Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец

21.02.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена. Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов. Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска. Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия. Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия. Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

  1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
  2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
  3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
  4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
  5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1. Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
  3. Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.
Другие публикации:  Екатеринбург белинского 222 нотариус

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

  1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
  2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
  3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
  4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
  5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
  6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
  7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

  • Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
  • Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
  • Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

  • Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

  • Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
  • Организует кадровое делопроизводство (составляет и утверждает штатное расписание, отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет графики отпусков, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
  • Комплектует организацию необходимыми кадрами.
  • Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
  • Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
  • Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
  • Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
  • Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
  • Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец.

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.

Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Книги по кадровому делопроизводству

Книги и журналы учета

А вы уже запаслись журналами учета на 2019 год ?

До Нового года осталось :

Оцените нашу заботу о вас в 2018 году! Насколько полезны были наши публикации в рассылках и журналах, наши методички, книги, тесты и прочие ресурсы сайта, наши журналы учета? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>

Формирование личного дела работника

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:

  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.
Другие публикации:  Утерян договор найма на квартиру

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

  • поступление новых бумаг;
  • изъятие листов;
  • замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  • проверить наличие всех документов;
  • проверить хронологию бумаг в папке;
  • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

  • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
  • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее чем через три года после закрытия папки должны быть переданы в архив.

Ведение личных дел работников: формирование, правила ведения

Личное дело, как правило, включает специальную документацию, отражающую информацию о сотруднике и его трудовой деятельности на протяжении конкретного периода времени, или о студенте и его обучении в том или ином высшем учебном заведении. Обычно формирование и ведение личных дел работников осуществляется на протяжении длительного временного периода. Они, так или иначе, включаются в число документов по личному составу. Каков порядок данного мероприятия на сегодняшний день? Какую информацию содержит образец ведения личного дела работника? Почему? На эти и иные не менее серьезные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения данной статьи.

Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников – не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей. В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Необходимо дополнить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента «По поводу порядка в отношении ведения дел лиц, которые замещают государственные должности России в порядке назначения, а также госдолжности относительно федеральной службы» от 01.06.1998 года.

Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от 16.03.2005 года, которым утверждается Регламент Федеральной госслужбы, относящийся к надзору в области защиты потребительских прав и человеческого благополучия (по пункту 7.7 этой бумаги ведение личных дел возложено именно на управление делами), а также постановление «По поводу Федеральной таможенной службы» от 21.08.2004 года, посредством которого утверждается Положение о ФТС. На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК (главное управление кадров). В соответствии с пунктом пятнадцатым Положения, на ГУК ФТС возлагается ведение личных дел всех сотрудников службы.

Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также (в случае решения в положительную сторону) – на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера. Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:

  • Сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на руководящих должностях (непосредственный руководитель структуры, его помощники (заместители), руководство в отношении структурных подразделений и так далее).
  • Сотрудников компании, на которых по действующему российскому законодательству устанавливается материальная ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и так далее).

Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников. Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности (кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал). Почему? Дело в том, что ведение личных дел работников – весьма удобный источник получения информации. Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги. Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений.

Создание личного дела

Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.

Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности. Порядок ведения личных дел работников не исключает и другую должность тогда, когда это предписано посредством инструкции по поводу порядка произведения тех или иных операций над личными делами работников.

По методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела, так или иначе, входит документация, представленная сотрудниками при трудоустройстве, а также формирующаяся в процессе их последующей профессиональной деятельности на определенном предприятии или в организации. Так, сюда относятся следующие бумаги:

  • Личный лист в соответствии с учетом кадров или же соответствующая анкета.
  • Дополнение к анкете или личному листу.
  • Автобиография сотрудника.
  • Копии документации об образовании.
  • Второй экземпляр трудового договора.
  • Договор по поводу материальной ответственности.
  • Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
  • Заявление по поводу приема на работу (перевода на соответствующую должность).
  • Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или перемещению на иную должность.
  • Выписки из документации (или же копии бумаг) по поводу награждения или привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
  • Копии (выписки) документации об аттестации (аттестационные листы, отзывы и так далее).

Сохранность личного дела

Положение о ведении личных дел работников предполагает, что с целью организации абсолютной их сохранности и удобства обращения с ними в процессе формирования бумаги помещаются (а именно, подшиваются посредством нитки и иглы на четыре прокола) в обособленную папку.

Другие публикации:  Заявление на возвращение подоходного налога

Важно отметить, что кроме перечисленной выше документации в личных делах могут размещаться и некоторые иные бумаги (к примеру, документы по поводу прохождения работником конкурса, относящегося к замещению вакантной должности; копии бумаг по поводу награждения сотрудника, присвоения ему званий почета и так далее). Помимо этого, в личные дела помещаются заверенные фотографии справки работника, однако они не подшиваются.

Порядок ведения личных дел работников подразумевает и первичное их оформление. Таким образом:

  • Каждому личному делу присваивается индивидуальный учетный номер.
  • Осуществляется заполнение соответствующих позиций на корешке личного дела и лицевой обложке.
  • В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись.

Ведение трудовых книжек и личных дел работников

Нужно отметить, что ведение дела личностного характера не прекращается на протяжении всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры тогда, когда ее правила не противоречат этому. Таким образом, ведение личного дела в любом случае предусматривает следующие пункты:

  • Ведение записей в необходимых разделах дела.
  • Помещение документации, которая подлежит хранению в составе личного дела.
  • Изъятие документации, надобность в которой миновала.
  • Периодическая проверка состояния личного дела в соответствии с предметом сохранности включенных в него бумаг.

Ведение личного дела работника в организации предполагает, что внесение записей в документацию личного дела производится на основании определенных документов или же их заверенных копий. Важно дополнить, что необходимые нюансы по исполнению процедуры уполномоченное должностное лицо может уточнять до внесения конкретных записей при личной беседе с работником. Абсолютно все записи, которые уместны в отношении документации при ведении личного дела, производятся шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета от руки. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает исключение в документации исправлений, а также уместность разборчивого почерка. Тогда, когда возникает действительная необходимость, данные записи заверяются посредством подписи уполномоченного должностного лица из службы управления персоналом. Помимо этого, ставится печать предприятия.

Дополнительные сведения

Предполагающее приказ, ведение личного дела работника обеспечивается по следующему правилу: тогда, когда документация накапливается, она подлежит обязательному распределению в личном деле в соответствии с разделами. Кроме того, внутри разделов бумаги располагаются в последовательности хронологии. Важно отметить, что отдельные документы, подшитые в личное дело, так или иначе, подлежат нумерации. Информацию о данных бумагах (с учетом нумерации страниц), в границах которых она располагается в личном деле, в любом случае отражает внутренняя опись.

Стандартная инструкция о ведении личных дел работников РБ говорит, что сотрудники обязуются своевременным образом предоставить сведения в кадровую службу. Данная информация, как правило, трактует изменения в индивидуальных данных, которые включены в состав личного дела. Обычно оформляется это в письменном виде как заявление. Помимо того, документация, подтверждающая изменения, служит приложением. Несколько позже, когда все записи внесены в личное дело, документация, так или иначе, возвращается работнику. Кстати, в случае необходимости с данных документов сначала делаются и заверяются копии, которые впоследствии приобщаются к личному делу.

Хранение и учет личных дел

После того как ведение личных дел работников в полной мере изучено, целесообразно рассмотреть вопрос хранения и учета. Так, данные процедуры организуются для безошибочного и быстрого поиска дел личного характера, обеспечения их абсолютной сохранности, а также конфиденциальности информации, которая содержится в документации, от несанкционированного доступа.

Важно отметить, что личные дела работников той или иной компании включены в номенклатуру дел подразделения кадров в соответствии с общим названием «Личные дела». Помимо этого, там указываются и сроки их хранения. Как правило, период хранения бумаг достигает семидесяти пяти лет.

Постановление о ведении личных дел работников предписывает, что документация хранится в кадровой службе (обычно именно для подобных целей там обустраивается помещение) отдельно от иных бумаг. Необходимо дополнить, что кадровая служба хранит лишь личные дела актуальных сотрудников. Дела же уволенных работников передаются в соответствии с установленным законодательством порядком на хранение в архив структуры или же в территориальный архив.

Необходимо отметить, что условия хранения, так или иначе, должны обеспечивать абсолютную сохранность непосредственно личных дел, а также помещенной в них документации (информации) от разглашения или хищения. Именно поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать хранение личных дел посредством сейфов (шкафов), располагая их в вертикальном положении на полках (корешками наружу).

Кстати, внутри шкафа или сейфа на дверце могут размещаться сводные описи в отношении хранящихся личных дел. Важно то, что доступ к информации имеют исключительно уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Тогда, когда количество личных дел превышает допустимое, они учитываются в специализированном реестре или журнале. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:

  • В соответствии с порядком номеров.
  • В соответствии с прямым алфавитным порядком.
  • В соответствии с разделами по наименованиям подразделений структуры согласно штатному расписанию, внутри же разделов – в алфавитном порядке прямого счета или по порядку номеров.

Для того чтобы сократить общее количество учетных единиц, хранить личные дела можно в составе так именуемых нарядов – групп алфавита для хранения. Таким образом, абсолютно каждому личному делу, которое включено в наряд, предшествует лист бумаги с ФИО сотрудника. Необходимо дополнить, что личные дела, состоящие в наряде, также группируются в соответствии с алфавитным порядком. В начале же наряда располагается сводная опись личных дел, включенных в него.

Выдача личного дела на время

Выдача дел личной природы сотрудникам той или иной структуры во временное пользование для того, чтобы они могли ознакомиться со сведениями, внесенными туда, производится, как правило, исключительно в случае разрешения руководства кадровой службы. Ознакомление сотрудника с собственным личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии должностного сотрудника, который несет ответственность за обращение с документацией такого плана.

Необходимо отметить, что ознакомление работников с личными делами происходит не реже одного раза на протяжении года, а также в соответствии с просьбой указанных лиц в других случаях, установленных российским законодательством. При ознакомлении с собственными личными делами сотрудников той или иной организации строго запрещается:

  • Осуществлять какие-либо исправления в уже произведенных записях личных дел.
  • Вносить в личные дела новые записи.
  • Извлекать из личных дел имеющуюся там документацию или помещать в них новую.
  • Задерживать личные дела сверх предоставленного уполномоченными лицами периода времени.

В случае выявления в записях неточностей или обнаружения устаревшей документации в составе дела личного характера работник наделен правом заявления по данному поводу в кадровую службу структуры. Необходимо дополнить, что к заявлению следует приложить бумаги, в соответствии с которыми целесообразным будет внесение определенных изменений в ранее осуществленные записи, или же копии отдельных единиц документации для того, чтобы совершить замену.

Важно знать, что выдача дела личного характера на временное пользование производится именно по тому периоду времени, который необходим для исполнения нужных операций, согласно перечню лиц, наделенных правом на получение личных дел, который утвержден руководством структуры. Кстати, факт выдачи дела личной природы, так или иначе, фиксируется в контрольной карточке (журнале).

Важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом осуществляется в специально предназначенном для данных целей помещении. Кроме того, время ознакомления (работы), так или иначе, ограничивается рамками рабочего дня. Так, в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за обращение с личными делами, обязан убедиться в факте возвращения всех личных дел, которые были выданы на временное пользование, на места хранения. В случае необходимости должностное лицо обязуется принять соответствующие меры по возвращению или розыску документации.

Передача личных дел или же отдельных бумаг в их составе на временное пользование иным учреждениям (организациям, предприятиям) осуществляется исключительно в случае разрешения руководства структуры на основании надлежаще оформленного запроса.

Важно знать, что по поводу выдачи личного дела формируется акт, один экземпляр которого, так или иначе, передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Второй же экземпляр хранится в делах структуры непосредственно до возвращения личного дела или отдельного документа на первоначальное место хранения.

Изъятие бумаг из личного дела

Важно отметить, что изъятие отдельных единиц документации из личного дела осуществляется исключительно после разрешения руководства при условии оформления соответствующей записи, размещенной в графе «Примечание» внутренней описи. В случае временного изъятия бумаги на ее место (а именно, между листами соседних бумаг) по правилам вкладывается карта-заместитель (иными словами, справка-заместитель), где указывается дата и причина изъятия с подписью лица, которое выдало документ, а также подписью того сотрудника, который получил его в соответствии с актуальными для структуры правилами временного пользования.

Для того чтобы обеспечить абсолютный контроль за сохранностью личных дел в том или ином учреждении (организации, предприятии) ежегодным образом (а именно, не позднее первого квартала, который следует за отчетным) осуществляется проверка их состояния и наличия. Необходимо знать, что выявленные в процессе контрольного мероприятия недочеты и недостатки в любом случае фиксируются в акте, который сразу же после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации для рассмотрения и последующего принятия решений относительно утерянной или недостоверной документации.