Жалоба или заявление поступившие в адрес организации имеют индекс

21.08.2018 Выкл. Автор admin

Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей, Такой закон, принятый в Новосибирской области, приведен в прил. 7.1.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законода-, тельного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7А). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.97.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешен-

ными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил. 7.5-7.9) и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориенти-рованном варианте.

В) все вышеперечисленное

6. Процедура регистрации включает в себя:

б) два этапа;

7. В индекс документа не входит:

а) код по ОКУД;

б) номер дела по номенклатуре;

в) номер структур­ного подразделения.

8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют ин­декс:

а) № 18-М;

9. Приказ по основной деятельности имеет индекс:

б) № 34;

10. Не подлежит регистрации:

а) приказ по основной деятельности;

б) жалоба гражданина;

В) пись­мо информационного характера, присланное для сведения.

11. Обязательной регистрации подлежит:

а) документ, который по своему содержанию требует решения или отве­та;

б) программа совещания;

в) планово-финансовая документация.

12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает:

б) руководитель;

13. Срок исполнения документа исчисляется:

а) с момента поступления документа в организацию;

Другие публикации:  Гражданство рф санкт петербург

б) с момента полу­чения документа исполнителем;

в) с даты поступившего документа.

14. Срок исполнения документа может продлить:

а) тот, кто его установил;

б) исполнитель документа;

15. Документ считается исполненным:

а) когда есть указание руководителя;

б) когда проставлена отметка об исполнении;

в) после регистрации документа.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.001 с) .

Комплект диагностических тестов

Данный комплект диагностических тестов предназначен для итогового контроля по предмету «Основы делопроизводства» по профессии НПО «Делопроизводитель»

Предварительный просмотр:

ГОУ НПО ТО «Профессиональный лицей № 43»

Комплект диагностических тестов

по учебной дисциплине «Основы делопроизводства»

по профессии «Делопроизводитель»

Комплект диагностических тестов по основам делопроизводства предназначены для обучающихся при освоении профессии гуманитарного профиля «Делопроизводитель».

Комплект предназначен для проведения контроля знаний.

При разработке тестов учитывались требования ФГОС по профессии «Делопроизводитель».

К заданиям предлагаются ответы, по которым обучающийся сможет проверить правильность решений.

Полученные результаты могут быть использованы в последующей деятельности, например при повторении плохо усвоенного материала.

  1. Состав реквизитов документа устанавливает:
  1. ГОСТ Р 51141 – 98;
  2. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  3. УСД
  1. Укажите, какой документ не входит в состав организационно-правовых документов:
  1. устав организации;
  2. штатное расписание;
  3. приказ.
  1. Укажите, какие распорядительные документы может издавать Президент РФ:
  1. указы;
  2. распоряжения;
  3. постановления.
  1. Должностная инструкция сотрудника:
  1. подлежит утверждению;
  2. не утверждается;
  3. утверждается по усмотрению руководителя.
  1. Укажите, какой нормативный документ определяет права и обязанности сотрудника:
  1. штатное расписание;
  2. устав предприятия;
  3. должностная инструкция.
  1. Типовые документы носят:
  1. обязательный характер;
  2. рекомендательный характер;
  3. ознакомительный характер.
  1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:
  1. в именительном;
  2. в родительном;
  3. в предложном.
  1. Укажите, какой из документов не является разновидностью копии:
  1. черновик;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Документ, выданный взамен утерянного и имеющий силу подлинника – это:
  1. копия;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, как называется документ, окончательно оформленный и подписанный:
  1. подлинник;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:
  1. докладной запиской;
  2. приказом руководителя;
  3. листом согласования.
  1. Листы документа нумеруют:
  1. по середине нижнего поля листа;
  2. по середине верхнего поля листа;
  3. в правом верхнем углу.
  1. Укажите, можно ли оформить приказ по основной деятельности на бланке письма:
  1. можно;
  2. нельзя;
  3. по разрешению руководителя.
  1. Укажите, можно ли оформить протокол на общем бланке:
  1. можно;
  2. нельзя;
  3. по указанию руководителя.
  1. Укажите, может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке заместителя министра:
  1. может;
  2. не может;
  3. по желанию.
  1. Название вида документа не указывают:
  1. в письме;
  2. в приказе;
  3. в протоколе.
  1. При оформлении документа реквизит «место составления» не указывают:
  1. в письмах;
  2. в протоколах;
  3. в приказах.
  1. При направлении документа в организацию в реквизите «адресат» инициалы ставят:
  1. до фамилии;
  2. после фамилии;
  3. по усмотрению секретаря.
  1. При направлении документа физическому лицу инициалы ставят:
  1. до фамилии;
  2. после фамилии;
  3. не имеет значения.
  1. Служебное письмо может содержать не более:
  1. 4-х адресатов;
  2. 2-х адресатов;
  3. 3-х адресатов;
  1. Обязательному утверждению подлежат:
  1. должностная инструкция;
  2. приказ;
  3. докладная записка.
  1. Внешнее согласование оформляется:
  1. визой согласования;
  2. грифом согласования;
  3. резолюцией.
  1. Укажите, каким реквизитом оформляется результат рассмотрения документа руководителем:
  1. грифом утверждения;
  2. резолюцией;
  3. грифом согласования.
  1. Укажите, в каком письме оформляется реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа»:
  1. во всех письмах;
  2. в ответных;
  3. в инициативных.
  1. Укажите, что подписывает руководитель и главный бухгалтер:
  1. письмо-извещение;
  2. рекламное письмо;
  3. гарантийное письсо.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебного письма:
  1. адресат;
  2. название вида документа;
  3. подпись.
  1. Укажите, сколько бланков для письма потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата:
  1. один;
  2. два;
  3. три.
  1. Максимальное количество адресатов в служебном письме:
  1. два;
  2. три;
  3. четыре.
  1. При оформлении телеграммы реквизиты до черты печатают:
  1. строчными буквами за исключением прописным согласно орфографии;
  2. только прописными буквами;
  3. только строчными буквами.
  1. Наличие печати в телеграмме:
  1. обязательно;
  2. необязательно;
  3. по указанию руководителя.
  1. Телеграмма оформляется :
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Телефонограмму подписывает:
  1. руководитель;
  2. секретарь;
  3. лицо, от имени которого она передается;
  1. Текст докладной записки, как правило, состоит:
  1. из одной части;
  2. из двух частей;
  3. из трех частей.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов внешней докладной записки:
  1. заголовок к тексту;
  2. печать;
  3. подпись.
  1. Укажите, что является датой протокола:
  1. дата заседания;
  2. дата оформления;
  3. дата подписания.
  1. Вопросы в повестке для формулируются:
  1. в именительном падеже;
  2. в предложном падеже;
  3. в винительном падеже.
  1. Укажите, кто подписывает протокол:
  1. руководитель;
  2. секретарь;
  3. председатель и секретарь коллегиального органа.
  1. В тексте протокола содержание выступлений излагается:
  1. от первого лица единственного числа;
  2. от первого лица множественного числа;
  3. от третьего лица единственного числа.
  1. Укажите, какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать:
  1. СЛУШАЛИ;
  2. ВЫСТУПИЛИ;
  3. ПОСТАНОВИЛИ.
  1. Датой выписки из документа является:
  1. дата оформления документа;
  2. дата, указанная в отметке о заверении копии;
  3. дата подписания документа.
  1. Выписку из документа подписывает:
  1. руководитель;
  2. зав.канцелярией;
  3. сотрудник, оформивший выписку.
  1. Укажите, как оформляется в тексте протокола присутствовавшие, если их 22 человека:
  1. Присутствовали: 22 человека (список прилагается);
  2. Присутствовали: перечисляются фамилии присутствовавших в алфавитном порядке;
  3. По усмотрению секретаря.
  1. Укажите, утверждаются ли протоколы:
  1. утверждаются всегда;
  2. утверждаются отдельные виды протоколов;
  3. утверждаются по указанию руководителя.
  1. Докладная записка от служебной справки отличается:
  1. составом реквизитов;
  2. содержанием текста;
  3. оформлением реквизитов.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебной справки:
  1. название вида документа;
  2. гриф согласования;
  3. заголовок к тексту документа.
  1. Укажите, кто составляет и подписывает служебный акт:
  1. руководитель;
  2. исполнитель;
  3. комиссия.
  1. Укажите, что является датой акта:
  1. дата утверждения;
  2. дата актируемого события;
  3. дата подписания.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов акта:
  1. гриф согласования;
  2. гриф утверждения;
  3. заголовок к тексту.
  1. Укажите, сколько частей содержит текст акта:
  1. одну;
  2. две;
  3. три.
  1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется акт:
  1. в трех;
  2. в четырех;
  3. от двух до шести.
  1. Укажите, основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт:
  1. приказа;
  2. решения;
  3. постановления.
  1. Укажите, следует ли указывать в акте должности членов комиссии при оформлении реквизита «подпись»:
  1. указываются обязательно;
  2. должности не указывают;
  3. указывают по желанию секретаря.
  1. Укажите, какая часть текста акта может отсутствовать:
  1. вводная часть;
  2. констатирующая;
  3. заключительная.
  1. Укажите, какой документ издается на основе единоначалия:
  1. решение;
  2. приказ;
  3. постановление.
  1. Укажите, какой распорядительный документ издается на основе коллегиального руководства:
  1. приказ;
  2. решение;
  3. распоряжение.
  1. Укажите, из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа:
  1. из двух;
  2. из одной;
  3. из трех.
  1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа:
  1. в родительном;
  2. в предложном;
  3. в винительном.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов приказа по основной деятельности:
  1. гриф утверждения;
  2. заголовок к тексту;
  3. номер документа.
  1. Укажите, как оформляется слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности:
  1. ПРИКАЗЫВАЮ;
  2. приказываю;
  3. Приказываю.
  1. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
  1. ПРЕДЛАГАЮ;
  2. РЕШАЕТ;
  3. ПОСТАНОВЛЯЕТ.
  1. Наличие основания в каждом пункте текста приказа по личному составу:
  1. обязательно;
  2. по необходимости;
  3. необязательно.
  1. Реквизит «подпись» в резюме:
  1. не оформляется;
  2. оформляется обязательно;
  3. оформляется по желанию автора.
  1. При оформлении автобиографии биографические данные автора указывают:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. по усмотрению автора;
  3. в последовательности, обратной хронологической.
  1. Запись в трудовую книжку вносят:
  1. после издания приказа по личному составу;
  2. после оформления заявления о приеме на работу;
  3. после оформления личной карточки формы Т-2.
  1. Выберите правильный порядок оформления кадровых документов при приеме сотрудника на работу:
  1. трудовой договор; приказ о приеме на работу; трудовая книжка;
  2. личная карточка формы Т-2; трудовая книжка; лицевой счет по зарплате;
  3. трудовой договор; трудовая книжка; личная карточка формы Т-2.
  1. Укажите, кто оформляет и подписывает заявление о приеме сотрудника на работу:
  1. секретарь;
  2. начальник отдела кадров;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, где хранятся личные карточки формы Т-2:
  1. в личном деле сотрудника;
  2. в отдельной картотеке;
  3. в папке-скоросшивателе.
  1. Укажите, какой индекс соответствует индексу кадрового приказа:
  1. № 34-к;
  2. № 45-М;
  3. № 123.
  1. Укажите, кто оформляет личную карточку формы Т-2:
  1. сам сотрудник;
  2. руководитель;
  3. секретарь.
  1. Укажите, где хранятся заявления о приеме (увольнении) сотрудника:
  1. в отдельной папке;
  2. в личном деле сотрудника;
  3. не подлежат хранению.
  1. Укажите, какой кадровый документ не подшивают в личное дело сотрудника:
  1. кадровый приказ;
  2. автобиографию;
  3. личную карточку формы Т-2.
  1. Пункты распорядительной части текста сводного кадрового приказа должны быть расположены в следующем порядке:
  1. назначить ———принять ———— уволить;
  2. уволить ——— освободить ———назначить;
  3. освободить ——— назначить ———-предоставить.
  1. Укажите, какой кадровый документ не имеет реквизита «подпись»:
  1. автобиография;
  2. анкета;
  3. резюме.
  1. В резюме биографические данные указываются:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. по усмотрению автора;
  3. в последовательности, обратной хронологической.
  1. Трудовой договор оформляется:
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Личная карточка формы Т-2 оформляется:
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Укажите, кто составляет и подписывает внутреннюю опись документов, находящихся в личном деле:
  1. секретарь;
  2. руководитель;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, какой документ не относится к кадровым:
  1. трудовая книжка;
  2. автобиография;
  3. приказ по основной деятельности.
  1. Обложка личного дела оформляется в соответствии с требованиями:
  1. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  2. ГОСТ 17914 – 72;
  3. ГОСТ 51141 – 98.
  1. Конверты поступивших документов:
  1. уничтожают;
  2. оставляют;
  3. уничтожают за исключением отдельных случаев.
  1. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:
  1. отметка о контроле;
  2. отметка о поступлении документа;
  3. отметка об исполнителе.
  1. Обязательной регистрации подлежат:
  1. экспресс-информация;
  2. рекламные письма;
  3. заявления граждан.
  1. Целью регистрации является:
  1. обеспечение учета и контроля;
  2. быстрый поиск документов;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Укажите, что не входит в индекс документа:
  1. код по ОКУД;
  2. номер дела по номенклатуре;
  3. номер структурного подразделения.
  1. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс:
  1. № 18-М;
  2. № 18;
  3. № 18 о\к.
  1. Приказ по основной деятельности имеет индекс:
  1. 34 л\с;
  2. № 34;
  3. № 34-к.
  1. Укажите, какой документ не подлежит регистрации:
  1. приказ по основной деятельности;
  2. жалоба гражданина;
  3. письмо информационного характера, присланное для сведения.
  1. Укажите, какой документ подлежит обязательной регистрации:
  1. документ, который по своему содержанию требует решения или ответа;
  2. программа совещания;
  3. планово-финансовая документация.
  1. Индивидуальные сроки исполнения документа устанавливает:
  1. исполнитель;
  2. руководитель;
  3. секретарь.
  1. Срок исполнения поступившего документа исчисляется:
  1. с момента поступления документа в организацию;
  2. с момента получения документа исполнителем;
  3. с даты подписания документа.
  1. Срок исполнения документа может продлить:
  1. тот, кто его установил;
  2. исполнитель документа;
  3. секретарь.
  1. Укажите, когда документ считается исполненным:
  1. когда есть указание руководителя;
  2. когда поставлена отметка об исполнении;
  3. после регистрации документа.
  1. Типовая номенклатура дел носит:
  1. рекомендательный характер;
  2. обязательный характер;
  3. необязательный характер.
  1. Номенклатура дел вступает в силу:
  1. с нового календарного года;
  2. каждый новый квартал;
  3. по распоряжению руководителя.
  1. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:
  1. произошло изменение структуры предприятия;
  2. есть указание руководителя;
  3. есть указание вышестоящей организации.
  1. Составляет и подписывает итоговую запись в номенклатуре дел:
  1. руководитель;
  2. составитель;
  3. любой сотрудник по указанию руководителя.
  1. Сводную номенклатуру дел утверждает:
  1. руководитель архива;
  2. начальник канцелярии;
  3. руководитель учреждения.
  1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется номенклатура дел:
  1. в двух;
  2. в трех;
  3. в четырех.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов номенклатуры дел:
  1. гриф утверждения;
  2. гриф согласования;
  3. отметка о контроле.
  1. Формирование дел осуществляется централизованно:
  1. в учреждениях I категории;
  2. в учреждениях II категории;
  3. в учреждениях III категории.
  1. Укажите, сколько форм брошюровок документов применяется в делопроизводстве:
  1. одна;
  2. две;
  3. три.
  1. При правой брошюровке документы в деле располагаются:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. в последовательности, обратной хронологической;
  3. в любой последовательности.
  1. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют:
  1. правую форму брошюровки;
  2. левую форму брошюровки;
  3. любую форму брошюровки.
  1. Обложка дела оформляется:
  1. в начале года;
  2. по указанию заведующей канцелярией;
  3. после подшивки в дело первого исполненного документа.
  1. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечными, в ведомственных перечнях:
  1. можно только увеличить;
  2. можно уменьшить;
  3. изменять нельзя.
  1. Датами личных являются:
  1. даты кадровых приказов о приеме и увольнении сотрудника;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты оформления заявлений о приеме и увольнении сотрудника.
  1. Если в дело подшиты фотографии, они нумеруются:
  1. на лицевой стороне в правом верхнем углу;
  2. на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  3. внизу на лицевой стороне.
  1. Листы дела нумеруют:
  1. в правом верхнем углу;
  2. в правом нижнем углу;
  3. посредине нижнего поля листа.
  1. Полному оформлению подлежат дела:
  1. с временным сроком хранения (до 10 лет);
  2. с временным сроком хранения (свыше 10 лет);
  3. все дела, которые передаются в архив.
  1. В течение делопроизводственного года документы из дел:
  1. можно выдавать;
  2. нельзя выдавать;
  3. можно выдавать по усмотрению секретаря.
  1. Выносить заверительную надпись на обложку дела:
  1. разрешается;
  2. не разрешается;
  3. разрешается по усмотрению составителя.
  1. Укажите, может ли в деле быть лист под номером 282а:
  1. может;
  2. не может;
  3. по усмотрению делопроизводителя (секретаря).
  1. Лист любого формата, сложенный и подшитый за один край:
  1. нумеруют как один лист;
  2. нумеруют с буквенным обозначением;
  3. нумеруют как два листа.
  1. Укажите, в какой реквизит обложки дела нельзя вносить изменения:
  1. в заголовок дела;
  2. в индекс дела;
  3. в название организации.
  1. Укажите, сколько хранится дело, если в нем подшиты документы со сроком хранения 3 и 5 лет:
  1. 3 года;
  2. 5 лет;
  3. 7 лет.
  1. Срок хранения дела исчисляется:
  1. с 1 января года, следующего за годом окончания дела;
  2. с 1 числа месяца, следующего за месяцем окончания дела;
  3. с момента заведения дела.
  1. Создание экспертной комиссии регламентируется:
  1. изданием приказа руководителя;
  2. протоколом заседания;
  3. документом не регламентируется.
  1. Минимальный состав членов экспертной комиссии:
  1. два человека;
  2. три человека;
  3. четыре человека.
  1. Заседание экспертной комиссии оформляется:
  1. актом;
  2. протоколом;
  3. справкой.
  1. Уничтожение дел оформляется:
  1. приказом по основной деятельности;
  2. актом об уничтожении документов;
  3. документом не оформляется.
  1. Укажите, в каком случае производится полное оформление дел:
  1. по усмотрению делопроизводителя (секретаря);
  2. по указанию руководителя учреждения;
  3. если дело имеет долговременный срок хранения (больше 10 лет).
  1. Датами дела, содержащего распорядительную документацию, являются:
  1. даты подшивки первого и последнего документов;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты начала и окончания календарного года.
  1. Гриф конфиденциальности присваивается документу:
  1. исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
  2. руководителем любого уровня;
  3. любым из перечисленным способов.
  1. Работа с документами, составляющими коммерческую тайну, регулируется:
  1. общей инструкцией по делопроизводству;
  2. инструкцией по закрытому делопроизводству;
  3. приказом руководителя.
  1. Требования, предъявляемые к сотрудникам при работе с документами, содержащими коммерческую тайну:
  1. включаются в должностную инструкцию сотрудника;
  2. включаются в устав предприятия;
  3. включаются в штатное расписание.
  1. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности является:
  1. корректировка перечней конфиденциальных сведений;
  2. указание руководителя;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Изменения в перечень документов, составляющих коммерческую тайну, вносятся:
  1. устным указанием руководителя;
  2. в форме докладной записки на имя руководителя;
  3. распоряжением начальника канцелярии.
  1. Укажите, какие документы не могут быть отнесены к категории конфиденциальной информации:
  1. документы, определенные законодательными и нормативными актами РФ;
  2. размер и распределение прибыли;
  3. наименование фирм-контргентов.
  1. При оформление текста документа с обеих сторон листа левое и правое поля:
  1. меняются местами;
  2. остаются без изменения;
  3. изменяются по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления заголовка и подзаголовка при оформлении текстового материала:
  1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР
  1. При оформлении документа на двух листах второй лист документа оформляется:
  1. так же, как и первый лист, на бланке организации;
  2. на чистом листе бумаги формата А4;
  3. по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления текста:
  1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  2. СЛУЖЕБНЫЙ документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  3. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения.
  1. Выберите правильный вариант оформления примечаний:
Другие публикации:  Трудовой кодекс рф 2018 статья 179

Примечания: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных интервала;

Примечание: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных

Примечание. Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных

  1. Если текст документа оформляют через один междустрочный интервал, то абзацы:
  1. отделяют друг от друга двумя интервалами;
  2. не отделяют друг от друга;
  3. отделяют друг от друга по усмотрению автора.
  1. Выберите правильный вариант заверительной надписи в выписке из протокола:

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах[1].

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Другие публикации:  Понятие договор поручительства

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа[2] предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации

(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

Регистрация

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;

вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;

вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;

вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

дата поступления документа;

индекс и дата, указанные на документе отправителем;

вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе