Возврат денег в кассу подотчётным лицом

13.08.2018 Выкл. Автор admin

ПКО возврат от подотчетного лица в 1С Бухгалтерия 3.0

В статье будет рассказано, как при помощи документа “Приходный кассовый ордер” сделать возврат от подотчетного лица в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Перейдем на закладку “Банк и касса” и с правой стороны экрана, в разделе “Касса”, выбираем “Приходный кассовый ордер”. Откроется журнал ПКО, для того что бы создать новый наживаем кнопку “Создать”, при этом откроется форма нового документа ПКО.

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно распечатать.

Возврат денежных средств подотчетному лицу

Здравствуйте!
По чеку вы можете снять деньги на хоз. нужды и выдать своему сотруднику по расходным кассовым ордерам как перерасход по авансовому отчету и под отчет.

Добрый день, из Системы Главбух
Подскажите, в какие сроки организация должна вернуть ДС сотруднику за авансовый отчет? Есть ли установленные сроки выдачи ДС на авансовые отчеты? Может ли сотрудник авансом взять у организации деньги, а отчитаться через 3 мес? или наоборот, за свой счет приобрести материалы, а ДС от организации получить намного позже
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы
Срок возврата
Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее см. Кому и сколько можно выдать денег под отчет.
Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)
Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.
По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.*

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация:Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Обоснованный перерасход
Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:
сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).*
Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск
Да, можно.
После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.* Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Цитата (малышок): 2. Рекомендация:Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Обоснованный перерасход
Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:
сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).*
Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Цитата: УКАЗАНИЯПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ
«АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ» (ФОРМА N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

И где оно?

И даже если бы что-то подобное содержалось в Постановлении № 55, о нем смело можно забыть начиная с 01.01.2013 в связи с вступлением в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете, когда применение унифицированных форм стало необязательным, следовательно, и все требования Госкомстата повисли бы в воздухе. Но к чести Госкомстата и радости налогоплательщиков, ничего такого, что написано в разъяснениях неизвестного автора, Госкомстат не замышлял. Чтобы убедиться в этом, достаточно взглянуть на табличную часть первой страницы бланка авансового отчета АО-1, утвержденного упомянутым Постановлением.
» Предыдущий аванс остаток / перерасход «. Очевидно, что у работника после предыдущего авансового отчета возможно уже имеется перерасход, из чего следует, что на расходы, отраженные в последнем авансовом отчете, деньги явно не выдавались.

Другие публикации:  Заявление на заведующую поликлиники

Коллеги, призываю не придумывать себе новых, не предусмотренных законодательством, ограничений , их и без того хватает.

Бухгалтерские проводки при выдаче под отчет и возврате в кассу денежных средств

Добрый день.
Подскажите какими проводками оформляется
1. выдача под отчет лицу на ГСМ, хоз нужды и командировочные расходы.
2. сдача подотчетным денег в кассу (просто обратные проводки?)
3. сдача денег подотчетным лицом в кассу, полученных наличными за оказанные услуги

Цитата (АлексАльянс): Добрый день.
Подскажите какими проводками оформляется
1. выдача под отчет лицу на ГСМ, хоз нужды и командировочные расходы.
2. сдача подотчетным денег в кассу (просто обратные проводки?)
3. сдача денег подотчетным лицом в кассу, полученных наличными за оказанные услуги

Добрый день.
Поясните, пожалуйста, это — студенческая задача или реальная хозяйственная ситуация? После Вашего пояснения я, при необходимости, перенесу тему в соответствующий раздел. Новую тему с тем же вопросом не создавайте.

Цитата (АлексАльянс): Добрый день.
Подскажите какими проводками оформляется
1. выдача под отчет лицу на ГСМ, хоз нужды и командировочные расходы.
2. сдача подотчетным денег в кассу (просто обратные проводки?)
3. сдача денег подотчетным лицом в кассу, полученных наличными за оказанные услуги

1) Командировочные расходы: Д 08, 20, 25, 26, 44 (в зависимости от направленности командировки) К 71, а что за «хознужды»?

3) Подотчетник не имеет права принимать наличные от покупателей. Оплату принимает уполномоченный на то работник организации с выдачей покупателю подтверждающего документа — чека ККТ, БСО, чека для плательщиков ЕНВД.

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для учета денежных средств, выданных и израсходованных подотчетными лицами на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.

При выдаче работнику аванса на командировку делается в учете запись:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит 50-1 «Касса организации» — выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 «Специальные счета в банках»,

Кредит 51 «Расчетные счета» (52) — перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит 55 «Специальные счета в банках» — учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 «Основное производство» (23, 29),

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 «Расходы на продажу»,

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» (07, 10, 41),

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Расходы по командировке, целью которой является покупка и доставка материалов, товаров, приобретение или создание основных средств, относятся на их стоимость, а не на счета учета затрат, если авансовый отчет отражен до даты списания материалов в производство, ввода в эксплуатацию основных средств. Цель командировки должна быть одинаково указана во всех документах, оформленных в связи с командировкой: в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), в командировочном удостоверении (форма Т-10) и в служебном задании для направления в командировку и отчете о его выполнении (форма Т-10а), в путевом листе. Учет расходов по командировкам, связанным с приобретением и созданием основных средств, требует более строгого подхода, чем по материалам, так как от стоимости основных средств зависит сумма налога на имущество. Здесь командировочные расходы учитываются в стоимости основных средств. В случае если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т.е. предъявило доверенность, счет-фактура должен быть выписан.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»,

Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 «Прочие расходы»,

Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются так:

Дебет 28 «Брак в производстве»,

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списываются проводкой:

Дебет 91-2 «Прочие расходы»,

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит 50-1 «Касса организации» — возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. N 88) в установленном порядке:

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму неизрасходованных денежных средств, возвращенных в кассу организации.

Командировочные расходы включаются в состав прочих затрат (п. 8 ПБУ 10/99).

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. В этом случае используются счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Кредит 71 — отражены денежные средства, не возвращенные в установленные сроки;

Кредит 94 — удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Кредит 94 — взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 постановления Правительства РФ от 02.03.2000 г. N 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 г. N 765).

Другие публикации:  Возврат за дом и земельный участок

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету.

Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

1) счета-фактуры гостиницы;

2) расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Сумма расходов на проживание командированного работника и сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 постановления Правительства РФ от 02.03.2000 г. N 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 г. N 765). Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

1) стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

2) оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

3) оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

5) сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билет) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Аналогично принимается к вычету и сумма НДС при оплате в поезде постельных принадлежностей, если она включена в цену билета.

Если же стоимость постельных принадлежностей в цену билета не включена, а подтверждается иными документами, счет-фактура обязателен.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Выдача заработной платы из денежных средств, которые вернуло подотчетное лицо

Сразу возникает вопрос: обоснованно ли были выданы деньги под отчет:

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У выдача наличных денег работнику под отчет производится только на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. И не похоже, что Ваше подотчетное лицо тратит подотчетные средства на осуществление деятельности организации.

Скажите, а у Вас в организации размеры и сроки выдачи наличных соблюдены?
Если Ваш сотрудник не отчитался по выданным деньгам вовремя, придется удерживать НДФЛ Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет.
Работник вовремя не отчитался за полученные подотчетные средства(?), у него возникает доход. И нужно удержать НДФЛ (письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).
Сотрудник вовремя не представил авансовый отчет(?), ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы. Никаких препятствий по возвращению подотчетных средств в кассу компании нет. А уж из кассы- Ваше дело куда наличку «пристроить»- сдать в банк, отдать под отчет другому сотруднику, оплатить поставщику, выдать зарплату.

Возврат подотчетных средств на расчетный счет

Цитата (юлия79): Добрый день!

Цитата (юлия79): Добрый день!

Цитата: ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ
И ИНСТРУКЦИИ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Другие публикации:  Адвокат васина

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
корреспондирует со счетами:

по дебету по кредиту

50 Касса 07 Оборудование к установке
51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные
52 Валютные счета активы
55 Специальные счета в 10 Материалы
банках 11 Животные на выращивании
76 Расчеты с разными и откорме
дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение
79 Внутрихозяйственные материальных ценностей
расчеты 20 Основное производство
91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные
производства
25 Общепроизводственные
расходы
26 Общехозяйственные
расходы
28 Брак в производстве
29 Обслуживающие
производства и хозяйства
41 Товары
44 Расходы на продажу
45 Товары отгруженные
50 Касса
51 Расчетные счета
52 Валютные счета
55 Специальные счета в
банках
70 Расчеты с персоналом по
оплате труда
73 Расчеты с персоналом по
прочим операциям
76 Расчеты с разными
дебиторами и кредиторами
79 Внутрихозяйственные
расчеты
91 Прочие доходы и расходы
94 Недостачи и потери от
порчи ценностей
97 Расходы будущих периодов
99 Прибыли и убытки

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил. Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах. Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.