Как правильно оформить повторное письмо

13.02.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Как написать письмо-напоминание?

Несмотря на превалирование в XXI веке электронной почты, практически не одна организация не отказалась полностью от бумажной переписки с партнерами и клиентами. Рассылаемая традиционным способом корреспонденция имеет самое разное содержание – это могут быть счета, поздравления, объявления, а также напоминания.

Письма-напоминания относят к информационным документам. Их основная цель заключается в том, чтобы напомнить адресату о необходимости выполнения тех или иных обязательств. Как правило, такие письма посылаются, если:

  • Вторая сторона не соблюдает условия договоренности, нарушает законодательные нормы, при этом нельзя обсудить данный момент и прийти к общему знаменателю по телефону, либо посредством личного общения.
  • Также подобное письмо нередко отправляют, чтобы напомнить о приближении срока поставки либо оплаты товара и пр. Особенно если есть подозрения, что партнер может не выполнить договорные условия.
  • Письмо-напоминание может носить предупредительный характер и содержать в себе информацию о тех мерах, которые будут предприняты в случае невыполнения взятых на себя обязательств. Еще такого рода документы могут являться просьбой.
  • В отдельных ситуациях взаимоотношения между организациями могут строиться исключительно с помощью письменного общения, тогда все вопросы решаются через переписку, без личных и телефонных переговоров. В таком случае письма-напоминания – это обычный способ взаимодействия сторон.

Нередко в письмах-напоминаниях содержится ссылка на другой документ, где изложены права и обязанности обеих сторон. Подобное письмо может содержать сведения, которые до настоящего момента не были известны адресату. Если напоминание содержит предупреждение, то оно не должно звучать как угроза. Однако упомянуть о возможных санкциях допускается.

Что касается стиля изложения, письма-напоминания, как и другая деловая переписка, должны быть тактичными, написанными в официально-деловом стиле. Печатаются такие письма на обычной бумаге формата А4 или фирменных бланках организации. В них, как и в другой подобной документации, помимо непосредственно текста указывается дата составления, регистрационный номер, информация о получателе и отправителе.

Обычно письмо-напоминание включает в себя 2 раздела:

  1. В первом разделе кратко описываются те причины, по которым составитель решил отправить данный документ. В этой части используются такие выражения, как «Напоминаем о сроках …», «Обращаем ваше внимание …», «Настоящее письмо имеет целью …», «Вынуждены Вас предупредить …», «Считаем необходимым Вас уведомить …» и пр. Здесь же может быть указана сумма задолженности адресата, сроки оплаты/поставки товара и пр.
  2. Во втором разделе письма излагаются требования отправителя и обязательства адресата, а также возможные санкции, которые будут применены в случае невыполнения указанных обязательств. Допускается использование следующих выражений: «Убедительно/настоятельно просим Вас выполнить взятые на себя обязательства …», «Настаиваем на получении …», «Требуем немедленно принять меры до … числа …» и пр.

Предполагается, что на письмо-напоминание должен прийти официальный ответ. Если отправитель такого не получил, и никакие меры по урегулированию ситуации со стороны фирмы-партнера предприняты не были, допускается отправка вторичного письма с соответствующей пометкой. Повторное письмо-напоминание содержит ссылку на ранее отосланный документ, начальный договор, пожелания или же требования отправителя и информацию о возможных санкциях. Если же и на этот раз никаких действий не последует, пишется новое сообщение, но уже предупредительного характера, информирующее о намерении автора применить указанные в письмах-напоминаниях санкции.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Как правильно написать письмо

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Другие публикации:  До какого года действует программа материнский капитал какая сумма

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  • об исполнении взятых на себя обязательств,
  • о соблюдении норм закона,
  • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

  • электронную почту,
  • факсовым сообщением
  • или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  • по почте;
  • курьером;
  • по и-мейл;
  • факсом;
  • передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

  • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
  • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  • аудиореклама на местной радиостанции;
  • проведение тематических мероприятий и др.
Другие публикации:  Приказ денежная наличность

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: [email protected]
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

23 способа написать письмо, на которое вам ответят

7 минут на чтение,

Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо ? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .

Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.

К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.

Писать такие имейлы очень просто . Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».

Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.

Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».

Если вам не ответили:

  1. Отправьте ценный, полезный совет.
  2. Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.
  3. Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.
  4. Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
  5. Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
  6. Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
  7. Упомяните недавний пост из блога получателя.
  8. Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
  9. Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
  10. Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
  11. Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
  12. Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
  13. Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
  14. Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему ).
  15. Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.
  16. Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров ).

Если произошло одно из этих событий:

  1. Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
  2. Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
  3. Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
  4. Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
  5. Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.

Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:

  1. Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
  2. Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкурентом начнет подходить к концу.

Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:

Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:

  • Ваш потенциальный покупатель взял на себя какие-то обязательства и не выполнил их или не вышел на связь.
  • В письме или во время звонка по поводу этой ситуации вы должны максимально сфокусироваться на невыполненных обязательствах, а не просто проверить, все ли в порядке.

В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо :

  1. Если вам обещали написать через определенное количество дней/недель/месяцев.
  2. Если после звонка с вами так и не вышли на связь.
  3. Если вам не ответили на запланированный звонок.
  4. Если вас попросили подождать неделю, чтобы обсудить предложение с коллегами , а затем так и не связались.
  5. Если не были выполнены обязательства по подписанию контракта.
  6. Если получатель начал пользоваться вашим продуктом, но так и не поделился результатами или впечатлениями .

Проверенное правило для таких писем — это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.

Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.

Другие публикации:  Приказ минсельхоза россии 258

Как написать повторное письмо если нет ответа

Как написать повторное письмо если нет ответа

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание имеет следующую структуру:

Основная цель написания письма-напоминания – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

п.; — более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора; — информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления.

Структура письма). Письмо-напоминание состоит из двух частей:

Напоминаю обстоятельства дела: Дата регистрации: 21.05.2008 Дата регистрации: 22.06.2010 Дата регистрации: 22.06.2010 Ответа на моё обращение из прокуратуры в установленные законом сроки не последовало. СКАЗАЛИ ТАК НЕ ПИШУТ УКАЗЫВАЙ СТАТЬИ и ЗАКОН НА КОТОРЫЕ ССЫЛАЕШЬСЯ( Дата регистрации: 30.07.2009 люди не могут быть поголовно грамотными Рекомендую написать как напишется, и приписать в конце-в случае повторного отсутствия ответа буду вынуждена обратиться в вышестоящую инстанцию.

Как написать идеальное письмо?

Всегда четко указывайте в начале, что вы хотите от получателя.

Особенно, если вы написали длинное письмо. 3. Используйте разбивку текста. Выделите несколько пунктов, параграфов, проставьте нумерацию.

Необходимо, чтобы текст выглядел структурированным. Собеседнику будет гораздо проще ориентироваться в нем, и письмо не будет выглядеть громоздким.

Поэтому всегда необходимо писать адресные письма с именем.

Как написать повторное письмо если нет ответа

Если речь идет о письме по электронной почте, то на всё это требуется один-два дня, если об официальном письме, пусть даже отправленном в электронном виде, — больше.

Если ваше письмо не было адресовано непосредственно тому человеку, который может дать вам ответ, прибавьте еще день-другой на пересылку «по инстанциям». Для некоторых запросов, например, в органы власти, существуют нормативные сроки ответа, это тоже стоит учитывать.

Если расчетное число дней прошло, а ответа нет, можно деликатно напомнить о себе: написать новое письмо с формулировкой «Уточните, пожалуйста, получили ли Вы наше письмо от … о .

Во избежание недоразумений пересылаем письмо снова».

Так вы покажете, что ни в чем не обвиняете адресата, просто проверяете, не возникло ли технических проблем.

Как правильно написать письмо-напоминание

Довольно часто письмо-напоминание является вместе с этим и письмом-просьбой, или служит ответом на какой-либо документ, или даже содержит перечень мер, которые будут приняты в случае невыполнения каких-либо обязательств. Также в письме-напоминании могут содержаться ссылки на пункты договора или другого документа по сделке, которые не были выполнены.

Письмо составляется на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов и содержит в себе: Фразы, которые можно использовать, составляя письмо-просьбу: Напоминаем вам, что согласно договора.

Как написать письмо-напоминание

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Такое напоминание одновременно является и просьбой к получателю. Письмо-напоминание и структура его написания: Целью написания данного уведомления является напоминание стороне договора о взятых на себя обязательствах или повторно проинформировать получателя, если на ваш запрос не было ответа.

Образец примерных фраз письма-напоминания: При оформлении такого письма лучше всего его заполнять на фирменном бланке организации.

Составляем письмо-напоминание

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

  • Считаем необходимым Вас уведомить;
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
  • Обращаем ваше внимание;
  • По причине задержки оплаты;
  • Настоящее письмо имеет целью;
  • Вынуждены Вас предупредить;
  • Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

  • Настаиваем на получении;
  • Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
  • Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
  • В заключение выражаем надежду на…
  • В заключение хотим напомнить Вам о.

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

Пример письма напоминания

Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

Далее нужно поставить дату, когда документ был составлен, указать регистрационный номер документа.

Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.