Приказ о номенклатуре дел в дошкольном образовательном учреждении

08.03.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год

Дошкольная образовательная организация (далее — ДОО, ДОУ) любой формы собственности может быть приравнена к предприятию, управление которым осуществляется через ведение номенклатуры дел. Формирование строгой структуры документооборота позволяет обеспечить четкость управления детским садом, при необходимости — отследить порядок оформления важных нормативных документов, избежать утери данных.

Значение номенклатуры дел в детском саду

Номенклатура дел в ДОУ 2019 применяется для систематизации и каталогизации дел после их исполнения, определения сроков хранения документации разного типа. Систематизированный перечень со строгой структурой является основным видом описи документации, предназначенной для временного (до 10 лет включительно) и постоянного хранения.

На основе номенклатуры формируется документальный фонд детского сада — перечень документов, созданных в ДОО с целью обеспечения условий ведения воспитательно-образовательной деятельности, а также дел, оформленных в результате взаимодействия организации с другими учреждениями, органами управлениями, проверяющими органами, родителями (законными представителями) воспитанников.

Принципы формирования номенклатуры дел

Систематизация перечня дел составляется после изучения документов, регламентирующих управленческие процессы и планирование образовательной деятельности в дошкольной образовательной организации. Данный документ формируется в течение года, в конце года — проверяется, при необходимости — дополняется, утверждается и вводится в действие с начала нового календарно года (с 1 января).

Как оформить номенклатуру дел?

Рассказывает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Номенклатура дел в ДОУ 2019, как и аналогичные перечни предыдущих лет, после оформления должна храниться в детском саду.

СОХРАНИТЕ ЭТО СЕБЕ, ЧТОБЫ НЕ ПОТЕРЯТЬ:

Номенклатуру удобнее всего составлять по функциональному принципу, представленному в таблице 1.

*Код дела в номенклатуре дел ДОУ 2019 отражает номер кабинета или структурного подразделения, в котором хранится дело. Методисты рекомендуют формировать индексы в детском саду по общепризнанному принципу, принимая за:

код 01 — кабинет руководителя ДОО;
код 02 — кабинет заместителя руководителя ДОО по воспитательно-образовательной работе;
код 03 — кабинет заместителя руководителя ДОО по административно-хозяйственной части и т.д.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуй бесплатно! Учебная программа «Компетенции воспитателя». За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

Оформление номенклатуры дел в ДОУ на 2019 год

Номенклатура дел дошкольной образовательной организации оформляется на общем бланке учреждения в виде таблицы, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Другие публикации:  Ликвидация общества архив

Непосредственно перед каталогизированным списком дел создается шапка документа, в которой указывается слово «Утверждаю», с новой строки указывается наименование должности руководителя ДОО, его фамилия и инициалы, дата составления документа. Главный администратор детского сада должен обязательно расписаться в номенклатуре. Данная информация выравнивается по правому краю документа.

В номенклатуре допускается оформления грифа согласования документа с начальником архивного отдела структурного подразделения или контролирующего органа. Гриф оформляется в утвержденном порядке (после слова «Согласовано» с новой строки указывается должность ответственного лица, подпись, расшифровка подписи, дата согласования) и выравнивается по левому краю документа.

Далее идет непосредственное название номенклатуры с полным указанием дошкольной образовательной организации. Название выравнивается по центру и выделяется полужирным начертанием.

Перечень дел формируется в таблицу (номенклатура дел в ДОУ: образец 2018 представлен в приложениях к материалу). Организация информации в номенклатуре должна быть проведена в соответствии с утвержденным образцом, в рамках пяти граф:

Содержание номенклатуры дел

Рассмотрим подробнее требования по систематизации информации, которые следует учитывать при разработке номенклатуры дел ДОУ 2019.

Индекс дела, который указывается в первой графе, должен включать код, обозначающий номер структурного отдела, и порядковый номер заголовка дела. Индекс следует обозначать только арабскими цифрами.

Во второй графе указываются заголовки дел, их частей или томов, отражающие все документированные направления деятельности дошкольной образовательной организации. Заголовки следует формировать с предельной четкостью и лаконичностью, они должны отражать основное содержание и состав дел. В заголовке не следует употреблять обобщенные формулировки («общие данные», «разная переписка»), вводные слова.

Заголовок рекомендуется формировать поэтапно, включая элементы в следующей последовательности:

  • наименование разновидности дела (опись, переписка), документов (приказы, протоколы);
  • указание автора документа (дошкольной образовательной организации);
  • указания адресата или корреспондента документации (наименование учреждения, ответственного за получение документа);
  • краткое содержание дела;
  • название местности, с которой связана реализация документации.

Распределение документов в номенклатуре дел в ДОУ осуществляется по важности и с учетом взаимосвязи дел. В первую очередь в систематизированной таблице следует указывать заголовки дел, относящихся к организационно-распорядительной документации, а потом дела по другим направлениям деятельности ДОО, например, старые кадровые документы .

Если дело содержит документы по одному вопросу, то его заголовок следует формировать следующим образом: в начало выносится слово «документы», далее указывается содержание, а в конце заголовка в скобках упоминается разновидность документации (опись, сводка, справка). В заголовках дел, содержащих переписку, нужно указывать ее тематику и адресата. Для дел, состоящих из нескольких томов, составляется общий заголовок, а затем на его основании формируются названия каждой отдельной части.

При уточнении и окончательном формировании номенклатуры дел в ДОУ допускается частичное или полное изменение заголовков.

Количество томов (графа 3) заполняется в конце календарного года, при финальном редактировании таблице. Общее количество томов выносится в конец таблицы.

В графе 4 указываются номера томов в соответствии с порядковым перечнем и длительность их хранения, которая определяется в соответствии с типовой номенклатурой ведения документации или требованиями Федерального архивного агентства.

В графу 5 при оформлении номенклатуры дел в ДОУ на 2019 год можно вынести отметки о заведении или уничтожении дел, о переходящей документации, передаче документов при смене ответственного лица или в ведение других органов исполнительной власти.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

Номенклатура дел на 2018-2019 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

  • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
  • облегчение поиска необходимых материалов;
  • облегчение передачи материалов, составления описей;
  • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

  • приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
  • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

  • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица – 2018 – 2019
  • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
  • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
  • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
  • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
  • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

  1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
  2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
  3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
    • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
    • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
    • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
    • переписка и т. д.

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

  1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
  2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
  3. Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 – 2019

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 – 2019 годах.

Она имеет следующее содержание:

  1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
  2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
  3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
  4. Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
    • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
    • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
    • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.
Другие публикации:  Требования аижк к ипотеке

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 – 2019 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

  • порядковый номер дела;
  • полное наименование дела;
  • срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

  • для отдела делопроизводства;
  • архива учреждения;
  • государственного архива;
  • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

  1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
  2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
    • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
    • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
    • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
  3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
  4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2018 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

Другие публикации:  Транспортный налог 2018 льготы пенсионерам московской области

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Методическая разработка на тему:
Образец номенклатуры дел ДОУ (новая)

Образец номенклатуры дел ДОУ 2015

Предварительный просмотр:

Приказ № от 20 г.

Наименование структурных подразделений

Сроки хранения документов, не передающихся в госархивы

Кол-во частей томов в деле

Устав МБДОУ. Подлинник. Изменения к Уставу МБДОУ.

На госхранение не передается.

Лицензия на образовательную деятельность с приложением

Свидетельство о государственной аккредитации дошкольного образовательного учреждения.

Приказы о зачислении и отчислении воспитанников.

Приказы по МБДОУ по основной деятельности.

Номенклатура дел МБДОУ.

Книга движений детей МБДОУ

Документы по аттестации МБДОУ

Индивидуальная инструкция по ведению делопроизводства

Положение об Общем собрании трудового коллектива, протоколы ОСТК

Изменения к Коллективному договору.

Положение о дифференцированной оплате труда и премирования работников МБДОУ. Правила внутреннего трудового распорядка.

После замены новыми.

Договоры с учредителем (уполномоченным им органом).

Акты приема и передачи зданий, помещений земельных участков

На госхранение не передается.

Технический паспорт МБДОУ

Решение и распоряжение органов управления образования

На период действия.

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Программа развития МБДОУ

До замены новым.

Должностные инструкции работников МБДОУ

До замены новым.

Акты, справки о результатах проверок МБДОУ.

Статистический отчет (ф-85-к) по МБДОУ

Положение о зачислении детей в МБДОУ. Регламенты.

Постоянно. До замены

Положение о Совете МДОУ, Протоколы Совета МДОУ

Журнал учета приказов по основной деятельности.

Журнал учета приказов по личному составу

Журнал учета приказов по движению детей

Образовательная программа МБДОУ

До замены новым.

Годовой план работы МБДОУ.

Положение о Педагогическом совете МБДОУ.

До замены новым

Протоколы заседаний Педагогического совета МБДОУ.

Циклограмма деятельности заведующего МБДОУ, протоколы совещаний при заведующем.

План-график работы заведующего МБДОУ.

Положение об Общем родительском собрании

Протоколы Общих родительских собраний.

ОП ДО, Учебный план МБДОУ.

Постоянно до замены.

Сетка занятий, (расписание занятий).

Положение о родительском комитете. Протоколы РК МБДОУ.

Положение о методическом кабинете.

Постоянно до замены.

Положение об инспекционно-контрольной деятельности в МБДОУ.

Постоянно до замены.

Приказы по личному составу МБДОУ о приеме, увольнении, переводе на другую работу, должность, замене фамилии сотрудников.

Приказы по личному составу МБДОУ об отпусках сотрудников, совмещении, поощрении, доплатах.

Копии приказов РУО, ГУО о присвоении квалификационной категории педагогическим работникам.

План-график повышения квалификации педагогических работников МБДОУ

Книга движения работников МБДОУ

Личные дела работников МБДОУ.

Журнал регистрации личных дел работников МБДОУ.

Срок хранения установлен по формуле: (75 лет минус возраст сотрудника).

Книга учета трудовых книжек.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Журнал регистрации учета движения трудовых книжек сотрудников.

Или до востребования.

Штатное расписание МБДОУ.

График рабочего времени работников МБДОУ.

Тарификационный список работников.

04 – Медицинская документация

Медицинская карта ребенка (ф — № 026/у)

История развития ребенка (ф — № 026/у), дубликат.

Карта профилактических прививок (ф-№060/у).

Журнал регистрации инфекционных заболеваний.

Журнал экстренных извещений об инфекционном заболевании, остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф.№056/у)

Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. №030/у).

4 лет после снятия с учета.

Журнал учета санитарно-просветительской работы (ф. №038/у).

Положение об организации питания в МБДОУ.

Книга записи санитарного состояния МБДОУ (ф. №308/у).

Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).

Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступивших с базы на пищеблок.

Дневник группы (ф.№1277).

1 год после выпуска детей в школу.

Вкладыш (ф. №1). Результаты углубленных медицинских осмотров детей.

Положение об организации медицинского обслуживания

Постоянно. До замены

05- Финансово- хозяйственные документы.

Инвентарные списки основных средств (ф.№ ос-13).

Книга складского учета материалов (ф. №- 17)

Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации (ф. № 412).

Журнал регистрации боя посуды (ф. № 325).

Инвентарная опись (сличительная ведомость) ф. №401.

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. №299).

Табель учета посещаемости детей (ф. №305, №305-Т).

Табель учета, подсчета заработка и использования рабочего времени (ф. № 421).

Смета дошкольного учреждения.

Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 399 – МЕХ).

Акты, справки о передаче материальных ценностей.

06 – Делопроизводство и архив.

Описи дел постоянного хранения.

Заявления и копии справок, выданных по запросам граждан.

ИТОГО: дел временного хранения: Дел постоянного хранения: _____

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Образец номенклатуры дел в помощь заведующей ДОУ, документ с которого проверяющие инстанции начинают проверку документации руководителя ОУ.

В данном документе представлен пример номенклатуры дел ДОУ на год.

в презентации представлены 3 блока: информационно-правовые документы, воспитательно-образовательная документация, документация о воспитанниках групп.

На данном мастер-классе предложен практический материал по номенклатуре дел: перечень документов, правила оформления дел и др.

Начался учебный год – самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2016 год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.

Спешу поделиться своим опытом. Данный мастер класс будет полезен старшим воспитателям.

Номенклатура дел позволяет систематизировать тот перечень документов, который ведет педагог-психолог в ДОУ. Каждая папка подписывается согласно тому перечню, который указан в номенклатуре дел. На.