Как правильно сослаться на приказ

16.03.2018 Выкл. Автор admin

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

  • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказ по основной деятельности;
  • приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

  • инициирование издания приказа;
  • сбор необходимой информации;
  • подготовка проекта документа;
  • согласование;
  • проверка правильности оформления;
  • подписание;
  • доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях. «, «На основании. «, «В связи с. «.

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. «, «Начальнику отдела кадров Иванову В. П. » и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

  • наименование организации — автора документа;
  • наименование вида документа — «Приказ»;
  • дата, номер;
  • место издания, заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • отметка об ознакомлении с приказом работника;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Другие публикации:  Жалоба на жкх в смоленске

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

Как правильно указывать библиографические ссылки на материалы системы ГАРАНТ

Статья раскрывает вопросы правильного указания библиографических ссылок на материалы, опубликованные в системе ГАРАНТ.

В статье на основе положений ГОСТов об информации, библиотечном и издательском деле приводятся конкретные примеры проставления ссылок на нормативные акты и авторские материалы, опубликованные в системе ГАРАНТ.

Материал подготовлен экспертами компании «Гарант».

Библиографические ссылки необходимо указывать во всех случаях рассмотрения, упоминания или цитирования в научной работе других произведений. Они требуются для идентификации и поиска источников, на которые ссылается автор. Библиографические ссылки составляются на любые опубликованные и неопубликованные документы, в том числе представленные в электронном виде. В данной статье рассматриваются правила оформления библиографических ссылок на материалы, размещенные в Электронном периодическом справочнике «Система ГАРАНТ» (ЭПС «Система ГАРАНТ»).

Согласно ГОСТ Р 7.0.5–2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 апреля 2008 г. N 95-ст ) ссылки на электронные ресурсы составляются по общим правилам с учетом некоторых особенностей. При этом для ссылок на составные части электронного ресурса, в частности, на материалы системы ГАРАНТ, требуется аналитическое двухуровневое библиографическое описание, в котором на первом уровне приводятся заглавие и другая информация о составной части, а на втором уровне — сведения об электронном ресурсе, идентифицирующем составную часть. При описании элементов аналитической ссылки необходимо также руководствоваться общими правилами представления сведений, установленными Межгосударственным стандартом ГОСТ 7.1–2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25 ноября 2003 г. N 332-ст ) и Межгосударственным стандартом ГОСТ 7.82–2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления» (принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации, протокол N 19 от 22 мая 2001 г.).

Сведения о составной части электронного ресурса

Согласно установленным правилам элементы описания составной части электронного ресурса могут быть представлены по следующей схеме: Заголовок. Основное заглавие [Общее обозначение материала] : сведения, относящиеся к заглавию / сведения об ответственности. Сведения об издании. Примечания.

Заголовок. Обязателен для аналитических материалов системы ГАРАНТ, созданных не более чем тремя авторами. Он может содержать имена одного, двух или трех авторов документа, отделяемые друг от друга запятой. Сначала приводится фамилия автора в именительном падеже, затем — его инициалы. Если авторов более трех, то заголовок не составляется. Имена авторов, указанные в заголовке, не повторяются в сведениях об ответственности.
Примеры
Иванов А.
Крапивин О.М., Власов В.И.

Основное заглавие документа. Приводится название документа в том виде, в каком оно дано в системе ГАРАНТ, с сохранением последовательности слов и знаков. Основное заглавие может состоять из одного или нескольких предложений.
Примеры
Единый поисковый регистр электронных версий бераторов
Могут ли работники нести полную материальную ответственность при отсутствии соответствующего договора? Возможно ли привлечение к материальной ответственности, если работники, виновные в причинении ущерба, уже уволились?
Интернет-интервью с председателем Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по культуре Ивлиевым Г.П. «Перспективы развития электронных библиотек в Российской Федерации»

Общее обозначение материала. Для обозначения материала документов системы ГАРАНТ используется обобщающий термин «Электронный ресурс». Данный вид материала может указываться и в тех случаях, когда ссылка на документ системы ГАРАНТ включается в массив ссылок на документы различных видов. Общее обозначение материала приводят сразу после основного заглавия с прописной буквы в квадратных скобках без сокращения.
Пример
Гульбин Ю. Т. Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации [Электронный ресурс]

Сведения, относящиеся к заглавию. К ним относится любая дополнительная информация, необходимая для раскрытия или пояснения основного заглавия. Перед данным элементом библиографической ссылки ставится двоеточие с пробелами до и после него. Отдельные разнородные сведения также разделяются двоеточием, между однородными сведениями ставится запятая, если иное оформление не предусмотрено в источнике. Сведения, относящиеся к заглавию, можно формулировать самостоятельно на основе анализа документа, в этом случае они заключаются в квадратные скобки.
Примеры
Гражданский процесс [Электронный ресурс] : учебник
Земельное законодательство. Общие положения [Электронный ресурс] : [схема]
Практическая налоговая энциклопедия (под ред. Брызгалина А.В.) [Электронный ресурс] : [в 28-и т.] : т. 1

Сведения об ответственности. Указывается информация о создателях произведения. Она может состоять из имен лиц и названий организаций с уточнением вида выполненной ими работы (авторство, редакция, составление, подготовка к изданию, перевод и т. п. ). Сведениям предшествует знак косая черта с пробелами до и после него. Разнородные сведения отделяются друг от друга точкой с запятой, однородные сведения — запятыми. Если сведения об ответственности составной части документа совпадают с заголовком, то они не приводятся.
Примеры
Комментарий к Налоговому кодексу Российской Федерации (частям первой и второй) [Электронный ресурс] / Горшкова Л.Л., Борисов Ю.К., Кудрявцева А.Л., Годунова Н.С.; под ред. Горшковой Л.Л.
Григорьева Е. А. Комментарий к отдельным главам Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24 июля 2002 г. N 95-ФЗ [Электронный ресурс] / под ред. Суворовой С.Г.

Другие публикации:  Размер пособия за ранние сроки беременности 2012

Сведения об издании. Содержат информацию об особенностях данного издания произведения по отношению к его предыдущему изданию. Если сведений об издании несколько, они отделяются друг от друга запятыми. В данной области библиографической ссылки могут также указываться сведения об ответственности, если они относятся исключительно к данному изданию.
Примеры
Рыжаков А. П. Постатейный комментарий к Арбитражному процессуальному кодексу РФ [Электронный ресурс]. Изд 3-е , испр. и доп.
Чубукова С.Г., Элькин В. Д. Основы правовой информатики (юридические и математические вопросы информатики) [Электронный ресурс] : учебное пособие / под ред. Рассолова М. М. Изд . 2-е , испр. и доп. / под ред. Рассолова М.М., Элькина В.Д.

Примечания. В примечании приводится дополнительная информация о технических особенностях электронного документа. Обязательными являются сведения об ограничении доступности и дате обновления материала. В системе ГАРАНТ для получения необходимой дополнительной информации о документе предусмотрена соответствующая вкладка, которая открывается с помощью горячих клавиш Alt+I. На данной вкладке, в частности, указывается дата обновления документа.
Пример
Налоговый кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] : части 1 и 2: с изм. и доп. Дата обновления: 29.06.2013 . Доступ из системы ГАРАНТ.

Сведения об идентифицирующем электронном ресурсе

Сведения о системе ГАРАНТ (идентифицирующем составную часть электронном ресурсе) содержатся на титульном экране в строке заголовка, а также в подразделах «Информация о комплекте» и «О программе…» раздела «Помощь» командного меню. Из указанных внутренних источников можно узнать сведения, относящиеся к заглавию, сведения об ответственности и выходные данные.

В общем виде схема описания периодического идентифицирующего электронного ресурса имеет следующий вид: Основное заглавие: сведения, относящиеся к заглавию / сведения об ответственности. Сведения об издании. Год издания. Примечание.

Описанию идентифицирующего электронного ресурса должен предшествовать знак две косые черты с пробелами до и после него.

На примере комплекта «ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия» приведем необходимое описание системы ГАРАНТ, как идентифицирующего составную часть электронного ресурса:
// ЭПС «Система ГАРАНТ»: ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия / НПП « ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» . Версия от 03.07.2013 .

Примеры библиографических ссылок

Описания библиографических ссылок могут несколько различаться в зависимости от местоположения ссылки в документе, а также количества упоминаний одного и того же источника. Ссылка может размещаться внутри текста (внутритекстовая ссылка), внизу текущей страницы документа (подстрочная ссылка) или после текста документа (затекстовая ссылка). Ссылка также может быть первичной, когда на данное произведение автор ссылается впервые, и повторной, когда произведение уже ранее упоминалось. При оформлении указанных ссылок учитываются следующие особенности:

  • внутритекстовая ссылка заключается в круглые скобки и размещается сразу после упоминания объекта ссылки; информация, которая приводится в тексте, в ссылке не повторяется;
  • подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание; в ней можно указывать только сведения об идентифицирующем ресурсе, если в тексте есть сведения о составной части;
  • все затекстовые ссылки оформляются в конце текста в виде списка со сплошной нумерацией; сведения о произведении, приведенные в тексте, в затекстовой ссылке полностью повторяются;
  • повторная ссылка приводится в краткой форме, позволяющей идентифицировать документ; длинные заглавия можно указывать не полностью и заменять опускаемые слова многоточием с пробелом до и после него;
  • при последовательном расположении ссылок на разные документы, включенные в один и тот же комплект системы ГАРАНТ, в повторной ссылке после знака две косые черты можно вместо описания идентифицирующего ресурса приводить слова «Там же».

Пример текста с первичной внутритекстовой ссылкой

А. В. Демин охарактеризовал предусмотренное законодателем правило о том, что неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в его пользу, как частное проявление презумпции добросовестности налогоплательщика, которое означает предположение о добросовестности действий налогоплательщика, пока не установлено иное (Презумпция невиновности как налогово-правовой принцип [Электронный ресурс]. Дата обновления: 01.04.2004 . Доступ из системы ГАРАНТ // ЭПС «Система ГАРАНТ» : ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия / НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» . Версия от 03.07.2013 ).

Пример текста с повторной внутритекстовой ссылкой

Презумпция невиновности рассматривается как объективно-процессуальное требование ко всем участникам налогового спора, связанное с доказыванием виновности и вытекающими их этого последствиями (Демин А. В. Презумпция невиновности как налогово-правовой принцип // Там же).

Пример первичной подстрочной ссылки

Текст: …согласно Приказу Минфина РФ от 24 октября 2008 г. N 116н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет договоров строительного подряда“ (ПБУ 2/2008)»*.
Ссылка внизу страницы: *ЭПС «Система ГАРАНТ» : ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия / НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» . Версия от 03.07.2013 .

Пример повторной подстрочной ссылки

Текст: Если финансовый результат может быть определен достоверно, то доходы и расходы рассчитываются в зависимости от степени завершенности работ согласно п. 17 ПБУ 2/2008**.
Ссылка внизу страницы: **Приказ Минфина РФ от 24 октября 2008 г. N 116н // ЭПС «Система ГАРАНТ» : ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия / НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» . Версия от 03.07.2013 .

Пример первичной затекстовой ссылки

Текст: Информация о сроках уплаты и представления налоговой отчетности по налогам и платежам, установленным нормативно-правовыми актами г. Москвы, содержится в налоговом календаре [1].
Ссылка в конце документа: 1. Налоговый календарь на 2013 год (г. Москва) [Электронный ресурс]. Дата обновления: 01.01.2013 . Доступ из системы ГАРАНТ // ЭПС «Система ГАРАНТ» : ГАРАНТ-Максимум . Вся Россия / НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» . Версия от 03.07.2013 .

Пример повторной затекстовой ссылки

Текст: …информация по месяцам и дням представлена в календаре [2].
Ссылка в конце документа: 2. Налоговый календарь на 2013 год (г. Москва) // Там же.

В заключение хотелось бы обратить внимание на особенности оформления ссылок на отдельный фрагмент текста документа, размещенного в системе ГАРАНТ. В отличие от печатных материалов для электронных источников не требуется указывать в библиографической ссылке конкретное местоположение (номер страницы или абзаца) определенной цитаты. Объясняется это тем, что поиск контекста внутри любого электронного документа в силу специфики системы ГАРАНТ осуществляется точно и быстро без дополнительной информации о месте его расположения в тексте.

Н. В. Селиванова ,
юрисконсульт компании
ГАРАНТ

Типичные ошибки при составлении приказов, варианты исправления

Ошибки при издании приказов

* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
— Нормативная база
— Типичные ошибки в приказах
— Варианты приказов об отмене ранее изданных приказов
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Типичные ошибки в приказах.

Преамбула (констатирующая часть) приказа организации «О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда»

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, — приказываю .

В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов «Российская Федерация» в виде «РФ» не существует. Слова «Российская Федерация» употребляются в виде полного наименования или сокращенного — «Россия», которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений», — приказываю .

Преамбула в приказе «О мерах по обеспечению противопожарной безопасности».

27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, — приказываю .

В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация — пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения.
В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:

Другие публикации:  Как найти оплаченный штраф гибдд если квитанция утеряна

В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения, — приказываю .

В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:
1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ;
2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели).
Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

Преамбула в приказе акционерного общества «О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества» .

В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю .

В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:

В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю .

Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово «приказываю» печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:

В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 «О планировании работы общества», —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2).
2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М.
Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: «утвердить. » «создать. » «ликвидировать. » «образовать. » и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.

Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания .

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание.
2.
Приложение: штатное расписание — 3 листа.

В чем ошибка? В этом примере имеются ошибки. Неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: «Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.». В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения — «. на 2010 г» — означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: «Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010».
Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение).
2.

Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято.
Приказ — распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, пронести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда .

П Р И К А З Ы В А Ю:
1. . . .
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
— анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
— соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

В чем ошибка? В приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе:

«проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые — по мере необходимости»;

содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в положении о комиссии.

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

В чем ошибка? пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:
3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала).
В приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий.
Например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до ( конкретная дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
В чем ошибка? Отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем.
Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
Срок исполнения — 01.09.2010.

Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.
Кроме того, если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункты), то один из пунктов распорядительной части содержания приказа (обычно предпоследний) – должен включать соответствующую формулировку, в том числе ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Например, «Признать утратившим силу приказ по кадрам от 00.00.0000 № 000».
Не рекомендуется включать в распорядительную часть документа пункт, определяющий порядок доведения приказа (распоряжения) до сведения тех или иных лиц. Для этой цели предпочтительнее использовать список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Обычно канцелярия (секретарь) или кадровая служба организует ознакомление сотрудников с его содержанием.
Перейти далее «Примеры приказов об отмене ранее изданных приказов»