Отчетность в библиотеке

10.02.2018 Выкл. Автор admin

Отчетность в библиотеке

Библиотека отчетов о спортивных походах

350ГБ), magnet-ссылка


Список доп.шифров: без доп.шифра — библиотека МГЦТК; ТССР — библиотека ТССР; STK — библиотека СТК Екатеринбурга; ULSK — библиотека клуба туристов города Ульяновска; PKT — библиотека турклуба ПКТ (Санкт-Петербург); TLIB и другие доп.шифры — самостоятельно загруженный отчет.

Планирование и отчетность в публичной библиотеке «планирование это орудие мудрых, но планирование это одно из самых сложных видов работы, доступных человеку»

Планирование и отчетность в публичной библиотеке

«Планирование – это орудие мудрых, но планирование – это одно из самых сложных видов работы, доступных человеку»

Цель доклада – рассмотреть теоритические вопросы планирования и отчетности библиотечной деятельности, опираясь на реалии этой деятельности в нашем учреждении.

Не случайно, здесь приведена цитата Рассела Линкольна Акоффа известного американского учёного, профессора менеджмента. Планирование – это один из экономических методов управления.

В системе функционирования любого учреждения, в том числе и библиотечного, планирование выступает как ведущий инструмент и стратегическая форма, при помощи которых решаются ключевые вопросы на всех уровнях работы учреждения.

Опыт показывает, что организация, планирующая свою деятельность, функционируют более успешно, чем организация, свою деятельность не планирующая.

Планирование теснейшим образом связано с отчетностью. Для точного планирования необходимо как можно больше получить достоверной информацию о текущей ситуации. Планы и отчеты учреждения, как правило, строятся по одной, или схожей схеме.

Обратимся к теории. У понятия «планирование» существует много определений, сложных и простых. Например:

Планирование − это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в определенных условиях.

Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей.

Качественное планирование позволяет распределить ограниченные ресурсы между различными целями и задачами.

В узком смысле планированием является составление специальных документов, планов определяющих конкретные шаги организации по осуществлению принятых решений.

План− это официальный документ, в котором отражены прогнозы будущего развития учреждения, промежуточные и конечные цели, а также задачи, стоящие перед организацией и ее отдельными подразделениями, механизмы координации деятельности по выполнению плановых заданий, распределение ресурсов и обработка стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существуют различные виды планов, не все из них применяются в нашей повседневной библиотечной деятельности, но сказать о них следует.

Весь процесс планирования делится на 2 стадии:

Разработка стратегии – это перспективное и стратегическое планирование.

Перспективное – разработка планов на перспективу, т.е. на будущее.

Стратегическое – поиск новых возможностей.

Определение тактики – это оперативное (реализация возможностей) и тактическое планирование (создание определенных предпосылок), относятся к текущему планированию.

Планы бывают следующих видов:

Планы-цели – представляют собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Планы– цели используются при больших сроках, либо при принципиальной непредсказуемости конкретных событий в будущем. Сюда относят долгосрочные планы.

Планы для неповторяющихся действий. Их составляют для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут составляться в форме бюджета, программы, сетевого графика.

В библиотеке могут составляться такие виды планов как:

стратегические и перспективные на 5, 10 и более лет;

оперативные на год, квартал, месяц;

— с различными интервалами действия: текущие (годовые, квартальные, месячные), долгосрочные (на весь период деятельности библиотеки);

универсальные (на всю работу в целом) и тематические (только по одному направлению деятельности).

По срокам выполнения планы принято делит на:

Долгосрочные (больше 5 лет) – эти планы относятся, в основном, к категории планов-целей.

Среднесрочные (от 1 года до 5 лет) – они выполняются в виде различного рода программ, бюджетов, сетевых графиков.

Краткосрочные – планируются на срок до 1 года, разновидностью являются месячные, квартальные планы.

«Не бывает попутного ветра у корабля, команда которого не знает, куда она плывет». Это изречение Сенеки известно всем.

Рассмотрим элементы стратегического планирования на примере «Концепции развития библиотеки»

Стратегический план (Концепция развития библиотеки)

Включаются: • Миссия библиотеки

• Стратегия библиотеки (Маркетинг — план)

1. Анализ внешней среды библиотеки с перспективой на будущее – профиль района обслуживания, численность и состав пользователей, состав потенциальных пользователей (какую работу необходимо провести по привлечению их в библиотеку, их спрос на библиотечные и информационные услуги).

2. Анализ внутренней среды библиотеки с перспективой на будущее (SWOT — анализ) — прогнозирование потребностей пользователей в соответствии с изменением материально-технической базы библиотеки (приобретение компьютерной техники), выделение возможных партнёров, спонсоров, планирование комфортности и качества обслуживания пользователей.

3.Перспективы развития библиотеки на 5 лет (цели, задачи, направления, формы и методы, конкретные мероприятия) – можно разбить работу библиотеки на этапы с определением цели каждого этапа.

4. Вывод — Определяется главная мысль о развитии библиотеки в будущем (одним предложением)

Обратимся к более простым, текущим годовым планам, поскольку, деятельность библиотек ведется на основе годового плана работы.

План работы библиотеки – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ и проведения мероприятий в библиотеке.

План библиотеки-филиала является составной частью плана ГУ «ГГЦБ им. А.И. Герцена», который включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы.

Сводный план работы библиотек ГУ «ГГЦБ им. А.И. Герцена» отражает основные направления библиотечно-информационной деятельности на текущий год, способствует повышению уровня взаимодействия библиотек.

Годовые планы работы составляются в сроки, определяемые руководством библиотечного учреждения, и предоставляются на утверждение вышестоящему руководителю (у нас этот срок − 10 декабря).

Требования к составлению плана с точки зрения теории и практики библиотечной работы.

Для того, чтобы план стал по настоящему дееспособным документом, при его составлении необходимо соблюдать следующие требования:

1.План работы должен полностью соответствовать тем позициям, которые отражены в нормативных, правовых и иных документах, принятых на государственном, региональном и внутри библиотечном уровнях.

2.План должен быть актуальным, отражать важнейшие события в жизни государства и общества, региона, быть направленным на решение социально-личностных задач.

3.План работы должен ставить четкие цели, быть разнообразным и интересным по форме проведения мероприятий, учитывать особенности и традиции библиотечного учреждения и его социального окружения.

4.План должен быть конкретным, с указанием конкретных мероприятий, сроков проведения, участников и организаторов; необходимо исключить из него общие формулировки, которые являются серьезным недостатком плана.

5.План должен быть реально выполнимым, предусматривающим равномерное по времени распределение мероприятий, необходимых и достаточных для решения поставленных задач.

Если библиотека не составляет перспективные планы, то следует в годовом плане работы предусмотреть мероприятия, которые необходимо провести с целью совершенствования ее деятельности. Например, реорганизация функционирования библиотеки, или отдельных её структурных подразделений, отделов, плановая проверка фонда, переход на автоматизированную технологию, работа по дополнительному привлечению пользователей, ремонт помещений и т.д.

Идеальное планирование требует проведения большой предварительной работы.

Этапы работы над планом

Составление плана начинается с научного прогнозирования. Прогноз предполагает анализ существующего положения и составляется на основе моделирования различных ситуаций состояния библиотеки в течение планируемого периода.

При работе над годовым планом следует учитывать итоги деятельности за отчетный период, сравнить полученные данные с данными за предыдущие 2-3 года, определить и обосновать основные тенденции изменения объемов работ, установить контрольные показатели, привести в соответствие объем запланированных работ с бюджетом рабочего времени на основе нормирования.

Нормирование помогает составлять научно-обоснованные планы, равномерно распределять нагрузку между сотрудниками, рассчитать объем и трудоемкость процессов, обосновать штатную численность библиотеки, рационально использовать кадры, объективно оценивать работу сотрудников, выявлять потери и нерациональные затраты рабочего времени.

Сегодня, ведущие библиотеки Республики в том числе и НББ для расчета трудозатрат на выполняемые работы используют нормы времени, разработанные внутри библиотеки рабочей группой на основании ранее используемых в библиотечной практике нормативов «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» (М.,1997), как типовых.

Можно также взять новейшие российские разработки. К примеру:

Нормирование труда в библиотеке

Методические рекомендации. _ 2013 г._ 75 с., (Библиотека библиотекаря).

В методических рекомендациях, подготовленных специалистами РГБ и успешно апробированных в ряде ее отделов, рассматриваются основные положения нормирования библиотечного труда. Сегодня процесс нормирования является одним из важнейших аспектов эффективного использования трудовых ресурсов библиотеки. В настоящее время условия работы библиотеки существенно изменяются — реорганизуются структурные подразделения, применяются новые формы библиотечно-библиографического обслуживания пользователей, внедряется процесс компьютеризации. Поэтому одними из главных направлений в деятельности библиотек становятся пересмотр устаревших норм и разработка новых, соответствующих современному уровню организации производства и труда.

В сборнике рекомендаций рассматривается последовательность этапов нормирования, сформулированы методы изучения затрат рабочего времени и их классификация, прописан порядок разработки и внедрения норм, отвечающих требованиям сегодняшнего дня.

На начальном этапе работы по составлению плана определяются виды работ, которые планируется выполнить в течение года в соответствии с задачами, стоящими перед библиотекой, затем они сопоставляются с нормами времени. Подсчитывается общее количество времени, необходимого на выполнение всех процессов и мероприятий в библиотеке на год.

На следующем этапе осуществляется планирование бюджета рабочего времени. Он складывается из фонда рабочего времени и его расхода.

Фонд рабочего времени – это годовое количество рабочих дней библиотеки или одного сотрудника, определенное из общего числа дней в году за вычетом выходных, праздничных дней и отпуска, потерь рабочего времени по временной нетрудоспособности, учебных отпусков и т.д.

По сути, Годовой план работы библиотеки должен составлять сумму планов всех работников библиотеки.

Общее количество времени, необходимого на выполнение всех процессов и мероприятий в библиотеке на год, должно быть равно бюджету рабочего времени на год. Необходимо также учитывать ненормируемые работы, которые отражают специфику библиотечного труда, например − наличие творческих элементов, они в библиотеках в среднем составляют до 20%.

В случае расхождения времени, необходимого для выполнения запланированных работ, с бюджетом рабочего времени следует провести корректировку плана.

Выполнение мероприятий, необходимость которых возникла, но которые не были предусмотрены в годовом плане, обеспечивается планированием резерва рабочего времени на выполнение таких заданий.

Планирование по нормам в соответствии с фондом рабочего времени дает научно обоснованные показатели и определяет реальные возможности работы.

Приступая к работе, вы должны знать:

Основные направления работы всей библиотечной системы; задачи, стоящие перед ГУ «ГЦГБ им. А.И. Герцена» на текущий год. Эти вопросы мы обсуждаем на Совете при директоре. Но не лишним будет перед составлением плана побеседовать с зам. директора, с сотрудниками методической и библиографической служб и обговорить основные направления работы и все крупные мероприятия.

• План должен быть неразрывно связан с жизнью города, района, и не может носить отвлеченный характер. Если библиотека или её партнеры имеет свои особенности это должно найти свое отражение в плане.

То есть, необходимо конкретизировать вашу специфику, воплощая ее в конкретные мероприятия.

• Не забываем, задачи библиотеки на год – определяются в соответствии с целями. Необходимо обдумать, как библиотека может организовать их выполнении, какие формы и методы работы лучше использовать

• Необходимо заранее заручиться согласием и поддержкой социальных партнеров, (учреждения образования, общественные объединения, учреждения и организации, отдельные лица), чтобы знать, на кого можно опереться при организации запланированного мероприятия, обговорить масштаб такой работы (один класс, несколько образовательных учреждений).

Если вы уже тесно сотрудничаете с городским учреждениями, то необходимо учесть определенные пункты их плана, чтобы как следует организовать совместную работу. Хорошо, если Вы будете знать планы работы различных внешкольных учреждений города.

• Следующий этап — определение главных тем года и отражение их в основных задачах и конкретизация в плане работы. План составляется с учетом литературных и памятных дат года. Познакомившись с календарем, отметьте те даты, которые будут определяющими в новом году, и подумайте о том, какие мероприятия, формы работы помогут вам раскрыть эти темы. • Хорошо, если вы сумеете обговорить предстоящие дела на следующий год со своим библиотечным активом и заручиться его поддержкой.

• Загляните в анализ прошлогоднего плана: что осталось невыполненным, что не удалось. Подумайте, что из этого следовало бы обязательно сделать в наступающем году. Какие формы работы оказались интересными и востребованными? Сделайте их традиционными в своей работе.

По ведущим и очень значимым темам года составляется отдельный план.

Проведя предварительную работу, необходимо вспомнить о структуре плана работы библиотеки. Из чего она состоит?

Годовой план, также как и отчет, состоит из 2 частей: текстовой и статистической.

Текстовая часть является пояснительной, аналитической, в ней дается обоснование изменения показателей по сравнению с предыдущим годом. Отражаются вопросы организации обслуживания, работы с читателями, справочно-библиографической и информационной деятельности, формирования и организации фондов, организационной работы и другие вопросы, которые нельзя выразить цифровыми показателями.

Статистическая часть плана и отчета содержит таблицу показателей, сгруппированных по процессам работы и выраженных в единицах учета.

. Библиотечная статистика – один из важнейших элементов планирования.

Существования библиотеки в новых условиях, когда её финансирование все более ориентированно на конечный результат, вынуждает нас (пока, к сожалению, не всех) более эффективно использовать имеющиеся ресурсы и одновременно заставляет по-новому взглянуть на статистику в каждой конкретной библиотеке.

Давайте и мы рассмотрим некоторые вопросы оптимального и объяснимого планирования основных контрольных показателей — количественных и качественных более пристально.

Показатели работы библиотеки выражаются абсолютными (количественными) и относительными (качественными) величинами.

Абсолютные или количественные показатели характеризуют объем отдельных видов работы, т.е. определяют, сколько единиц в абсолютном выражении планируется выполнить. Например, сколько читателей будет записано и обслужено в библиотеке, сколько массовых мероприятий проведет библиотека, сколько экземпляров и названий новой литературы должно поступить в фонд библиотеки, и т.д. Абсолютные или количественные показатели, такие как: объем фонда, число читателей, количество книговыдач, посещений отражаются в статистической части плана и отчета.

Относительные или качественные показатели, – это обобщающие показатели. Среди наиболее часто используемых: читаемость (отношение книговыдачи к числу читателей), обращаемость фонда (отношение книговыдачи к объему фонда), посещаемость (отношение количества посещений к числу читателей), документообеспеченность (отношение объема фонда к числу читателей). Этими показателями мы оперируем, как правило, в отчетах о работе и используем для подготовки планов на следующий год.

Причем именно качественные показатели важны для правильного планирования, поскольку определяют уровень возможностей и эффективности работы библиотеки. Все показатели взаимосвязаны и снижение одних приводит к диспропорции в развитии библиотеки.

Как вы помните из стратегического планирования − анализируем внешнюю и внутреннюю среду. Во внешней среде: необходимо отслеживать ситуацию в районе обслуживания, количество проживающих в нем людей, открытие или закрытие учреждений образования, дошкольных учреждений и др., расширение жилого массива и т.д. Внутренняя среда: обязательно просчитывать качественные показатели, проводить опросы среди пользователей, учитывать их замечания и т.д.

Другие публикации:  Ч 4 ст 1215 штраф

Давайте рассмотрим качественные показатели.

Документообеспеченность (К) — среднее количество книг, приходящихся на одного зарегистрированного пользователя. Исчисляется путём деления количества книг, имеющихся в библиотеке на конец года (Ф), на число зарегистрированных пользователей (А).

Показатель документоообеспеченности характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т.е. его достаточность. Оптимальная Документообеспеченность городского филиала – до 15 документов на пользователя. Высокая документообеспеченность (больше 25 экз.) говорит о недостаточной работе по очистке фонда от устаревшей, ветхой, дублетной литературы.

Практика работы показывает, что библиотека сможет более эффективно работать, если достигнет следующих показателей:

В процентном соотношении фонд библиотеки (по рекомендации ИФЛА) должен соответствовать следующим нормам: 10% изданий последних 2-х лет, 30-40% изданий последних 5-ти лет, 5% от общего фонда изданий текущего года, и примерно 40% изданий, составляющих художественную ценность.

Очень важен показатель обновляемости фонда, то есть соотношение между поступлением новой литературы и списанием устаревшей или изношенной. Оптимальный показатель 5%. По рекомендации ИФЛА в центральной городской библиотеке в год на 1 читателя должно приходится 0,35 новых книг.

Поступление периодики в городах – до 150 названий газет и журналов в год на центральную библиотеку.

Читаемость (Ч) — среднее число книг, выданных одному читателю в год, исчисляется путём деления количества выданных за год книг (В) на число читателей, зарегистрированных за год (А). Ч = В : А Показатель читаемости характеризует интенсивность чтения и разумно ориентироваться на норму 10-15 книг в год в городе, для читателей-детей норма может быть выше.

Посещаемость (Пос) — среднее количество посещений, приходящихся на одного читателя в год. Исчисляется путём деления числа посещений за год (П) на число читателей (А). Пос = П : А Показатель характеризует активность посещения читателями библиотеки и должен составлять в городе – от 5 раз в год и более, для детей – более 12 раз.

Обращаемость (Об) — среднее число выдач, приходящихся на единицу фонда. Исчисляется путём деления количества книговыдач за год (В) на количество документов, значащихся на конец года (Ф). Об = В : Ф Показатель обращаемости характеризует степень использования книжного фонда и в норме должен составлять в городе – 1,5 раза и выше. По действующей закономерности, при уменьшении документообеспеченности увеличивается норма обращаемости. Это, прежде всего, зависит от состояния фонда библиотеки — его очищения, сохранности и других факторов.

Высокие читаемость, обращаемость и документообеспеченность доказывают достаточно эффективное использование фонда.

Низкая читаемость и обращаемость при высокой документообеспеченности определяет тот факт, что состав фонда не соответствует потребностям читателей, реклама фонда не ведётся на должном уровне.

Низкая обращаемость при высокой документообеспеченности и читаемости показывает, что фонд перенасыщен изданиями и имеет значительную хронологическую глубину.

Высокая обращаемость при низкой читаемости и документообеспеченности не позволяет говорить об эффективном использовании фонда и его качественной рекламе.

Именно эти основные показатели деятельности являются по сути, экономическими и служат отправной точкой для финансирования библиотеки.

Сопоставление абсолютных и средних показателей библиотеки за несколько лет помогает библиотекарю выявить тенденции и определить, исходя из данных о развитии территории (социальных, демографических, экономических) и данных о библиотеке, прогнозы её развития на краткосрочную (1 год) среднесрочную (3-5 лет) и долгосрочную (5-7 лет) перспективы.

Думаю, что данный процесс планирования поможет скорректировать ваши действия для более эффективной и экономной деятельности.

А теперь перейдем непосредственно к структуре годового плана.

Структура годового плана работы библиотеки

Основные задачи, направления и приоритеты деятельности.

В этом разделе плана работы формулируются те задачи, над выполнением которых библиотека будет работать в текущем году, и не более того. Выбранная по определённому направлению деятельности задача должна быть краткой и чёткой, не надо формулировать объёмные и длинные фразы задач, заведомо невыполнимых в течение года.

Пример формулировки «Главных задач и направлений работы» библиотеки:

• выполнение основных контрольных показателей работы и привлечение новых читателей в библиотеку и к чтению;

• повышение комфортности библиотечной среды, формирование положительного имиджа библиотеки, развитие рекламы;

• распространение краеведческих знаний и воспитание у читателей интереса к истории своей малой родины, формирование патриотических чувств;

• воспитание бережного отношения к окружающему миру, формирование активной гуманной позиции по отношению к природе, создание условий для чтения естественнонаучной литературы;

• приобщение пользователей к чтению нравственной литературы, содействие повышению уровня этической грамотности, воспитание культуры общения;

• приобщение пользователей к лучшим образцам классической отечественной и зарубежной литературы, создание условий для чтения и различных литературных занятий и т.д.

II. Цифровые показатели (контрольные показатели работы).

Организация библиотечного обслуживания населения.

Раздел отражает мероприятия по расширению видов услуг, по улучшению качества обслуживания основных категорий читателей, в т.ч. работа на дому с социально незащищенными категориями, обслуживание книгой летних лагерей отдыха. Инновации и меры по формированию привлекательного образа библиотеки, по введению новых форм обслуживания, например, преобразование библиотеки в современный информационный центр, реорганизация пространства, работа Выездных читальных залов, создание электронного читального зала. Партнерские связи. Библиотечный актив. Опросы и анкетирования читателей. Акции по привлечению читателей: экскурсии в библиотеку, Дни открытых дверей, Дни прощения задолжников, реклама библиотеки в СМИ и т.д.

IV. Содержание и организация работы с читателями (массовые мероприятия).

1. Краеведение. Литературное краеведение (в т.ч. проект «Живой автограф»). Историческое краеведение (в т.ч. к 72-й годовщине со Дня освобождения г. Гомеля от немецко-фашистских захватчиков/26 ноября/);

2. Гражданско-патриотическое воспитание:

3. Правовое воспитание:

4. Белорусское национальное наследие. Белорусская литература

— «Размаўляй са мной па-беларуску!» – акция к Международному дню родного языка /21 февраля/;

5. Природа. Экологическое воспитание.

6. Здоровый образ жизни:

7. Возрождение духовности, эстетика, этика (культура поведения), милосердие (в т.ч. работа социально незащищенными слоями населения):

8. Воспитание литературного и художественного вкуса.

9. Трудовое воспитание

10. Библиотека и семья. Досуг в библиотеке.

V. Справочно-библиографическая и информационная работа.

VI. Формирование и организация книжного фонда.

Мероприятия по изучению, улучшению состава и пропаганде фонда, по обеспечению максимального доступа к фонду разных категорий читателей, его сохранности, а также по воспитанию бережного отношения читателей к фонду.

VII. Материально-техническая база библиотеки.

VIII. Работа с кадрами.

На основе годового плана работы составляются квартальные планы для того, чтобы пропорционально разделить годовую нагрузку и следить за выполнением плановых показателей.

Дополнением к универсальному плану является тематический план, который отражает отдельные направления деятельности: план подготовки и проведения массовых мероприятий, тематический план комплектования.

Оперативное планирование – это разработка плановых заданий для отдельного сотрудника на короткие отрезки времени (чаше всего на день). Особенно важен такой план для руководителя библиотеки, т.к. он фиксирует все мероприятия, которые необходимо выполнить в ближайшее время с его участием.

Не нужно забывать, что планирование включает не только разработку, но и реализацию планов.

Основой хорошего отчета является хорошо налаженный учет деятельности библиотеки, разумеется после хорошо проведенной работы.

Налаженный учет позволяет принимать правильные решения, выявлять тенденции развития библиотеки, использовать для анализа данные прошлых лет.

Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (аналитический).

Поговорим о информационном отчете, который включает анализ деятельности библиотеки.

Схема годового отчета соответствует структуре годового плана.

Самая распространённая ошибка большинства годовых отчетов – это построение их по структуре квартальных отчетов, то есть – перечисление мероприятий.

Конечно же, в годовом отчете перечисляются наиболее значимые мероприятия по различным направлениям библиотечно-информационной деятельности. Но, Главное в отчёте — анализ ситуации, а не перечисление проведённых мероприятий.

Текстовой отчет содержит подробную характеристику работы библиотеки за прошедший год.

В отчете рассказывается обо всем новом и интересном в работе, анализируются недостатки и намечаются пути их устранения. Особое внимание уделяется тому, что делала библиотека по важнейшим задачам прошедшего года.

Информационный отчет содержит объективные данные, конкретные примеры, представляет всесторонний анализ деятельности библиотеки.

Структура годового отчета.

Цифровые показатели работы (на отдельных листах).

Цели и задачи работы поставленные на 2014 год, пути их достижения.

Организация библиотечного обслуживания в микрорайоне. Координация деятельности. Основные категории читателей. Формы обслуживания. Внедрения новых форм работы. Реализация новых проектов.

Работа по программам (республиканским и собственным). Основное событие года. Определяется главное мероприятие, наиболее ярко характеризующее деятельность данной библиотеки.

Работа по направлениям и в рамках общесистемных мероприятий:

— Краеведческое и литературно краеведческое направление;

— Гражданско-патриотическое и правовое воспитание (в т.ч. работа с трудными подростками);

— Белорусское национальное наследие, белорусская литература;

— Пропаганда чтения. Воспитание литературного и художественного вкуса;

— Здоровый образ жизни;

— Возрождение духовности, эстетика, этика (культура поведения), милосердие (в т.ч. работа социально незащищенными слоями населения);

— Библиотека и семья, досуг в библиотеке.

— Работа с молодежью.

Клубы по интересам (название, направление, руководитель, количество участников, привести интересные примеры работы).

Формирование информационной культуры.

Реклама. Сотрудничество со СМИ (статьи о деятельности библиотек на страницах периодики, сюжеты на телевидении и информация по радио. Количество публикаций, названия изданий и статей. Афиши, объявления, информация об услугах, предоставляемых читателям, мероприятия по привлечению читателя в библиотеку.).

Формирование и организация книжного фонда.

Анализ деятельности по пропаганде периодики, сотрудничество с редакциями газет.

Приводится количественная и качественная характеристика фонда. Анализ использования фондов и соответствие состава фонда потребностям пользователей; обеспечение максимально удобного доступа к фондам в читальных залах, на абонементе, через систему межбиблиотечного абонемента. Как раскрывалось содержание фонда для пользователей, обеспечивалась его безопасность и сохранность путем его учета, организации рационального хранения. Мероприятия по воспитанию бережного отношения читателей к фонду.

Работа с кадрами, повышение квалификации, награды, достижения библиотеки и библиотекарей.

В качестве приложений в отчет могут быть включены фотографии массовых мероприятий, книжных выставок. Текстовой отчет должен быть грамотным, достоверным, содержательным и хорошо оформленным.

В заключение − несколько слов о квартальных отчетах.

(Квартальные отчеты мы сдаём: статистическую часть − 1 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, текстовую часть − до 5 числа).

И вот здесь, говоря о массовой работе библиотеки в разделе «Работа с читателями», мы в определенной последовательности констатируем факт проведения того, или иного мероприятия. Информация о мероприятии подается в следующей форме: число, месяц, название, форма, информация о мероприятии. Более подробно – на практикуме.

Отчетность библиотеки;

Ч.5. Учет работы с передвижками.

Часть3 .Учет массовой работы

Показать на примере Дневника библиотеки.

Виртуальные читатели

Мигранты

Люди с ограниченными возможностями

При подведении статистики читатели, представители групп, фиксируются в картотеке читательского профиля. (Пример: соответствующий раздел картотеки читательского профиля библиотеки – филиала).

В графе 18 дается общее количество посещений в этот день, а в столбце 19 – в том числе посещения на массовых мероприятиях. Для библиотек, имеющих ЦОДы, вводятся дополнительные графы «Читатели ЦОД» (столбец 17), посещений ЦОД (столбец 20). (На примере Дневника работы Отдела обслуживания ЦБ).

Во второй части дается количественная и качественная характеристика книговыдачи: по тематическим направлениям, по видам изданий. Она заполняется также ежедневно по читательским формулярам.

В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.

Массовые мероприятия фиксируются в этом разделе по тематическим направлениям, в хронологическом порядке, сразу же после их проведения. Отражаются следующие сведения:

Выставки литературы фиксируются здесь же, обязательно – количество представленной литературы. С целью выявления эффективности выставки по окончании ее экспонирования записывать количество выданной с выставки литературы.

Ч.4. Учет справочно – библиографической работы.(Подробнее о заполнении этой части Дневника в соответствующих консультациях).

По результатам каждого выезда сотрудники ведут учет статистических показателей по следующим позициям:

Данные о работе передвижки по результатам подведения статистики за текущий день (день работы передвижной библиотеки) суммируется с данными работы стационарного структурного подразделения (абонемента, читального зала) за этот же день и заносятся в первую часть Дневника работы читального зала.

На основе данных учета строится отчетность библиотеки, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени.

В библиотечной практике существуют два вида отчетности: статистический отчет (цифровой) и информационный отчет (текстовой).

В нашей ЦБСежемесячно структурные подразделения предоставляют в методический отдел до 4 числа статистические данные о выполнении контрольных показателей и отчет по массовой работе за прошедший месяц по установленной форме.

Статистический отчет за месяц:

Данные статистического отчета базируются на данных соответствующих документов:

— число читателей, указанное в отчете, должно совпадать с числом читательских формуляров и с числом читателей в дневниках работы;

— число книговыдачи должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных книг в читательских формулярах и т.д.

(Рассматриваем на примере формы статистического отчета за месяц. (Схема отчета прилагается к консультации).

Вместе анализируем данные статотчета за месяц (юношеская библиотека «Ровесник») за месяц.)

Кроме того библиотеки – филиалы ежеквартально составляют ежеквартальный отчет о работе библиотеки и предоставляют данные о выполнении плановых показателей в методический отдел.

Зам. директора по основной деятельности на основе предоставленных данных составляет сводный квартальный отчет и передает в Национальную библиотеку им. Доможакова, зам. директора по работе с детьми – в Республиканскую детскую библиотеку.

Годовой статистический отчет (форма № 6 НК) составляется на основе данных учета в двух экземплярах. Один остается в библиотеке, другой передается в Национальную библиотеку им. Н.Доможакова. (См. форму № 6 НК, освещаются разделы).

Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные и конкретные примеры. Схема информационного отчета в целом соответствует структуре годового плана. (См. годовой отчет библиотеки – филиала).

Ежемесячно библиотеки – филиалы предоставляют в методический отдел информационный отчет по массовой работе.

Схема месячного отчета филиала по массовой работе:

Отчетность библиотеки

Информация о государственном задании:

Информация о плане финансово-хозяйственной деятельности на 2017 год

Информация о годовой бухгалтерской отчётности за 2016 год:

Сведения о контрольных мероприятиях и их результатах за 2016 год:

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителя областного государственного учреждения культуры «Смоленская областная юношеская библиотека» за 2016 год:

18/09/2018 «Планирование и отчетность в библиотеках Беломорской ЦБС»: семинар библиотечных работников

Беломорская центральная районная библиотека

17 сентября 2018 года в центральной районной библиотеке был проведен семинар библиотечных работников библиотечной системы Беломорского района.

Основную тему семинара обозначила директор МБУК «Беломорская ЦБС» Наталья Владимировна Щурихина. Это тема планирования и отчетности в библиотеках. Она отметила, что планирование работы библиотеки и основанная на нём отчётность – это документы, которые задают, направляют и фиксируют главные показатели. Именно они определяют эффективность управления в организации.

Другие публикации:  Можно ли сделать осаго раньше

С консультацией о планах на 2019 год выступили Инга Юрьевна Куличкова, заведующая отделом планирования и развития и библиограф Елена Анатольевна Иванова. В ходе выступления были рассмотрены вопросы: основные направления и приоритеты планирования 2019 года, знаменательные и памятные даты 2019, календарь краеведческих дат. Так же были даны рекомендации по оформлению и структуре плана, отчёта, основному содержанию и разделам, по новым формам работы библиотек.

Далее перед коллегами выступила Елена Федоровна Фишова, заведующая отделом комплектования и обработки литературы. Елена Федоровна обратила внимание присутствующих на то, как правильно подготовить библиотечный фонд к проверке, о сохранности книжного фонда и периодических изданиях, рассказала о работе с актами.

Перед организаторами семинара стояла задача — обеспечить библиотекарей основными информационно-методическими материалами для правильной организации планов и отчетов. Каждый библиотекарь получил в этот день пакет материалов, необходимых для своей работы в электронном и печатном виде.

В ходе работы семинара коллеги не только получили рекомендации по планированию и отчетности, но и приняли участие в экскурсионном маршруте «Поэтические тропы Беломорска», организованного в рамках проекта «Литературный сезон в Беломорске». Организатор экскурсии — главный библиотекарь отдела планирования и развития Елена Владимировна Гороховик. Экскурсия представляет собой своеобразное путешествие по памятным местам Беломорска, где сочетаются краеведческая информация, биографические сведения о поэтах и их произведения связанные с городом. Это позволяет по-новому увидеть культурный ландшафт Беломорска, актуализировать интерес к изучению литературы и занятиям литературным краеведением.

В целом семинар оказался достаточно насыщенным и информативным, было дано много практических советов и рекомендаций, направленных на усовершенствование библиотечной деятельности.

В конце семинара состоялось собрание трудового коллектива и знакомство с проектом нового коллективного договора.

Зав. отделом планирования и развития И.Ю. Куличкова.

Лапичкова В.П.
Библиотечная статистика. Статистический отчет как показатель эффективности услуг библиотеки

[ Справочник руководителя учреждения культуры. – 2007. – № 1. – С.43-53 ]

В практической деятельности библиотек ежедневно происходит сбор и обработка показателей работы, которые на начало года отражаются в бланке формы № 6-НК федерального государственного статистического наблюдения, регулярно утверждаемого постановлением Росстата. На основе данных этих бланков составляются Своды годовых сведений об общедоступных (публичных) библиотеках системы Минкультуры России за год.

Переход от финансирования по факту существования библиотеки к финансированию, ориентированному на конечный результат, вынуждает ее более эффективно использовать имеющиеся ресурсы и одновременно заставляет по-новому взглянуть на статистику в этом учреждении (См. приложение).

Учет как основа современной статистики

Показатели деятельности библиотеки. В основе современной библиотечной статистики лежит учет. Ежедневный учет заключается в регистрации библиотечных процессов и операций в принятых в библиотеке документах по единым единицам учета. На его основе осуществляется статистический учет, который представляет собой количественные показатели работы библиотеки, суммируемые в единых формах учета.

По данным количественных показателей работы библиотеки заполняется бланк формы № 6-НК. Все приводимые в нем показатели отражают объем основных выполненных библиотекой работ и называются абсолютными. Это:

• количество пользователей, книговыдач, посещений; • массовая, информационная работа; • движение фонда и др.

На основе абсолютных показателей рассчитываются средние показатели, характеризующие различные библиотечные процессы:

• читаемость; • посещаемость; • обращаемость; • книгообеспеченность,

а также экономические показатели, характеризующие: • нагрузку библиотекаря; • финансовые затраты на единицу работы: расходы на обслуживание одного пользователя, одно посещение, одну книговыдачу. Сопоставление абсолютных и средних показателей библиотеки за несколько лет помогает выявить тенденции и определить, исходя из данных о развитии территории (социальных, демографических, экономических) и данных о библиотеке, прогнозы ее развития на среднесрочную (3^5 лет) и долгосрочную (10-20 лет) перспективы.

Сравнение средних показателей библиотеки со средними показателями других библиотек своей территории, одного типа, в целом по стране, а также с международными показателями позволит сделать выводы об эффективности библиотечного дела и библиотечных услуг и принять управленческие решения по более рациональному использованию ресурсов библиотек.

Показатели состояния фонда. Статистические данные лежат в основе изучения эффективности работы библиотеки и качества использования ею своих ресурсов.

Статистическое изучение фонда, например новых поступлений, выбытия в сравнении с книговыдачей, числом пользователей, помогает выявить темпы его роста, соответствие запросам читателей и способствует принятию правильных управленческих решений по работе с фондом.

Изучение обновляемости фонда, сопоставление с читаемостью, книгообеспеченностью, обращаемостью позволяет сделать выводы о его качестве и принять решение по формированию и повышению эффективности использования фонда.

Изучение отраслевой структуры фонда и книговыдачи помогает выявить наиболее активно спрашиваемый и пассивный фонды и принять решение по докомплектованию или очистке от балласта.

Изучение книговыдачи и выдачи по межбиблиотечному абонементу (МБА), внутрисистемному обмену (ВСО), доставке документов (ДД) как источникам получения документов в процентах к их общей выдаче также может служить способом получения информации о качестве фонда.

Показатели библиотечных услуг. Каждый показатель бланка статотчета № 6-НК характеризует конечный результат библиотечного дела – оказание услуг. Библиотечные услуги -это результат деятельности по удовлетворению культурных, информационных, образовательных, досуговых потребностей пользователей библиотек. Библиотека сама является объектом статистического наблюдения, поэтому в бланке статотчета № 6-НК выделяются признаки и черты, отличающие ее от других сходных объектов. Так,

анализ раздела «Материально-техническая база», например, поможет получить информацию о состоянии помещений библиотек и их оснащенности для хранения фондов и обслуживания читателей, числе посадочных мест, наличии доступа в интернет, электронной почты, числе единиц ПЭВМ и копировально-множительной техники, количестве библиотечных пунктов.

Анализ раздела «Электронные ресурсы» позволит сделать вывод о предоставлении услуг доступа к электронному каталогу, базам данных, в т. ч. собственным.

Анализ раздела «Число пользователей и посещений библиотеки» позволит оценить состав читателей по возрасту и активность посещения массовых мероприятий, а в сравнении с числом жителей и их возрастным составом даст возможность оценить эффективность всей библиотечной работы и ее привлекательность для населения.

Анализ раздела «Информационное обслуживание и МБА» покажет, оказывает ли библиотека информационные услуги абонентам информации, библиографические услуги по выполнению справок и доступности web-сайта, предоставляется ли услуга по получению документов из других библиотек.

Эффективность затрат на оказание библиотечных услуг по экономическим показателям и финансовым затратам можно проанализировать по разделам «Персонал библиотеки» и «Поступление и использование финансовых средств» в комплексе со всеми другими разделами бланка статотчета.

Новые показатели для включения в бланк статистической отчетности

В архиве Национальной библиотеки Республики Карелия (далее – НБ РК.) сохранились бланки ее статотчетов с 1953 г. По ним можно проследить, как менялись показатели отчетности (и качественно, и количественно) и, соответственно, сам бланк. (Нынешний № 6-НК бланк получил в 1961 г.)

Начавшаяся с 1975 г. централизация государственных массовых библиотек изменила название бланка № 6-НК – он стал называться «Отчет массовой библиотеки (самостоятельной, входящей в ЦБС)», а также внесла в него новые разделы: «ВСО: получено, выдано», «Группа по оплате труда».

К 1982 г. – году завершения централизации библиотек – бланк стал называться «Отчет массовой (универсальной) библиотеки», в нем появились разделы о структуре библиотеки (необходимо было отметить наличие отделов литературы по искусству, музыкально-нотных отделов). В это время внедрялся ГОСТ 7.20-80 «Единицы учета фондов библиотек и органов НТИ». Для получения сведений о качестве новых поступлений в фонды библиотек был введен новый подраздел «Поступило названий и экземпляров» в разделе «Движение фонда», в 1988 г. подраздел «Поступило названий» из бланка статотчета был исключен.

В 1988 г. появились разделы «Число бригадных абонементов», «Число любительских объединений, клубов по интересам», раскрывающие не только общее количество привлеченного в библиотеки населения, но и процесс развития внестационарной сети, вовлечения читателей в различные формы организации досуга.

Впервые в библиотечной статистике появился раздел «Поступление средств, в т. ч. от платных услуг».

В 1990 г. начался перевод учреждений культуры на новые условия хозяйствования, и в бланке появился раздел «Переведено на новые условия хозяйствования», а раздел «Поступления средств» получил новую градацию:

• по фондам развития; • на выполнение социального заказа; • на капремонт; • от платных услуг.

Также был введен новый раздел «Использование средств», в т. ч.:

• на фонд оплаты труда; • на фонд творческого и социального развития; • на капремонт; • на комплектование.

В 1992 г. изменения в бланке отчетности отразили процесс приватизации. В нем появились специфические сведения – о форме собственности, а также о помещениях и площадях для хранения литературы и обслуживания читателей. В 1996 г. раздел «Материально-техническая база» был дополнен перечнем технических средств:

• число единиц видеотехники; • число единиц ПЭВМ; • число единиц копировально-множительной техники; • объем электронного каталога, что отразило развитие информатизации в России. Тогда же в разделе «Число посещений» появился раздел «Посетители массовых мероприятий».

В 1999 г. бланк поменял название и стал называться «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке». В нем появилось много новых разделов:

• помещение на балансе учреждения, арендованное; • электронные ресурсы; • число пользователей, в т. ч. число зарегистрированных пользователей; • выдано копий; • число абонентов информации; • выполнено справок.

Все эти изменения внесены в связи с внедрением ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика».

В 2003 г. в бланк статотчета были включены такие разделы, как:

• памятник истории и культуры; • число транспортных средств; • число номеров телефонов; • наличие электронной почты; • наличие доступа в интернет; • число посещений web-сайта.

Оптимальные величины показателей, отражающих эффективность работы библиотеки

Рейтинг и ранжирование – наиболее доступные методы статистического исследования библиотек. Реформирование местного самоуправления, изменение межбюджетных отношений, выполнение поставленной Президентом России В.В. Путиным задачи удвоения ВВП имеет самое прямое отношение к библиотекам и библиотечным услугам.

Библиотечное обслуживание и услуги библиотек будут эффективны при высоком их качестве, высокой оценке деятельности библиотек членами местного сообщества, сокращении затрат на оказание услуг и эффективном использовании всех библиотечных ресурсов.

Практика работы муниципальных библиотек Карелии показывает, что они смогут более эффективно работать, если достигнут следующих показателей:

• охват населения библиотечным обслуживанием: в сельской местности – 60% и более от числа жителей, в городах – 40% и более, кроме г. Петрозаводска, где этот показатель может быть около 20%; • посещаемость на 1 жителя: в сельской местности – 5 раз в год и более, в городах – 4 раза в год и более; • посещение массовых мероприятий: в сельской местности – 15% от общего числа пользователей и более, в городах – 10% и более; • читаемость на 7 пользователя: в сельской местности – 25 книг в год и более, в городах – 20 книг и более; • обращаемость фонда: в сельской местности – 5 раз, в городах – 3 раза; • книгообеспеченность на 1 жителя: в сельской местности – до 8 документов из фонда библиотеки, в городах – до 6 документов; • обновляемость фонда (полное обновление книжного фонда): в сельской местности – 1 раз в 10-15 лет, в городах – 1 раз в 15-20 лет; • обновление книжного фонда: в сельской местности – 0,2 книги в год на 1 жителя, в городах – 0,35 книги в год на центральную библиотеку; • поступление периодики: в сельской местности &#150 10-15 названий журналов и газет в год на библиотеку, в городах – до 150 названий журналов и газет в год на центральную библиотеку; • развитая внутренняя структура библиотеки: абонемент, читальный зал, передвижки и пункты выдачи для решения вопросов организации библиотечного обслуживания всех населенных пунктов, информационно-библиографическая и инновационно-методическая служба, интернет-зал; • нормативное обеспечение помещениями, оборудованием, техникой, мебелью в соответствии с «Модельным стандартом деятельности публичной библиотеки»; • профессионально подготовленные кадры: профессиональное образование, профессиональное обучение 1 раз в 5 лет, повышение квалификации, самообразование, нормативная обеспеченность кадрами по всем функциональным обязанностям и нагрузкам из расчета 1 библиотекарь на каждые 500 чел. населения в сельской местности и 750-1500 чел. в городе, в зависимости от численности населения.

Эти показатели взяты за основу при расчете прогноза развития библиотечного дела в Республике Карелия на период до 2012 г. и разработке проекта регионального библиотечного стандарта деятельности муниципальных библиотек, определении объемов финансирования на оказание библиотечных услуг для разработки предложений к проекту закона республики о межбюджетных отношениях.

Пояснения к внедрению ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика»

Применение любого ГОСТа – дело добровольное. Это один из принципов стандартизации. Федеральный закон от 27.12.03 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (далее – Закон № 184-ФЗ) называет следующие цели стандартизации:

• повышение конкурентоспособности услуг; • рациональное использование ресурсов; • техническую и информационную совместимость; • сопоставимость результатов и экономико-статистических данных.

Вывод, использовать или не использовать ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» (далее – ГОСТ 7.20-2000), напрашивается сам собой. В условиях построения единого библиотечного пространства, а также отмены ГОСТов 7.20-80 и 7.41-82 все библиотеки должны иметь единый документ по единицам учета своей работы. Именно таким документом является ГОСТ 7.20-2000, обязательный для библиотек, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности. Любая библиотека, самостоятельная или являющаяся подразделением ЦБС, предприятия, организации, должна применять этот стандарт.

В библиотеках Карелии стандарт по библиотечной статистике действует с 2002 г., поэтому накоплен достаточный опыт решения наиболее часто встречающихся вопросов по тем или иным его положениям, а именно:

• по учету пользователей; • книговыдаче; • массовым мероприятиям; • методике внедрения стандарта.

Остановимся на некоторых из них подробнее.

Порядок внедрения ГОСТа 7.20-2000. На основании определения «стандартизация», закрепленного в ст. 2 Закона № 184-ФЗ, порядок внедрения ГОСТа 7.20-2000 в практику деятельности организации подразумевает:

• установление правил и характеристик; • упорядочение сферы производства (применительно к библиотекам – внутренней технологии); • добровольное длительное применение национальных стандартов и стандартов организаций, в которые она входит (применительно к библиотекам России – РБА); • повышение конкурентоспособности услуг и их качества.

В библиотеке при внедрении национального стандарта системы СИБИД или стандартов организаций должен быть издан приказ, в котором целесообразно отразить необходимость следующих действий:

• разработки плана организационных технических мероприятий по внедрению ГОСТа 7.20-2000; • создания комиссии и назначения ответственных за внедрение ГОСТа; • проведения методического мониторинга состояния стандартизации библиотечного дела в библиотеке по положениям ГОСТа; • подготовки материалов для внедрения ГОСТа (разъяснений, рекомендаций, учетных форм, образцов и т. д.) и их распространения; • обучения персонала библиотеки требованиям ГОСТа; • внесения изменений в технологию библиотечной работы; • контроля за соблюдением требований ГОСТа и методических рекомендаций по внедрению ГОСТа; • отражения в плане и отчете деятельности по стандартизации в библиотеке; • формирования фонда стандартов по библиотечному делу и обеспечения доступа к ним, в т. ч. к электронным базам стандартов.

Другие публикации:  Штраф за отсутствия паспорта

Организация общего учета пользователей. Для учета пользователей в библиотеках применяется весьма большое количество форм библиотечной документации. В НБ РК, например, для учета общего числа пользователей библиотеки задействованы следующие формы:

• договор об обслуживании (заключаемый с каждым физическим лицом); • договор на обслуживание по МБА и ДД; • договор на библиотечно-информационное обслуживание (заключаемый с юридическими лицами); • запрос на информационное обслуживание; • код пользователя электронно-информационной сети, зарегистрированный на сервере библиотеки; • разовые контрольные листки; • паспорт массового мероприятия; • дневник структурного подразделения.

Для текущего учета используются:

• электронная база данных на пользователей библиотеки; • формуляр читателя; • лист ежедневной статистики на кафедрах обслуживания; • бланк-заказ по МБА и ДД; • картотека регистрации (электронная база данных) абонентов МБА и ДД; • контрольный листок; • картотека регистрации (электронная база данных) абонентов информации; • электронная база договоров на библиотечно-библиографическое обслуживание.

По итогам работы за год все показатели учета отражаются в бланке № 6-НК. При этом:

• раздел III, строка 03, графа 2 – это число пользователей (юридические, физические лица; посетители массовых мероприятий; абоненты МБА, ДД, информации); • раздел V, строка 10: графа 2 – число абонентов (юридические лица, обслуживаемые по договорам на информационное обслуживание; абоненты информации; абоненты МБА и ДД); графа 4 – число коллективных абонентов (юридические лица, обслуживаемые по договорам на информационное обслуживание, коллективные абоненты информации; абоненты МБА и ДД).

Организация учета посетителей массовых мероприятий. Единицей учета посетителей массовых мероприятий является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

Общепринятая методика учета посетителей в дневнике библиотеки не позволяет вести его максимально полно. Целесообразнее использовать документацию, принятую в НБ РК, а именно паспорт массового мероприятия.

Библиотека может разработать его самостоятельно и утвердить приказом директора или методическим решением.

В НБ РК в паспорте массового мероприятия отражаются:

• дата проведения; • форма мероприятия; • название мероприятия; • место проведения; • количество присутствующих, в т. ч. по основным читательским группам; • количество предоставленных/выданных документов, в т. ч. по отраслям знания; • содержание или составные части мероприятия; • подразделения, участвующие в подготовке и проведении мероприятия, и Ф.И.О. сотрудников; • распределение показателей между участниками подготовки и проведения мероприятия; • дата учета мероприятия в основных показателях библиотеки; • Ф.И.О. ответственного за учет.

Многих библиотекарей волнует вопрос о том, что показатель учета посетителей массовых мероприятий дублирует показатель учета посетителей библиотеки. Они считают, что посетители мероприятий, как правило, уже являются читателями библиотеки, поэтому отдельно их учет вести не нужно. Это мнение ошибочно, ведь обслуживание читателей и проведение мероприятий – услуги разные, они по-разному и разными отделами готовятся, затраты на них, как временные, так и интеллектуальные, тоже разные.

Бланк статотчета формы № 6-НК предполагает в разделе III, строке 03, графе 5 наличие учета посещений массовых мероприятий. Поэтому обязанность библиотеки – наладить этот учет. Она может принять методическое решение или издать приказ по организации об особенностях учета посетителей массовых мероприятий, не являющихся пользователями библиотеки, уже записавшихся в библиотеку, уже посетивших библиотеку в день проведения массового мероприятия и т. д.

Например, Кондопожская ЦБС Республики Карелия приняла решение учитывать только тех, кто впервые пришел на мероприятие; при повторяющихся посещениях целевых групп, таких как классы, учитывать только первое их посещение.

Методика учета посетителей массовых мероприятий – это вопрос из сферы управленческих решений: какое решение примет руководство библиотеки – таким будет и учет.

Учет выдачи копий документов. В общих положениях к ГОСТу 7.20-2000 зафиксировано следующее правило: «Копия издания или неопубликованного документа, независимо от вида носителя, учитывается так же, как оригинал» (раздел 3 «Общие положения»).

Всем библиотекарям необходимо помнить два «золотых правила» учета фондов:

• все, что поступило в библиотеку, должно быть учтено; • единица учета книговыдачи должна соответствовать единице учета фонда.

Предлагаем для учета выдачи копий документов использовать собственную разработку НБ РК:

• единицей выдачи копий документов является экземпляр; • единицей выдачи печатной копии электронного документа (через принтер) является экземпляр, копии многостраничных документов учитываются как один экземпляр; • единицей выдачи электронной копии электронного документа является экземпляр – файл, сохраненный на материальном носителе (диск, дискета) или отправленный по электронной почте; • единицей выдачи электронной копии печатного документа (через сканер) является экземпляр.

одно графическое изображение = одна копия = один экземпляр = пять страниц отсканированного текста = один файл = одна копия = один экземпляр.

• отсканировано 5 стр. текста – это 1 книговыдача; • отсканировано 25 стр. текста – 5 книговыдач (25 : 5 = 5); • отсканировано 3 картинки – 3 книговыдачи; • распечатан реферат из 15 стр. – 1 книговыдача; • сохранено на дискете 5 файлов – 5 книговыдач.

Учет выдачи литературы с выставок. Учет выдачи литературы с выставок может осуществляться несколькими способами:

• обозначением общего количества выданных с выставки книг в листе ежедневной статистики путем наблюдения; • использованием коэффициента выдачи литературы с выставок.

Последний должен быть разработан экспертной группой, согласован с общественным органом библиотеки – советом по обслуживанию, методсоветом, советом по НИР, советом при директоре и т. д., утвержден приказом директора библиотеки и доведен до всех подразделений библиотеки.

Аналогично могут быть разработаны и коэффициенты выдачи с выставок на выездных мероприятиях библиотеки, на мероприятиях, проводимых совместно с другими организациями, и т. д.

В дневнике библиотеки в разделе «Учет выставочной деятельности» (если такой раздел предусмотрен) или в каком-либо другом разделе ведется учет по следующим параметрам:

• дата экспонирования выставки; • название выставки (допустимо указывать подразделы выставки); • количество представленной/выданной литературы; • место проведения; • Ф.И.О. ответственного сотрудника, готовившего выставку.

Взятые с выставок книги записываются в читательский формуляр или отмечаются в контрольном листке и включаются в общее количество книговыдач.

Понятия «пользователь» и «читатель». Понятие «пользователь» введено в практику библиотечной деятельности с 1 января 2002 г., когда началось внедрение ГОСТа 7.20-2000.

До внедрения этого ГОСТа понятие «читатель» в работе библиотек обозначало и тех, кто посещал библиотеку, и тех, кто являлся абонентом информации (коллективной, групповой, индивидуальной) или абонентом МБА и ДД (организации, читатели), и тех, кто обращался в библиотеки через информационные сети.

Понятие «читатели» распространялось на посетителей массовых мероприятий, организации, которые обслуживались библиотеками. Поэтому для более полного учета лтц, пользующихся услугами библиотек, было введено понятие «пользователь», в которое включены юридические и физические лица, абоненты (МБА, ЭДД, информации), посетители массовых мероприятий. Приведем наиболее полную классификацию пользователей библиотеки. Пользователи – это:

• юридические лица, обслуживаемые по договорам (соглашениям) и разовым запросам на библиотечно-информационное обслуживание – предприятия, учреждения, организации, компании, фирмы, общественные объединения и т. д.; • физические лица – читатели, пользующиеся услугами библиотеки; • абоненты МБА и ДД, обслуживаемые по договорам на обслуживание по МБА и доставке документов (библиотеки, учреждения, не имеющие библиотек); • абоненты информации (коллективные и индивидуальные), обслуживаемые по договорам на информационно-библиографическое обслуживание и по разовым или постоянным запросам; • посетители мероприятий – участники мероприятий, проводимых библиотекой; • пользователи, обращающиеся в библиотеку через электронные информационные сети, зарегистрированные на сервере библиотеки.

Запись пользователей в библиотеку

Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой, утверждаемыми директором библиотеки по согласованию с учредителем библиотеки. Пользователь записывается в библиотеку, предоставляя документ, удостоверяющий его личность: паспорт гражданина РФ или другой документ – для пользователей старше 14 лет. Для пользователей в возрасте до 14 лет таким документом является ходатайство родителей (опекунов) или учебного заведения.

С каждым пользователем библиотеки целесообразно заключать договор об обслуживании, в котором будут изложены права, обязанности и ответственность сторон. Заключение таких договоров происходит в соответствии со ст. 428 Гражданского кодекса РФ и является вкладом библиотек в формирование правового библиотечного пространства.

Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется им подписью на читательском формуляре, т.е. тем самым, по сути, заключается договор присоединения.

В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.

После записи пользователя в библиотеку необходимо осуществить следующие действия: заполнить регистрационную карточку на читателя в традиционной картотеке или электронной базе данных «Пользователь», завести читательский формуляр в тех подразделениях, куда обратился пользователь; если в библиотеке принята система учета по контрольным листкам – выдать этот листок и потом его принять.

Посетители массовых мероприятий регистрируются в «Паспорте массового мероприятия» в соответствии с принятым в библиотеке решением – или общим количеством, или списком.

История библиотечной статистики

Статистика, как и любой другой предмет, ставший привычным и обыденным, когда-то была началом новой системы и новшеством. Статистика – это:

• отрасль знаний, дающая представление о количественной стороне массовых явлений и процессов в неразрывной связи с их качественной стороной; • отрасль практической деятельности по сбору, обработке, анализу и публикации массовых данных о явлениях и процессах жизни общества; • отрасль науки, использующая методы математической статистики для изучения социально-экономических процессов и явлений.

Такое многоаспектное толкование понятия свидетельствует о значительной роли статистики в жизни общества и социально-экономическом развитии страны. Поэтому

небольшое отступление в историю предмета – краткое перечисление основных дат и событий в истории библиотечной статистики поможет понять ее развитие как части государственной статистики.

Официальная библиотечная статистика в России появилась почти 100 лет назад. Впервые о ней заговорили на I Всероссийском съезде по библиотечному делу (СПб, июнь 1911 г.). Важное значение для ее развития имел и I Общеземский съезд по статистике народного образования (Харьков, июнь 1913 г.), где была подчеркнута необходимость:

• введения единообразия в отчетах; • ведения ежедневного учета; • предоставления годовых отчетов; • разработки круга вопросов библиотечной статистики, подлежащих обследованию; • выработки примерного бланка годового отчета.

Также на съезде был поднят вопрос о необходимости проведения библиотечной переписи.

В 20-30-е гг. XX в. сложилась система государственной библиотечной статистики: началось использование общепринятых форм, методов и бланков статистического наблюдения, проведение переписей, изучение отдельных единиц учета.

Среди действий, предпринятых органами советской власти в 1917-1939 гг., можно выделить следующие:

• создание в составе Наркомпроса РСФСР внешкольного отдела, возглавившего систему библиотечного обслуживания населения, а также отдела статистики, развернувшего работу по статучету библиотек (ноябрь 1917 г.); • образование во внешкольном отделе библиотечного подотдела, первой задачей которого было изучение состояния библиотечного дела в стране и составление плана организации библиотечной сети, а также учета всех учреждений, имеющих библиотеки (октябрь 1918 г.); • проведение государственного совещания по статистике народного образования, заложившего основы государственной организованной библиотечной статистики (март 1919 г.); • проведение школьной переписи и обследование отраслей народного образования, положившее начало организации текущей государственной статистики просвещения и регулярной публикации данных статистики (1920 г.); • разработку Наркомпросом РСФСР инструкции о ведении обязательной ежемесячной статистики и утверждение схемы отчета (1921 г.); • разработку Статистической комиссией Кабинета библиотековедения формы годового отчета библиотек, который после согласования с Наркомпросом РСФСР был разослан через органы статистики во все библиотеки (1923 г.); • проведение первой сплошной переоценки основных фондов (1925 г.); • yтверждение Положения о ЦСУ СССР, заложившего основы для организации единой системы госстатистики (1927 г.); • проведение Всесоюзной школьной переписи, положившей начало развитию статистики культуры в СССР (1927 г.); • введение единой системы статучета по линии народного образования по единым для всех формам (1927 г.); • проведение Всесоюзной школьной переписи, показавшей как значительные успехи в развитии библиотечной статистики, так и ее недостатки – отсутствие данных о количестве читателей, несопоставимость данных о количестве библиотек разных типов в разных источниках информации (1934 г.); • проведение в 1939 г. переписи населения.

Время вносило в статистику определенные параметры учета, но неизменным оставалось ее подчинение целям и задачам развития страны.

В период ВОВ статистика обеспечивала выявление и мобилизацию всех ресурсов для решения задач военного времени. Основным способом получения статданных в это время были срочные переписи.

Заметим, что с 1941 по 1947 г. было проведено 147 срочных переписей оборудования, материалов, топлива, кадров и отдельных групп специалистов, строений и помещений.

По данным статистики, общая сумма расходов на войну и потерь составила 1 трлн 890 млрд руб.

К 50-60-м гг. сложилась система ведомственной (составление отчетности предприятиями и учреждениями, подчиненными отраслевому ведомству, сбор этой отчетности, составление сводок по отрасли и предоставление их в ЦСУ СССР) и государственной (методологическое руководство ведомственной статистикой, проведение единовременных обследований, анализ

поступающих материалов, подготовка данных к планированию) статистики.

В арсенал используемых статистикой методов сбора, обработки, анализа и публикации информации теперь включены отраслевые статистические наблюдения: переписи, единовременные учеты, переоценки основных фондов, проводимые регулярно или единовременно, мониторинги – специально организованные систематические наблюдения.

Например, переписи населения проводились в 1959, 1970, 1979,1989 и 2002 гг.; генеральные инвентаризации и переоценки основных фондов – в 1960 и 1972-1973 гг.; единовременное обследование библиотек -в 1984 г., текущие переоценки основных фондов – с 1992 г. (ежегодно).

Материалы единовременного обследования ЦБС с точки зрения включенных в него показателей весьма интересны. Бланки содержали 98 показателей, что в 4 раза превышало количество показателей бланка статотчета. Запрашивались такие сведения, как:

• численность населения зоны обслуживания по всем населенным пунктам; • проектно-строительная характеристика здания библиотеки и ее подразделений; • фонд библиотеки по структурным подразделениям ЦБ; • число каталогов и ящиков в них; • число читателей, книговыдач и посещений на абонементе, а также в читальном зале и в пунктах выдачи; • перечень мебели и средств копирования, транспортировки и т. д.

Итоги обследования библиотек были использованы при разработке «Положения о библиотечном деле в СССР» (утв. 13.03.84) и проекта Концепции развития библиотечного дела в СССР в 1987-1989 гг.

Перестройка конца 80-х гг. и реформирование экономики не могли не отразиться на развитии статистики.

Переход от директивной экономики к рыночным механизмам хозяйствования внес изменения в формы статистического наблюдения: появились регистры, реестры, кадастры, цензы и другая, как правило, микроэкономическая информация (информация о конкретном предприятии, фирме, являющаяся коммерческой тайной).

Гласность и доступность статистической информации стали развиваться в сочетании с конфиденциальностью индивидуальных данных.

Проводимая реформа статистики была направлена на достижение максимально возможной информационной прозрачности экономического пространства.

К 1996 г. завершено создание системы национальных счетов – своеобразного стандарта статистики, в котором:

• сформированы макроэкономические показатели; • создана основа государственного регистра организаций единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.