Как оформить сотрудника в фирму

20.06.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Способы оформления сотрудников на работу в 2017 году

Существует несколько вариантов оформления отношений между лицом, предоставляющим работу и лицом ее выполняющим. Способ трудоустройства определяет порядок оформления на работу, права и обязанности сторон, ответственность, порядок уплаты налогов и обязательных взносов и многое другое.

В России отношения между работником (исполнителем) и работодателем (заказчиком) можно оформить одним из следующих способов:

Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем по которому работник обязуется регулярно выполнять возложенные на него трудовым договором функции, соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется обеспечить условия для выполнения работы, предоставить саму работу и своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Отношения в рамках указанного договора регулируются трудовым законодательством, в частности, Трудовым кодексом и соответствующими федеральными законами.

Признаки трудового договора:

  • включение работника в штат организации с обязанностью выполнять трудовые функции по определенной должности;
  • соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
  • невозможность передачи работы третьим лицам;
  • обязательство работодателя регулярно выплачивать з/п и обеспечивать условия труда.

Порядок оформления по трудовому договору

Оформления на работу по трудовому законодательству включает следующие этапы:

  1. Получение документов от работника.
  2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
  3. Заключение договора.
  4. Оформление и регистрация документов на работника.
  5. Внесение записи в трудовую книжку.

Принимая сотрудника на работу работодатель обязан уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы, предоставлять налоговую, статистическую и иную отчетность, предусмотренную законодательством РФ, соблюдать права и интересы работника.

Более подробно с порядком приема на работу по трудовому договору вы можете ознакомиться здесь.

Гражданско-правовой договор

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, целью которого является выполнение определенных договором работ или услуг. Гражданско-правовой договор чаще всего заключается в случае, если необходимо выполнить разовую работу, если объем оказываемых услуг невелик и смысла принимать человека в штат на непродолжительный период нет.

Виды гражданско-правовых договоров

Существует несколько видов гражданско-правового договора:

  • подряда;
  • возмездного оказания услуг;
  • комиссии;
  • перевозки;
  • транспортной экспедиции;
  • доверительного управления имуществом;
  • поручения.

Примечание: заключение гражданско-правового договора в целом является намного более выгодным и удобным, нежели чем оформление трудового договора.

Обратите внимание, что при заключении гражданско-правового договора запись в трудовую книжку не вносится, но в общий трудовой стаж время работы по указанному договору включается. В случае, если договор заключается с физическим лицом, работодатель обязан уплатить за работника подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (в ФСС взносы уплачиваются только в том случае, если это оговорено в договоре).

Сравнение трудового и гражданско-правового договоров

Основные различия между трудовым и гражданско-правовым договором

Более подробно с видами гражданско-правового договора, его плюсами и минусами для работодателя и работника можно ознакомиться здесь.

Удаленная работа

Удаленной работой признается деятельность сотрудника, осуществляемая вне стационарного места работы (дома, в транспорте, кафе, за границей и т.п.). Задание от работодателя сотрудник как правило получает удаленно: по почте, через Интернет и т.д.

Удаленная работа бывает двух видов:

Надомная работа предполагает изготовление продукции, имеющей материально-вещественную форму, например, сбор ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание и т.п.

Результатом дистанционной работы является не вещь, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Дистанционными сотрудниками могут быть журналисты, редакторы, контент-менеджеры, копирайтеры, программисты и т.д.

Удаленного работника можно оформить как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Примечание: уплата обязательных платежей и взносов зависит полностью от способа оформления сотрудника, и наличия у него статуса ИП.

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2016 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2016 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

  • частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
  • юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.

Неофициальное трудоустройство

Работа без официального оформления сотрудника грозит работодателю довольно серьезными проблемами. Действующим законодательством предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность за незаконный найм и трудоустройство сотрудников.

Так, по КоАП РФ работодатель может быть привлечен за нарушение трудового законодательства, что грозит ему, в свою очередь, штрафом от 1000 до 5000 руб. для ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

К налоговой и уголовной ответственности работодатель привлекается в связи с тем, что не исполняет в должной мере обязанности налогового агента, а именно, не исчисляет и не перечисляет в бюджет суммы налогов за своих неоформленных сотрудников.

Как ИП правильно оформить работника?

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется регистрация в Пенсионном фонде его как работодателя. Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

  • С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.
  1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
  2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.
  • В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
  • В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
  • Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в трудовой книжке о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом .

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

  • регулярная выплата работнику его заработной платы,
  • оплата больничных листов,
  • оплачиваемый ежегодный отпуск,
  • выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
  • гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Другие публикации:  Что дает страховка на кредит

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

  • ФИО работника и работодателя;
  • сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
  • идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
  • дата заключения трудового договора и место его подписания;
  • должностные функции персонала;
  • конкретное место и адрес работы;
  • в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
  • режим работы и отдыха сотрудника;
  • компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
  • условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП , у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель уплачивает взнос в Пенсионный фонд РФ, а также ежемесячные взносы в фонды обязательного медицинского страхования РФ. Но в Фонд социального страхования РФ он вносить выплаты не должен, так как его деятельность не подразумевает оплаты больничных листов.

За несвоевременное внесение взносов или полное уклонение от их выплат ИП несет ответственность, и органы власти могут взыскать с него в принудительном порядке необходимые суммы с учетом штрафных санкций и пеней. При этом процент штрафного взыскания может быть вдвое больше, если будет доказано предумышленное уклонение от уплаты.

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

Перед непосредственным приемом на работу и оформлением существуют несколько этапов, которые предусмотрены законодательством, такие как медицинское обследование, избрание на должность, либо выбор претендента на должность на конкурсной основе или др.

Шаг 1. Мед. обследование

Перед тем, как приступить работнику к выполнению своих обязанностей, сотрудник должен пройти медицинское обследование. Это касается следующих категорий граждан:

1. Несовершеннолетние лица.

2. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно (перед поступлением на работу) и повторять процедуру периодически (ежегодно — для работников, не достигших 21 года) в обязательном порядке.

Шаг 2.Гражданско-правовой договор

Должностные инструкции (не обязательно)

Должностные инструкции — перечень обязанностей работника. Предоставление должностной инструкции не обязательно, однако этот шаг поможет избавиться от ряда проблем и недоразумений, возникших между заинтересованными сторонами уже в ходе работы.

Должностные инструкции составляются и подписываются в двух экземплярах, одна копия – работнику, вторая — работодателю.

Посмотреть и скачать образцы должностных инструкций можно в нашем специальном разделе.

Шаг 4. Заключение согласно штатному расписанию трудового договора

Конвенция, принятая работодателем и его сотрудником выраженное в письменной форме называют трудовым договором. В данном договоре идет перечень прав и обязательств, которые не противоречат трудовому кодексу Российской Федерации, в противном случае договор может быть признан недействительным.

В соответствии со статьей 67 ТК РФ договор имеет право на существование только в письменной форме, составлен и подписан сторонами в двух экземплярах. При заключении трудовых договоров с определенными категориями граждан трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, которые излагают нормы трудового права, может предусматриваться согласование вероятности заключения трудовых договоров или договорных условий с определенными органами либо лицами, которые не являются работодателями по данным договорам. Либо составление договора более чем в двух экземплярах.

В трудовой договор должы быть включены определенные сведения: обязательные условия ( ч.1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ), либо дополнительные (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

В трудовом договоре непременно должны найти свое отражения следующие позиции:

1. В трудовом договоре можно указать испытательный срок. В случае неудовлетворительной работы можно уволить не подходящего сотрудника.

2. Обязательно необходимо прописывать место работы сотрудника с обозначенным структурным подразделением в трудовом договоре.

3. В трудовом договоре обязанности сотрудника должны быть прописаны конкретно и четко, или же должностные инструкции отражают обязанности.

4. В трудовом договоре непременно прописывается размер заработной платы.

5. Имеет место отражение отдыха сотрудника и режима труда.

Трудовой договор подразделяется на некоторые виды: на определенный срок (срочный договор либо контракт), а также на неопределенный срок (чаще всего используют на практике). Если при окончании срока действия договора, работник продолжает трудиться на предприятии, считается, что договор переведен в бессрочный. Работник должен подписать трудовой договор в двух экземплярах. Один — работнику, а работодателю другой экземпляр.

Трудовой договор образец 2011 года есть в нашем специальном разделе. Пример бланка трудового договора действительного на 2011 год, скачать образец которого можно прямо на данной странице.

Если рабочий день более либо менее стандартного восьми часового дня, то целесообразно составить штатное расписание. В данной ситуации в трудовом договоре указывается, что согласно штатному расписанию производится оплата труда.

Шаг 5. Заключение договора о материальной ответственности

Договор о полной индивидуальной МО — не обязательный, но желаемый документ при приеме на работу сотрудника. Договор не имеет унифицированной формы, однако существуют устоявшиеся пункты, которые этот документ должен содержать

Данный договор составляется преимущественно для служащих магазинов, складов, производственных точек, а также нередко для простых офисных сотрудников — в отношении офисной техники. Заключение договора о полной материальной ответственности также целесообразно при использовании в работе денег, либо других ценностей. Договор подписывается в двух экземплярах, одна копия — работнику, другая — работодателю. Скачать образец Договора о полной индивидуальной МО вы можете в специальном разделе нашего сайта.

Также важно отметить такой документ, как договор о коммерческой тайне, который имеет место быть в большинстве сегодняшних коммерческих организациях. Данный договор заключается по желанию, подписывается сторонами не только положение о коммерческой тайне, но и соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Шаг 6. Сотрудник пишет заявление на работу

При приеме на работу работник составляет и подписывает заявление в обязательном порядке. Заявление о приеме на работу согласуется заявителем с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое он принимается на работу, о чем на заявлении делается соответствующая письменная отметка (виза).

Заявление о приеме на работу должно содержать резолюцию, а также отметку об исполнении документа. Если заявление о приеме на работу рассматривается директором компании положительно, то производится последующее документирование приема соискателя на работу.

Шаг 7. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Книга регистрации трудовых договоров.

Сотрудник, получивший договора о МО и трудовой, расписывается о получении в книге регистрации. В случае чего, работодатель всегда сможет доказать, что служащему данные документы были выданы на руки.

Шаг 8. Публикация приказа о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу подписывается после заключения трудового договора работником и работодателем. Существуют унифицированные формы приказа о приеме на работу, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г форма № Т-1 «приказ, либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «о приеме работников».

Применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору, и его содержание должно в точности соответствовать условиям, прописанным в заключенном трудовом договоре. В идеале трудовой договор и приказ о приеме на работу не просто не должны противоречить друг другу, но должны прямо совпадать.

Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность) применяется форма N Т-1 — на одного работника, форма N Т-1а — на группу работников. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работников на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работниками трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Период работы» графа «по» не заполняется.

Факт своего ознакомления с текстом приказа сотрудник подтверждает личной подписью. Согласно действующему законодательству, на ознакомление с приказом сотруднику дается три дня с момента фактического начала работы. После этого в течение 5 дней со дня начала работыв трудовую книжку сотрдуника работодателем должна быть внесена запись о приеме на работу. Здесь следует обратить внимание: не стоит спешить с внесением этой записи — лучше дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только после этого делать соответствующую запись в трудовой книжке. Это связано с тем, что, если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ), а аннулировать запись в трудовой книжке — уже сложнее.

Шаг 9. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке.

В трудовой книжке также создается отметка. Возможно, сначала просто принять трудовую книжку, а впоследствии работы сделать запись. В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки отдельно по сотрудникам, который проработал у него от пяти дней, в том случае, когда данная работа у работника является основным заработком. Работодатель должен оформить трудовую книжку, если она ещё не была заведена у работника. Если помимо основной работы, работник также трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка.

Другие публикации:  Приказ на компенсацию отпуска 1с 82

Шаг 10. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек.

Необходимо отразить сведения в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к этим книгам, а также заполняем Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к этим книгам. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 утверждены формы данных документов. Регистрировать личные карточки сотрдуников можно, например, в журнале учета личных карточек .

Шаг 11. Оформление личной карточки на служащего

На каждого работника необходимо оформить личную карточку. Затем под роспись в личной карточке, необходимо ознакомить каждого работника с отраженными в карточке записями, а также с записями, внесенными в трудовую книжку. Существуют унифицированные формы утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Это форма № Т-2 «личная карточка», форма № Т-2ГС(МС) «личная карточка государственного (муниципального) служащего», а также форма № Т-4 «учетная карточка научного, либо научно-педагогического работника». На этом этапе важно помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Шаг 12. Оформление личного дела работника (не обязательно)

Шаг 13. После оформления: Постановка на учет в органах

Если работодатель впервые принимает на работу служащих, то ему необходимо встать (в определенные сроки) на учет как работодатель, в следующие органы:

1. В пенсионный фонд, в срок до 30 дней.

2. В ФСС, необходимо встать на учет до 10 дней.

3. В ФОМС, до 30 дней.

Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:

1. Пенсионном фонде.

Отказ в регистрации трудового договора по причинам нарушения трудового законодательства, низкого оклада, либо имеющейся задолженности работодателя, законодательством РФ не предусмотрен.

Медицинский полис на сотрудника

На каждого работника нужно в страховой компании получить медицинский полис, и выдать его работнику на руки. Работник, с 1 марта 2011 года, должен самостоятельно оформить данный полис.

Штрафы

Штрафы начисляются за неправильное оформление, не постановку на учет, либо за не оформление в соответствующих фондах, согласно статье 5.27 Нарушение законодательства о труде и об охране труда (Кодекс РФ об административных правонарушениях).

Индивидуальному предпринимателю начисляется штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности предпринимателя на срок до девяноста суток).

Организациям начисляются штрафы от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности организации на срок до девяноста суток).

Социальные отчисления на работников и налоги с зарплаты

НДФЛ должен отчислять работодатель со ставкой 13% за каждого работника, и помимо этого со своего дохода идут перечисления в ФФОМС, ПФР, ФСС, ТФОМС. Данные отчисления начисляются в зависимости от вида деятельности и выбранного налогового режима.

Как оформить сотрудника в штат

Заключая трудовой договор с работником, его зачисляют в штат фирмы. Эта процедура требует специального документального оформления. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами бератора.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии
с которым (ст. 56 ТК РФ):

  • работодатель предоставляет работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечивает надлежащие условия труда, своевременно и в полном размере выплачивает заработную плату;
  • работник лично выполняет определенную этим соглашением трудовую функцию
    в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения человека к работе с ведома или по поручению работодателя, если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Общие правила заключения трудового договора

Заключать трудовой договор можно с лицами, достигшими возраста 16 лет, кроме случаев, предусмотренных законодательством о правовом положении иностранных граждан в РФ.
Кроме того, с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки трудовой договор можно заключить и с молодым человеком, достигшим 14 лет, который еще получает общее образование. При этом он может трудиться в свободное от учебы время, выполнять легкую работу, которая не причинит вреда его здоровью и ущерба освоению общеобразовательной программы (ст. 63 ТК РФ).

Минимальный возраст для иностранца – 18 лет, это установлено статьей 327.1 Трудового кодекса.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника (под роспись)
с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и другими документами, непосредственно связанными
с трудовой функцией работника.

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1), при приеме на работу знакомить сотрудника со штатным расписанием не обязательно. Этот документ фиксирует распределение труда между работниками организации и не связан непосредственно с трудовой деятельностью. Однако это сделать будет нужно, если обязанность работодателя знакомить сотрудника при приеме на работу со штатным расписанием предусмотрена коллективным договором.

Какие документы при заключении трудового договора должен представить работник

При заключении трудового договора работник может написать заявление. Закон не установил строгой формы такого заявления, поэтому его составляют произвольно.

В тексте заявления должны быть указаны:

  • должность, на которую поступает новый сотрудник;
  • дата, с которой он приступает к работе.

При написании заявления указываются адресат (кому направлено заявление) и составитель
(от кого исходит заявление). Составитель ставит свою подпись и дату, когда написано заявление. Уполномоченное на прием сотрудников лицо налагает резолюцию о приеме,
а кадровик делает отметку об исполнении.

Читайте в бераторе

Отметкой об исполнении обычно удостоверяют факт издания приказа о приеме на работу и направлении заявления в личное дело работника.

На основании заявления оформляют приказ о зачислении сотрудника на работу и личную карточку на него. Затем с ним заключают трудовой договор.

Работнику нужно принести паспорт, трудовую книжку и пенсионное страховое свидетельство,
а также документы воинского учета – для военнообязанных российских граждан. Если человек поступает на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовую книжку. Когда сотрудник устраивается на работу по совместительству, он может трудовую книжку не предъявлять.

Иностранцы документы воинского учета не предъявляют, кроме случаев, установленных федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, международными договорами Российской федерации (ст. 327.3 ТК РФ).

Если работа сотрудника требует специальных знаний, работодатель вправе потребовать от него документы об образовании или профессиональной подготовке.

Документ должен быть заверен печатью образовательного учреждения.
Если у образовательного учреждения есть гербовая печать, изготовленная до 1 сентября 2013 года (до вступления в силу нового закона об образовании, которым отменено требование обязательного проставления на документах об образовании гербовой печати), то ее можно использовать для заверения документов об образовании (письмо Министерства образования
и науки РФ от 4 июня 2015 г. № 05-2038).

Иностранный диплом

Нередко российские специалисты получают образование или специальные знания в иностранных государствах. Чтобы иметь возможность принимать на работу таких специалистов, иностранные дипломы, свидетельства, сертификаты, иные документы, полученные за рубежом, должны быть признаны на территории Российской Федерации, то есть легализованы (их подлинность и юридическая сила должны быть подтверждены) и переведены на русский язык (часть 13 ст. 107 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). От консульской легализации освобождены документы, выданные на территории государств, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года (Россия, являясь правопреемником СССР, – одна из ее участниц). Но на них должен быть проставлен специальный штамп – Apostille, который проставляется на основании свидетельства о признании документа в России.

Процедуру признания иностранного документа об образовании в России проводит Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) на основании утвержденного Минобрнауки РФ Административного регламента, утвержденного приказом министерства
от 24 декабря 2013 г. № 1391.

Специалист, имеющий документ об образовании иностранного образца (или его представитель по доверенности) должен подать заявление с приложенными к нему следующими документами:

  • оригинал документа об иностранном образовании и (или) квалификации и приложение к нему (если последнее предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ);
  • копии документов, удостоверяющих личность заявителя, а также обладателя документа
    об образовании и (или) квалификации (если обладатель не является заявителем);
  • заверенный в установленном порядке перевод или заверенная надлежащим образом копия (если документ полностью дублируется на русском языке) документа об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации и приложения к нему, включая перевод печатей, имеющихся на документе и на приложениях;
  • доверенность, выданная в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса , и ее заверенный в установленном порядке перевод на русский язык (если заявление подается законным представителем обладателя документа об образовании).

Этот пакет документов можно направить в Рособрнадзор лично, по почте или электронно.
После принятия заявления оригинал документа об иностранном образовании возвращается.

Вопрос о признании документа иностранного государства об уровне образования и (или) квалификации на территории РФ должен быть решен в течение 45 дней со дня приема документов. Если потребуется получить дополнительные сведения (о содержание образования, форме его получения и т.д.) этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 календарных дней.

Результат рассмотрения может быть как положительным, так и отрицательным.

Не все документы об образовании, полученном за границей, требуют легализации через Рособрнадзор.

Это документы, полученные в ведущих вузах Австралии, Австрии, Бельгии, Бразилии, Великобритании и Северной Ирландии, Германии, Дании, Израиля, Ирландии, Испании, Италии, Канады, Нидерландов, Новой Зеландии, Норвегии, Сингапура, США, Финляндии, Швейцарии, Швеции, Кореи, Японии (этот перечень утвержден распоряжением Правительства РФ
от 30 декабря 2015 г. № 2777-р).

Особенности заключения трудового договора

Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья. Категории работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если на работу приходит руководитель высшего звена, необходимо в ФНС России запросить
о нем информацию из реестра дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП РФ).

Для трудоустройства на работу в сфере образования, воспитания, развития, отдыха, медицинского обслуживания и т. д. несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ) необходимо представить справку от органа МВД России об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о реабилитации и прекращении уголовного преследования.

Если на работу поступает иностранный гражданин или лицо без гражданства, они должны наряду с документами, предусмотренными статьей 65 Трудового кодекса, предъявить работодателю (ст. 327.3 ТК РФ):

  • временно пребывающий в Российской Федерации – разрешение на работу или патент; договор (полис) ДМС или договор работодателя с медицинской организацией об оказании первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме. Причем полис ДМС требуется также и от граждан стран ЕАЭС (письмо Минтруда РФ от 17 декабря 2015 г. № 16-4/В-823).Исключение – граждане Белоруссии, которым бесплатная медицинская помощь гарантирована Договором о создании Союзного Государства, и дополнительная медицинская страховка для них не обязательна;
  • временно проживающий в Российской Федерации – разрешение на временное проживание;
  • постоянно проживающий в Российской Федерации – вид на жительство.
Другие публикации:  Приказ мвд рф 845 2018 год

Разрешение на работу может быть предъявлено иностранным гражданином или лицом без гражданства работодателю после заключения ими трудового договора, если он необходим для получения разрешения на работу. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения иностранным гражданином или лицом без гражданства разрешения на работу и внесения сведений о разрешении на работу в трудовой договор.

Обязательные документы, которые работник представляет при приеме на работу, включают в его личное дело.

Какие документы оформляет работодатель

По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Основные условия трудового договора

Заключать трудовой договор со своими работниками должны фирмы, частные предприниматели и работодатели – физические лица. В последнем случае трудовой договор необходимо зарегистрировать в местной администрации.

Нельзя ограничиться лишь заявлением о приеме на работу. Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.

В трудовом договоре необходимо указать:

  • работника (фамилия, имя, отчество, ИНН);
  • работодателя – название фирмы или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность;
  • сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор;
  • место и дату заключения трудового договора;
  • место работы;
  • трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы;
  • дату начала работы и срок действия договора;
  • условия оплаты труда;
  • режим труда и отдыха;
  • компенсации за вредную работу;
  • условия, определяющие характер работы;
  • условие об обязательном социальном страховании.

Перечень обязательных (или существенных) условий, которые должен содержать трудовой договор, указан в статье 57 Трудового кодекса.

Помимо существенных в договор можно включить дополнительные условия. Например,
об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя)
и др.

В договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работник должен быть под расписку с документом ознакомлен. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).

Если работнику установлена оплата труда исходя из МРОТ, то в случае изменения МРОТ с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой договор нельзя включать условие о снижении заработной платы за нарушение работником правил внутреннего трудового распорядка или о продолжительности ежегодного отпуска меньше 28 календарных дней. Это может повлечь штраф.

Чтобы убедиться, как работник будет справляться со своими обязанностями, в договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Причем это условие нужно отразить именно в договоре. Нельзя устанавливать испытательный срок приказом, даже с согласия работника. Если в договоре об испытательном сроке не упомянуто, работник считается принятым на работу без испытания.

Срок испытания для рядовых сотрудников не может превышать трех месяцев. Даже если трудовым договором (незаконно) установлен более длительный испытательный срок, уволить сотрудника, как не выдержавшего испытание, за пределами трех месяцев нельзя (Апелляционное определение Московского областного суда от 8 июня 2015 г. по делу
№ 33-13330/2015). Для руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей обособленных подразделений этот срок может составлять шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ). Если договор заключен на период от двух до шести месяцев, срок испытания не может превышать двух недель.

Для некоторых работников (лиц до 18 лет, беременных женщин и женщин с детьми до полутора лет, молодых специалистов в течение года после окончания учебы и др.) устанавливать срок испытания запрещено. Полный перечень таких работников дан в статье 70 Трудового кодекса.

Если работник в течение испытательного срока заболеет, этот срок на время болезни приостанавливается.

Условия труда на рабочем месте

При установлении по результатам проведения специальной оценки условий труда классов (подклассов) условий труда на рабочих местах сведения об этих классах (подклассах) включаются в трудовые договоры, заключаемые с лицами, принимаемыми на работу, после составления отчета о проведении специальной оценки условий труда в отношении соответствующих рабочих мест (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 28 декабря 2013 года
№ 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

В трудовые договоры с работниками, заключенные с 1 января 2014 года, в отношении рабочих мест которых не проводилась специальная проверка условий труда, должны включаться сведения о классах (подклассах) условий труда на рабочих местах, установленных по результатам аттестации рабочих мест, если эти результаты являются действительными на дату заключения трудового договора.

Если соответствующие условия не были внесены в такие трудовые договоры, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (часть третья ст. 57 ТК РФ).

На трудовые договоры, заключенные до 1 января 2014 года, требование об указании в трудовом договоре условий труда на рабочем месте не распространяется. Такие условия могут быть включены в трудовой договор по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

Если вы принимаете сотрудника на вновь организованное рабочее место, на котором еще не осуществлялась оценка условий труда, в трудовой договор можно включаить общие характеристики рабочего места: описание, используемое оборудование и особенности работы. Когда спецоценка будет завершена, в договор нужно будет внести недостающие сведения: класс (подкласс) условий труда, полагающиеся сотруднику гарантии и компенсации (письмо Минтруда России от 14 июля 2016 г. № 15-1/ООГ-2516).

Трудовой договор с иностранцем

В трудовые договоры с работниками – иностранными гражданами или лицами без гражданства, помимо сведений, предусмотренных статьей 57 Трудового кодекса, необходимо включать
(ст. 327.2 ТК РФ):

  • по временно пребывающим в Российской Федерации – данные о разрешении на работу
    или патенте (для «безвизовых» иностранцев);
  • основания для оказания в течение срока действия трудового договора первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме (реквизиты договора (полиса) добровольного медицинского страхования, который предъявляет при трудоустройстве сам работник, либо заключенного работодателем с медицинской организацией договора о предоставлении платных медицинских услуг).
    Срок действия полиса (договора) должен быть не менее срока действия трудового договора (письмо Минтруда РФ от 26 сентября 2016 г. № 16-4/В-465);
  • по временно проживающим в Российской Федерации – данные о разрешении на временное проживание;
  • по постоянно проживающим в Российской Федерации – данные о виде на жительство.

На какой срок заключается трудовой договор

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, на какой срок заключать трудовой договор – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

  • если в договоре не указан срок его действия;
  • если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Договор составляют в двух экземплярах. И работник, и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет без его ведома в договор новые условия.

В части первой статьи 59 Трудового кодекса приведен перечень ситуаций, в которых обязательно нужно оформлять срочный договор. Все эти условия обусловлены характером предполагаемой работы.

В частности, срочный трудовой договор заключается на время:

  • исполнения обязанностей отсутствующего работника;
  • выполнения сезонных работ;
  • выполнения временных (до двух месяцев) работ;
  • проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.

Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека
в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не приступив к работе, оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере. Таким образом, срочный договор также преобразовывается в бессрочный (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15 мая 2015 г. по делу № 33-2752/2015).

В статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы. Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.

Что касается оформления срочного трудового договора с иностранным работником, временно пребывающим на территории России, то этот случай в Трудовом кодексе не предусмотрен среди обязательных. Срочные договоры с иностранными работниками и лицами без гражданства заключаются на общих основаниях (ст. 327.1 ТК РФ). Это не зависит от того, на какой срок выдан патент, то есть при соблюдении условий, установленных статьей 59 Трудового кодекса, договор будет срочный, при не соблюдении – на неопределенный срок (письмо Роструда от 23 октября 2013 г. № ПГ/9509-6-1).

Однако в связи с истечением срока действия или лишением иностранного работника права на работу договор должен быть расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно статье 77 Трудового кодекса.

Читайте в бераторе

Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения. Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Закон предусматривает возможность преобразовать срочный договор в бессрочный.

Бессрочный трудовой договор не может быть преобразован в срочный, в том числе по соглашению сторон (ст. 9 ТК РФ). Исключение – расторжение бессрочного и заключение срочного контракта с госслужащим, которому продлен срок службы сверх предельного возраста (ч. 4 ст. 25 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Трудовой кодекс не регламентирует, как оформить преобразование срочного трудового договора в бессрочный. Однако рекомендуется внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Статья подготовлена экспертами бератора «Зарплата и кадры».