претензиями так, будто потребители – члены вашей семьи. Они доверяют вам, так не дайте им разочароваться в ваших товарах или услугах. В благодарность вы получите доверие их родственников и друзей, а также совершенно незнакомых людей, которые прочтут их положительный отзыв о вашей компании.

Итак, вы узнали, что работа с претензиями потребителей может быть чрезвычайно полезна для процветания вашего бизнеса. Но при этом сам факт понимания того, что есть люди, недовольные результатами труда компании, остается очень неприятным. А если это крупная фирма и жалобы исчисляются сотнями? Справиться с негативными впечатлениями поможет следующее правило.

Правило 2. Деперсонализируйте проблему

Обращаясь с жалобой на плохое качество товара, клиент выражает свое недовольство, причем объектом его отрицательных эмоций поневоле становится сотрудник, который принимает звонок, читает письмо или выслушивает лично. От него требуются большие усилия, чтобы не поддаться на возмущенный тон покупателя, сохранить спокойствие и адекватно реагировать на нападки. Работа с претензиями и рекламациями требует от персонала умения абстрагироваться и не принимать гнев клиента на свой личный счет, то есть деперсонализировать ситуацию.

От проблем не застрахован никто. Но задача сотрудников, напрямую общающихся с недовольными клиентами, – помнить, что они представляют интересы компании. Именно эта миссия обязывает их выглядеть достойно, не повышать голос, а, наоборот, дать понять собеседнику, что конструктивный разговор возможен только в спокойном тоне. Клиент должен почувствовать, что вы владеете ситуацией, понимаете, что нужно сделать для ее исправления, и тогда работа с претензиями будет по-настоящему продуктивной.

Какие приемы можно использовать, чтобы оградить себя от неприятных моментов, связанных с разбором жалоб от клиентов? Как не принимать критику в качестве личного оскорбления? Попробуйте сделать следующее:

  • мысленно встаньте на сторону клиента. Постарайтесь понять, в чем причина его агрессии. Возможно, у него был неприятный опыт общения по такому же поводу с другой компанией, где к нему отнеслись без должного внимания. Покажите свою готовность разобраться в ситуации и искреннее желание помочь ему. Ваш спокойный уверенный тон будет способствовать тому, что покупатель сможет перейти к деловому разговору;
  • постарайтесь вычленить из потока эмоциональной речи клиента суть его претензий к вашей компании. Сформулируйте смысл его жалобы и спросите, правильно ли вы его поняли. Будьте настойчивы в своих попытках наладить конструктивное общение. Не получая от вас в ответ негативных эмоций, собеседник быстро успокоится и будет готов решать проблему.

Что должен делать отдел по работе с претензиями на предприятии: 7 этапов

Крупные компании, особенно с участием международного капитала, подходят к работе с претензиями очень серьезно. Этим занимается специально созданная служба с достаточно большим количеством персонала. Если организация небольшая, формируется отдел минимум из двух работников – юриста и менеджера.

В функции данного подразделения входит весь объем работы с претензиями: их учет, классификация, написание ответов, участие в судебных разбирательствах, отчет перед руководством компании. Чтобы знать, в каком направлении следует развиваться, управляющее звено должно иметь представление о сути и количестве поступающих от потребителей нареканий.

Этап 1. Определить форму претензий и разделить их по темам

Для начала отбираются документы, содержащие жалобы на качество товаров (услуг), на нарушение сроков поставки, на грубость персонала и т.д. Обязательным критерием для обращений, которые станут основой для последующей работы с претензиями, является указание фамилии лица, обращающегося с жалобой, или реквизитов компании.

При большом объеме поступающих жалоб целесообразно создать несколько разделов:

  • жалобы на нарушение сроков поставки продукции;
  • претензии по вопросам расчета сумм оплаты по договору;
  • нарекания на качество товаров или услуг.

Это позволит лучше ориентироваться в потоке обращений и сделать работу с претензиями потребителей максимально эффективной.

Этап 2. Прием претензий

Жалобы могут поступать как в устном, так и в письменном виде. Если клиент сообщает о своем недовольстве по телефону, с его слов заполняется специальная форма, в которой фиксируется суть проблемы, в каком именно подразделении возникла спорная ситуация, кто из сотрудников лично допустил действия, послужившие причиной обращения. Также клиент может изложить свою проблему в письме, указав данные для ответа. Работа с претензиями компаний-партнеров ведется исключительно с соблюдением правил делового документооборота.

Этап 3. Регистрация претензий

Регистрация входящих обращений может быть как общей, так и отдельной по подразделениям компании. Если ведется один журнал, поступающие жалобы можно выделять, присваивая номеру соответствующий буквенный гриф. Это упростит работу с претензиями внутри компании.

Этап 4. Сбор информации

Изучив суть обращения клиента, сотрудники отдела по работе с претензиями направляют запрос в филиал компании с целью получить разъяснения по поводу объективности жалобы. Для этого пишется служебная записка, к которой прикладывается копия рекламации. Получив ответ, менеджер по работе с претензиями делает вывод о наличии или отсутствии факта нарушения прав потребителя.

Этап 5. Решение проблемы

Если жалоба обоснована, следует принять срочные меры для выхода из создавшейся ситуации. Лицу, обратившемуся с претензией, направляется письмо с указанием произведенных действий.

Этап 6. Составление ответа на претензию

Статьей 12 Закона № 59-ФЗ установлен срок, в течение которого должен быть направлен ответ на жалобу, – 30 дней. Для репутации компании будет гораздо лучше, если клиент получит письмо в более ранние сроки. Это характеризует фирму как уделяющую достаточное внимание работе с претензиями.

Следует позаботиться, чтобы послание гарантированно дошло до адресата. Для этого пользуются услугами курьерской доставки лично в руки либо направляют ответ почтой с уведомлением о вручении.

Этап 7. Формирование отчета по претензиям

Деятельность отдела находит свое отражение в регулярно составляемых отчетах. Они представляются на рассмотрение руководства и выполняют важную миссию – создать полную картину работы с претензиями и сделать выводы для дальнейшего совершенствования деятельности компании.

Работа с жалобами и претензиями клиентов: эффективный способ учета претензий

Многие фирмы разрабатывают собственные методики по минимизации нареканий к качеству. Но цель, которую они преследуют, одна – довести показатель довольных клиентов до 100%. В одной из фирм по поставке оборудования существует система работы с претензиями, максимально лаконичная и в то же время очень действенная. Она включает два этапа:

Этап 1. Регистрация жалоб и исправление недочетов

Работа с претензиями начинается с приема обращений, поступающих от покупателей по электронной почте или по телефону. Как правило, они вызваны проблемами с оборудованием.

Первым шагом является фиксация претензии в специальном журнале. В нем же регистрируется выполнение ремонтных или наладочных работ, в результате которых неисправность была устранена. Ответственным за это назначен сотрудник отдела стандартизации качества. Также в его обязанности входит подготовка ответа на претензию по качеству работы.

Если вопрос можно решить, не выезжая на место установки оборудования, письмо клиенту направляется незамедлительно. Для более глубокого изучения ситуации отводится 10 дней.

Очень важным моментом является анализ работы с претензиями и рекламациями покупателей оборудования. По итогам года формируется отчет, содержащий подробную информацию о поступивших жалобах и мерах, принятых для удовлетворения клиентов.

Также в компании предусмотрено критичное количество претензий (по срокам выполнения работ или по качеству – неважно), превышение которого требует от руководства действий по анализу ситуации и изменению положения к лучшему.

Этап 2. Мониторинг с целью определения уровня удовлетворенности клиентов

Проводится регулярное изучение мнения покупателей по вопросу качества поставляемого оборудования с помощью электронной почты и факса.

Анкетирование проводится каждые 6 месяцев, а при наличии большого числа рекламаций – ежеквартально. Особое внимание уделяется клиентам, которые чаще всего высказывали претензии. Более частый мониторинг позволяет получить данные о наличии положительной тенденции.

Анкета содержит критерии качества, которые следует оценить по десятибалльной шкале. От 1 до 3 баллов – низкие оценки, 4-7 – средние и от 8 до 10 – высокие.

На основе данных мониторинга происходит расчет коэффициента удовлетворенности покупателя. Для этого произведение оценки и веса критерия делится на 100. Сумма всех значений показывает, каков процентный показатель удовлетворенности.

Если он меньше 8, принимаются срочные меры с целью стабилизации и улучшения ситуации. Они могут быть различны: замена производственного оборудования на более современное; изменение стандартов качества, принятых в компании; реорганизация работы маркетингового отдела или службы сбыта.

Если на вопрос анкеты, будет ли он рекомендовать поставщика другим покупателям, клиент ответил отрицательно, с ним связываются, чтобы узнать причины такого решения и использовать замечания в дальнейшей работе с претензиями.

Для этого показателя в компании также существует норматив. Допустимым считается, если из десяти покупателей только двое отказываются дать рекомендацию другим клиентам. Если их гораздо больше, это повод задуматься об оптимизации.

Работа с претензиями клиентов в Интернете

Социальные сети открыли множество новых возможностей для общения между людьми. Причем аудитория настолько велика, что с ней не сравнится ни одно средство массовой информации. Получив неприятный опыт сотрудничества с какой-либо компанией, потребители спешат сообщить об этом всем пользователям сети. Недовольный покупатель может одним негативным отзывом лишить вас сотен потенциальных клиентов.

В обязанности специалиста по работе с претензиями входит задача отсматривать в соцсетях отрицательные мнения о вашей продукции или услугах, оставлять свой ответ на данный отзыв и пытаться исправить положение. Кроме сетей, негативные отклики появляются на узкоспециализированных сайтах и в материалах блогеров.

Обнаружив пост, отрицательно характеризующий продукт или работу компании в целом, не оставляйте его без ответа. Вызвав автора на диалог, попытайтесь выяснить причину недовольства. В любом случае ваша адекватная реакция говорит о том, что работе с претензиями в вашей фирме придается большое значение.

Если реакции на негативный отзыв не последует, в умах многих пользователей ваша компания будет ассоциироваться с отрицательной точкой зрения одного или нескольких потребителей. Не допускайте потери сотен или тысяч потенциальных клиентов только из-за того, что вы вовремя не отреагировали на заметку недовольного покупателя.

Работа с претензиями в Интернете должна быть направлена на формирование положительного имиджа компании и создание образа поставщика товаров или услуг, дорожащего мнением своих потребителей.

Работа с претензиями: чем полезны для компании недовольные клиенты

Хотя наличие жалоб со стороны потребителей товаров и услуг является малоприятным фактом, нельзя не отметить его положительную роль в развитии бизнеса. Именно неудовлетворенные клиенты держат компании в тонусе и постоянно заставляют искать пути для совершенствования. Не секрет, что отсутствие критики губительно как для отдельно взятого человека, так и для крупного субъекта бизнеса. Работа с претензиями должна стать источником новых идей по оптимизации деятельности компании. По сути, вы должны быть благодарны каждому, кто не поленился оставить негативный отзыв или написать жалобу. Это неоценимый источник информации о недостатках, над которыми надо работать.

Работа с претензиями: правила предотвращения появления претензий

Совершая покупку или заказывая услугу, покупатель находится в постоянных сомнениях. Они касаются как необходимости приобретения товара именно в данный момент, так и выбора продавца. Стоит ли доверять свои деньги вашей компании – вот главный вопрос, который мучает потребителя в процессе покупки.

При малейших проблемах, связанных с доставкой товара или оказанием услуги, его сомнения получают дополнительную пищу. Не получив в обещанные сроки оплаченную покупку, он готов отстаивать свое право любыми способами. Если не урегулировать отношения с потребителем на этой стадии, работа с претензиями неизбежна. Поэтому всегда старайтесь придерживаться сроков поставки во избежание проблем.

Если товар приобретен и находится у покупателя, возможно появление новых поводов для недовольства. Их причиной может стать понимание, что покупка не на 100% соответствует его ожиданиям. Причем речь идет не о плохом качестве товара, а о несовпадении образа, созданного в мечтах потребителя, с реальным продуктом. Это также может стать основанием для обращения с претензией. Чтобы защитить себя, предоставляйте покупателю максимально полную информацию о товаре, указывая мельчайшие подробности в описании.

Чтобы свести объем работы с претензиями покупателей к минимуму, строго соблюдайте взятые на себя обязательства. Это касается и качества выполняемых работ, и сроков поставки товаров.

Для снижения количества претензий клиентов нужно придерживаться простых правил.

  1. Будьте честны в отношениях с покупателями. Не давайте обещаний, которые не сможете выполнить. Подробно рассказывайте обо всех нюансах, касающихся ваших товаров и услуг. Не вводите потребителя в заблуждение.
  2. С достоинством приносите извинения, если произошла какая-то накладка. Не оправдывайтесь, спокойно решайте проблему. Дайте понять, что вы полностью владеете ситуацией.
  3. Рассказывайте недовольному клиенту, как именно вы собираетесь урегулировать спорный вопрос. Советуйтесь с ним. Так вы привлекаете его к решению проблемы и делаете полноценным участником обсуждения.
  4. Обеспечивайте запас времени для исполнения своих обязательств. Непредвиденные ситуации могут свести на нет ваши усилия, поэтому предлагайте максимально допустимый срок, в течение которого будут произведены работы или доставлен товар. При этом старайтесь уложиться в наименьший отрезок времени. Возможно, кого-то это отпугнет, зато другой клиент будет очень доволен получить результат через три дня вместо оговоренных двух недель.

Современный рынок насыщен схожими товарами и услугами, поэтому преимущество в конкурентной борьбе имеют компании, которые не гонятся за сиюминутной прибылью, а выстраивают долгосрочные отношения с покупателями.

Непростительные ошибки при работе с претензиями клиентов

Ошибка 1. Обвинение. Недопустимо в ответ на претензию, справедливую или не очень, перекладывать вину на потребителя: «Вы не поняли, не досмотрели, не проверили» и т.д. Ответная реакция достаточно предсказуема – недовольный покупатель переходит в оборону.

Не допустить возникновения конфликта очень просто. Не стоит обвинять клиента, даже если он действительно в чем-то ошибся. Спокойно найдите приемлемый выход из проблемной ситуации.

Ошибка 2. Суетливые оправдания. Попытки снять с себя ответственность: «Это не моя вина! Я тут ни при чем, это все поставщики, подрядчики, монтажники…». Это происходит, когда работа с претензиями поручена человеку, не умеющему отличать нарекания в адрес работы компании от личных обид. Опытный менеджер по работе с клиентами не смешивает эти понятия, он понимает, что представляет всю компанию. От его спокойных действий во многом зависит, какое мнения сложится у потребителя о фирме в целом.

Ошибка 3. Не обращать внимания на жалобы. Попытка игнорировать обращения недовольных клиентов напоминает тактику страуса, прячущего голову.