Как оформить реквизиты письма

18.03.2018 Выкл. Автор admin

Реквизиты служебного письма

Служебную переписку ведут все организации и индивидуальные предприниматели. Под эту категорию подпадают обращения к деловым партнерам, официальные запросы в уполномоченные органы, обращения в банки и страховые компании. Но все ли умеют делать это правильно и знают, какие реквизиты включаются в бланк письма обязательно, а без каких можно обойтись? Разберемся в этой статье.

Деловая переписка необходима каждой организации или ИП для контактов с внешним миром. Хотя никаких законодательно закрепленных требований к оформлению и содержанию служебных писем коммерческих компаний нет, все равно существуют определенные условия, которые необходимо соблюдать при написании служебных писем. В частности, их принято отправлять на фирменном бланке компании, содержащем обязательные сведения об отправителе.

Электронная и бумажная переписка

Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя послания обычной почтой или по факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но реквизиты служебного письма не зависят от способа переписки. Они едины абсолютно для всех форм, для того чтобы постоянно не думать над тем, какие реквизиты включаются в бланк письма, а чего там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что не входит в формуляр письма реквизит «адресат», ведь его данные указывают на конверте, а обращение — прямо в тексте.

В качестве инструкции для грамотного составления бланка можно использовать ведомственные методички. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ» есть множество рекомендаций по служебной переписке. В частности, там указано, что при подготовке служебного письма необходимо использовать фразы этикетного характера «Уважаемый. », которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением. », которую нужно написать в заключительной части, над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю, «С уважением», руководитель организации может написать от руки, когда будет подписывать послание. Это является хорошим тоном.

Реквизиты бланка письма

Деловая переписка имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других посланий:

  • стиль написания;
  • содержание;
  • указание определенных данных отправителя.

Последний пункт прямо относится к обязательным сведениям, которые должны быть указаны в послании. Для того чтобы сделать их указание быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно применяется фирменный бланк. Это такая форма, в которой сверху или в левом углу указаны:

  1. Наименование компании (обычно дополненное логотипом).
  2. Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
  3. Основные коды (ИНН, ОКПО).
  4. Номера телефонов, факса и адрес электронной почты.
  5. Банковские реквизиты (по желанию).

Ниже принято оставлять строчки для указания исходящего номера документа и его даты. Образец письма с угловым расположением реквизитов может выглядеть примерно так:

Особенности деловой переписки

Из примера выше очевидно, что реквизиты делового письма могут быть достаточно лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут изменяться и дополняться. Например, если темой является требование об уплате задолженности, желательно дополнить шапку данными о счете в банке, чтобы адресат видел их и мог сразу исполнить требование, при желании. Кстати, само письмо может быть:

  • сопроводительным;
  • ответом;
  • требованием;
  • претензией;
  • ходатайством;
  • заявлением;
  • и т. д.

В зависимости от этого изменяется и стиль написания служебного письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования о защите персональных данных.

Отдельно нужно упомянуть о внутренней переписке в организации. Докладные и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам действуют другие требования. Составлять их на фирменном бланке не нужно, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание которых в этом случае является обязательным.

Подписывать официальные бумаги, которые отправляет организация, может не только ее директор. Подписать служебное письмо может любой непосредственный исполнитель, который составил послание. Иногда, если подпись все же ставит начальник, данные исполнителя с его телефоном следует указать внизу служебного письма, чтобы адресат мог обратиться с возникшими вопросами к тому человеку, которые знает суть дела. Выглядеть это может так:

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 1

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 2
15 – адресат;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. 3

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция». 4

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. 5

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book». 6

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 7

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3.
Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4.
Бланк письма организации с реквизитами на двух языках

Рис. 5.
Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6.
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 7.
Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8.
Бланк письма структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 9.
Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 10.
Бланк письма должностного лица с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 11.
Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 12.
Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

_____
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.
2 Там же. – Пункт 4.7.
3 Там же. – Пункт 4.4.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5 Там же.
6 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 1

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 3

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 4

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 5

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 6

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 7

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 8

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 9

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 10

Схема расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 2.

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 68.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
3-7 Там же. – Пункт 3.21.
8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

Другие публикации:  Заявление на имя директора школы об освобождении от занятий

Дополнительная информация:

Оформляем письма по ГОСТу

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.

Правильное оформление писем – успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

Категория

Виды писем

1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

По выполняемым функциям

1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

По признаку адресата

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления

1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

Подготовка и составление служебных писем

К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

подготовка и написание проекта текста;

согласование проекта и необходимое редактирование;

регистрация исходящего письма;

Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — Герб субъекта Российской Федерации;

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — Код организации;

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — Наименование организации;

09 — Справочные данные об организации;

10 — Наименование вида документа;

12 — Регистрационный номер;

13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

14 — Место составления или издания;

16 — Гриф утверждения;

18 — Заголовок к тексту;

19 — Отметка о контроле;

20 — Текст документа;

21 — Отметка о наличии приложения;

23 — Гриф согласования;

24 — Визы согласования;

25 — Оттиск печати;

26 — Отметка о заверении копии;

27 — Отметка об исполнителе;

28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

30 — Идентификатор электронной копии.

Оформление письма по ГОСТу, образец:

Оформление письма с приложением, образец:

Правила оформления деловой переписки

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

Другие публикации:  Что обозначает спор

Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

Памятка по оформлению делового письма

Бумага

Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Поля

Лист должен иметь поля не менее:

20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Дата

Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

Исходящий номер

Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Ссылка на входящее письмо

Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

Адресат

Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Текст письма

Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

Приложение

Деловое письмо с приложением оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

Подпись

Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

Печать

Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

Исполнитель

При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

Реквизиты письма

Данная статья продолжает рассмотрение правил оформления деловых писем, которые установлены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и конкретизируются в инструкциях по делопроизводству. В предыдущем номере рассказывалось о составе реквизитов письма и давались некоторые правила оформления реквизитов, используемых при создании бланков писем. Теперь речь пойдет о реквизитах, оформляемых в процессе подготовки письма.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в редакции от 30.06.2003). Законом установлено три варианта изображения герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках.

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Как правило, помещать герб субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъекта Федерации. Нормативными актами субъектов Российской Федерации для изображения герба на бланках могут предусматриваться многоцветный и одноцветный варианты.

Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами также вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности. Изображение герба субъекта Российской Федерации (герба муниципального образования) также размещается на верхнем поле документа.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы (Минобороны России, МВД России, МЧС России и др.). Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом РФ от 23.09.1992 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» (в редакции от 11.12.2002, с изменениями от 24.12.2002).

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещено изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема, товарный знак (знак обслуживания) могут размещаться на верхнем поле документа или на уровне наименования организации слева.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код организации проставляют в деловых письмах в составе справочных данных об организации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и представляет собой тринадцатизначный цифровой код. ОГРН, как и код организации по ОКПО, указывается в составе справочных данных и только в бланках писем.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – это десятизначный цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика, КПП – девятизначный цифровой код, дополняющий идентификационный номер налогоплательщика. ИНН/КПП также указывается в составе справочных данных об организации, в бланках писем.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (учредительном договоре, уставе или положении). Кроме собственно наименования на бланке указывается организационно-правовая форма организации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

На практике наблюдаются расхождения в указании наименований должностей и построении бланка письма должностного лица, что можно объяснить отсутствием четких положений по этому вопросу в ГОСТ Р 6.30-2003.

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой письма является дата его подписания должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять так: 05.06.2007.

Другие публикации:  Доверенность на ведение дел от имени юридического лица образец

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.06.05) (Пример 6).

При переписке с зарубежными партнерами следует иметь в виду, что международным стандартом ИСО 8601:2004 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год – месяц – день (разделяются дефисом), например: 2007-06-05.

Указанный порядок оформления даты закреплен также в действующем в нашей стране ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования».

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или работник службы делопроизводства при регистрации документа, которая, по правилам делопроизводства, должна проводиться в день подписания документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При направлении документов в другие организации решающее значение может иметь дата отправки документа или дата его поступления к адресату. Например, в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 03.11.2006) днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, созданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма.

Реквизит размещается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221). «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес пишется в следующем порядке:

— для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

— наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

— название республики, края, области, автономного округа (области);

— название страны (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения) и постоянным корреспондентам.

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок может отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом, даже если они оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе введены в систему контроля и исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют ее на верхнем поле документа справа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. В большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

— от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

— от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным).

Если письмо содержит однородные данные, которые могут быть систематизированы по определенным признакам, часть текста письма может быть оформлена в виде таблицы. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты (в заявках, предложениях и т.д.).

При необходимости разделения текста письма на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: проект договора аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В ГОСТ Р 6.30-2003 случаи, когда в качестве приложения выступает электронный документ, не рассматриваются. В этой связи представляют интерес положения инструкций по делопроизводству, включающие положения по этим вопросам. Например, в Инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А) установлено, что в случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc»

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия.

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия 5 файлов на магнитном носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке организации, об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес [email protected]

Подпись оформляется на 2–3 интервала ниже текста письма (под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если письмо оформлено на бланке, и полное – на письме, оформленном без бланка); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства по

физической культуре и спорту

Астраханской области Личная подпись Г.А. Лебедев

Руководитель агентства Личная подпись Г.А. Лебедев

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор
ЗАО «Партнер»