Договор о создании архива

08.06.2018 Выкл. Автор admin

Юрист сферы образования

Сайт Вихарева Александра

Как организовать архивное хранение документов в образовательном учреждении

В целях обеспечения сохранности документов, сроки хранения которых не истекли, в образовательном учреждении необходимо создать архив.

Какие документы помещать на архивное хранение?

Во-первых, те документы образовательной организации, по которым произведено исполнение, во-вторых, эти документы не требуются для повседневной деятельности, в-третьих, данные документы могут понадобиться в будущем (например, их могут запросить контролирующие органы).

Что нужно сделать, если принято решение о создании архива?

Во-первых, нужно принять локальный акт, в котором определить порядок передачи документов в архив образовательной организации и правила хранения документов. Во-вторых, необходимо подготовить помещение, в котором риск случайного повреждения документов был бы минимален (отсутствие окон, не последний этаж, максимальная удалённость от систем канализации и водоснабжения, невысокие температура и влажность, наличие огнетушителей, противопожарная дверь).

Выбирая помещение, нужно учитывать, что некоторые документы будут храниться несколько десятков лет (например, документы по личному составу), поэтому их нужно защитить от грибка (плесени), т.е. необходима принудительная вентиляция (кондиционер) и систематическая уборка.

Что указать в Положении об архивном хранении документов?
1) порядок проведения экспертизы документов (ценность и актуальность, критерии оценки, ответственные, периодичность проведения, определение сроков хранения);
2) порядок приема на хранение документов;
3) порядок уничтожения документов, сроки хранения которых закончились.

В локальном акте желательно указать сроки проведения операций с документами (например, экспертиза документов — последняя неделя квартала).

Кроме того, в Положении необходимо учитывать, что часть документов может создаваться в электронной форме — для таких документов нужно предусмотреть свои правила хранения и уничтожения.

Как классифицировать документы, хранящиеся в архиве образовательного учреждения? Оптимальный вариант — по сроку хранения:
– документы со сроком хранения 10 лет и меньше;
– документы со сроком хранения больше 10 лет и с постоянным сроком хранения.

Разделить документы необходимо для того, чтобы случайно не уничтожить документ с постоянным сроком хранения.

Так, большинство договоров (государственных (муниципальных) контрактов) должны храниться не менее пяти лет после окончания срока действия (например, договор на поставку товаров; договоры материальной ответственности; договоры аренды транспорта и услуг перевозки; договор о медицинском обслуживании (в частности, о проведении медосмотра работников) и другие договоры возмездного оказания услуг). Однако некоторые договоры имеют постоянный срок хранения — это в основном договоры, направленные на отчуждение имущества (например, бюджетное образовательное учреждение с разрешения учредителя продаёт автобус).

Срок хранения начинает течь с 1 января того года, который следует за годом, в котором окончен срок его действия (если договор расторгнут, например, 1 июня 2016 г., то срок хранения начинается только с 1 января 2017 г.). Однако срок хранения некоторых договоров может начинаться и не 1 января. Например, срок хранения договора о полной материальной ответственности может начинаться со дня расторжения трудового договора с работником.

Где хранить документы?

Наилучший вариант — металлические стеллажи с дверьми (желательно, чтобы двери запирались на ключ). Если велика потребность в систематизации документов, то для хранения можно использовать шкафы с выдвижными ящиками.

Другие статьи по теме

Навигация по записям

Как организовать архивное хранение документов в образовательном учреждении : 2 комментария

Здравствуйте, Александр! Совсем недавно на нашу электронку стали поступать Ваши письма, но они очень помогают в работе. Много нового и полезного. Спасибо огромное.

Александр! Здравствуйте.
Большое спасибо Вам за оказываемую помощь как детским садам, так и школам.
В дальнейшем будем сотрудничать.
Еще раз спасибо.

Актуальная информация на Ваш электронный адрес

Электронный архив договоров

Невозможно найти организацию, для которой не была бы актуальной проблема постоянного возрастания объёма оборота документов. Это, в свою очередь приводит к затруднению доступа сотрудников к архивам, увеличению времени, которое тратиться на поиски тех или иных документации.

Актуальность ведения дел

Следствием затрудненного доступа сотрудников к архивам являются ненужные простои и потери потенциальной прибыли. Именно поэтому для эффективной работы любого предприятия возросла актуальность электронного ведения дел, позволяющая существенно повысить эффективность работы.

Электронный архив договоров

В настоящее время необходимым атрибутом, повышающим эффективность системы управления контрактами, является электронный архив договоров. Сначала осуществляется сканирование договоров, затем из полученных файлов формируется база данных, которая и представляет собой электронный архив.

Возможности при внедрении электронного архива договоров

Также исключается дублирование документов и ощутимо упрощается их поиск. Кроме того, наличие электронных копий договоров существенно повышает надежность их хранения (срок хранения электронного архива на специальных информационных накопителях исчисляется несколькими десятками лет).

Так, электронный архив договоров помогает обеспечить максимально быстрый доступ сотрудников, участвующих в процессе подготовки контрактов к актуальным версиям документации. К тому же, электронные архивы дают возможность оперативно формировать подборки необходимых документов. Такой архив можно интегрировать практически с любыми системами управления контрактами.

Вы сможете заметно повысить эффективность вашего предприятия за счёт возможности оперативного удовлетворения большого количества запросов к необходимой документации, что позволит многократно снизить внутренние издержки.

Создание электронного архива договоров позволяет существенно повысить экономическую эффективность предприятия, а также максимально снизить возможные риски. Кроме того, успешное управление договорами оказывает благоприятное влияние на имидж компании.

Плюс к этому, централизация баз данных защитит архив от случайного, либо умышленного уничтожения, ведь для защиты информации используется система регулярного резервного копирования, благодаря чему в случае непредвиденных обстоятельств архив можно будет легко восстановить из последней копии.

Архив и хранение договоров

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Здравствуйте.
Прошу прощение, если тема такая уже есть, не нашла.

Никогда не вела делопроизводство. Хочу теперь все систематизировать.
На предприятии с 2008 года есть папки отдельно на каждый год с договорами. Одни договоры уже не действуют, другие продолжают действие. Начинаю уже путаться.
К некоторым договорам имеются приложения, я их подшиваю к договору, даже если год приложения другой. Правильно ли я делаю?

Подскажите как мне правильно хранить договоры за прошлые года? Нужно ли действующие отдельно откладывать?

Как я представляю должно быть так: например, за 2008 год недействующие договоры сшить в отдельные папки по датам срока хранения. Действующие отложить в отдельную папку — 2008.
Когда срок действия договора прекратится сшить его с другими договорами, прекратившими действие(даже если договоры будут других годов) с датой срока хранения. Соответственно все с описью.
Правильно ли я понимаю?
Спасибо.

Как создать архив с нуля?

Мы расскажем, как правильно создать архив индивидуальному предпринимателю или в только что созданном обществе с ограниченной ответственностью (ООО). Статья будет также полезна уже работающему ООО, в котором нет архива, но есть завалы документов.

Вы только что открыли свое дело – стали индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО. В этот период перед вами встанут несколько важных вопросов:

• как правильно наладить работу с документами?

• как хранить документы, чтобы в считанные минуты найти необходимый?

• как не потерять документы?

Ответ на эти вопросы один: нужно наладить четкую работу двух важных служб – делопроизводства и архива.

Первым делом необходимо изучить устав (или положение) организации, разработать организационную структуру и штатное расписание (если организация работает давно, то последние два документа уже есть).

Структура и штатное расписание организации

Структура создается (как правило, в виде схемы) исходя из направлений деятельности организации и, конечно, бюджета. Минимальная структура – это один работник (индивидуальный предприниматель или единственный участник – учредитель ООО). Он один во всех лицах: руководитель, главный бухгалтер, секретарь, архивист. Однако по договорам может нанимать соисполнителей.

Другие публикации:  Как оформить кредит чтобы одобрили

Если в ООО штат небольшой (например, десять работников), то в штатное расписание могут входить:

• руководитель организации – 1 ед.;

• заместитель руководителя – 1 ед.;

• главный бухгалтер – 1 ед.;

• бухгалтер-кассир – 1 ед.;

• секретарь (он же делопроизводитель и архивист) – 1 ед.;

• сотрудники (по основному профилю организации) – 5 ед.

На первых порах, пока объем работы небольшой, секретарь успешно справляется с двумя направлениями: ведет делопроизводство и создает архив. Главное, навести порядок в документах. Для этого необходимо составить номенклатуру дел, в основе которой лежит штатное расписание организации.

Создаем номенклатуру дел

НАШ СЛОВАРИК

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения[1].

Сроки хранения документов указывают, как правило, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010). Однако есть еще и ведомственные перечни.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярию и др.) организации.

Архивист (если архив в организации согласно структуре является самостоятельным подразделением) обычно помогает разработать номенклатуру дел.

Если организация небольшая или находится в стадии становления, функции делопроизводителя и архивиста выполняет один работник. Он же и разрабатывает номенклатуру дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (в ИП такой бланк тоже должен быть), подписывается лицом-составителем (ответственным за службу делопроизводства) и утверждается руководителем организации. На грифе «Утверждаю» ставится подпись руководителя и указывается дата утверждения.

После утверждения номенклатуры дел издается приказ (по основной деятельности) об утверждении номенклатуры дел организации (Пример 1).

После утверждения номенклатуры дел и регистрации приказа все структурные подразделения (или работники) получают выписки с заголовками дел из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе. Каждое структурное подразделение, получив выписку из общей (сводной) номенклатуры дел, должно завести папки для документов в строгом соответствии с индексами и заголовками дел номенклатуры.

Выписка из номенклатуры дел – это копия определенного раздела номенклатуры дел. Например, бухгалтерия получает выписку из номенклатуры дел, в которую входит полностью раздел № 3 («Бухгалтерия»). Сотрудники бухгалтерии, сверяясь с перечнем заголовков дел из выписки, могут правильно сформировать дела еще на этапе создания документа. Кроме того, в бухгалтерию в обязательном порядке направляются все копии приказов (по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу).

Номенклатура дел небольшой организации с перечнем документов, которые образуются практически в каждой организации, может выглядеть как в Примере 2.

Разработка номенклатуры дел – большая и трудоемкая работа. Поскольку цель этого подраздела – объяснить связь номенклатуры дел с формированием дел и их хранением в архиве, подробно рассматривать процесс создания номенклатуры дел мы не станем.

Итак, номенклатуру дел составили, утвердили и выписки из нее выдали сотрудникам. Раздавая выписки, работникам нужно объяснить, что следует завести папки-регистраторы типа «корона» в соответствии с названиями в номенклатуре дел и только в эти папки подшивать соответствующие заголовку документы.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

2 Не приводится.

Н.С. Рудина, генеральный директор, ресурс «АРХИВ ДОКУМЕНТ»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Из статьи вы узнаете:

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Как осуществляется временное хранение договоров

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Другие публикации:  Бланк заявления на развод мировому судье

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

Сроки хранения договоров в архиве

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.

Как создать архив в организации?

Вопрос-ответ по теме

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда?

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации – Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» — структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива — довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

  • организационные;
  • методические;
  • технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор — это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно – воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов – номер фонда. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

Другие публикации:  Требования к учителю на соответствие занимаемой должности

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

  1. Создание Положения об архиве.

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

  1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказао возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«10» декабря 2011 г. № 12

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее – Общество)

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

  1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
  2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
  3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
  4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
  5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива – листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

  1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
  2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3. При наличии оборудованного архивохранилища — проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях – бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления – машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

Обработка архива договоров

В любой организации, деятельность которой осуществляется не один год, имеется архив документов, в частности, договоров. Причем, чем дольше компания оказывает свои услуги, чем востребованнее ее деятельность, чем больше у организации постоянных клиентов и успешно выполненных проектов, тем больше и бумаг, которые содержит архив договоров.

А ведь время хранения бумаг ограничено

Вот и приходится систематически просматривать документы, убирать и уничтожать при этом бумаги, срок хранения которых истек. Конечно, обработка договоров может выполняться и сотрудниками организации. Довольно часто обработка архива договоров осуществляется штатными архивариусами. Если же этих специалистов в штате компании нет, то объем бумаг будет стремительно увеличиваться, и найти нужный документ при необходимости будет очень сложно.

Услуги профессиональных архивариусов

Архивариусы должны хорошо разбираться в законодательстве, ведь только в этом случае они смогут грамотно разобрать любые бумаги. Если же за состоянием документации следит не специалист, то, как правило, обработка архива договоров осуществляется экстренно и в тот момент, когда найти что-либо среди бумаг становится проблематично. Поэтому рекомендуется не привлекать к этим работам работников компании, в которой проводится обработка архива договоров, а систематически пользоваться услугами профессиональных архивариусов. К счастью, сделать это просто: достаточно обратиться к нам и поручить ей работу с документацией.

Создание архива договоров состоит из 2 видов работ:

  • из обработки архива договора, созданного ранее.
  • из обработки договоров, вновь поступивших.

Обработка договоров

Выполняется обработка договоров двумя способами, зависят которые от типа архива. Стоит отметить, что сегодня можно как составить электронный архив, так и обрабатывать документацию ручным способом. Такие способы обработки сильно друг от друга отличаются.

Обработка электронного архива

Электронная обработка архива договоров – это сканирование всех бумаг и грамотное занесение их в уже существующую или вновь составляемую базу. А ручная обработка договоров – систематизация бумаг по определенным признакам, включающая в себя и составление описи документов. Однако выход есть! Не нужно сегодня тратить материальные на зарплату штатных архивариусов. Чтобы обработка договоров была выполнена быстро и грамотно, доверить ее можно опытным специалистам компании «Архивный эксперт», которые приедут к заказчику в указанное время и оперативно выполнят все требующиеся для обработки архива договоров работы.

Выгода от наших услуг

Стоимость услуг этих профессионалов доступная. Наши архивариусы прекрасно разбираются в особенностях законодательства нашей стране. Поэтому сроки, в течение которых будет выполнена обработка договоров этими специалистами, минимальные.